V. Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering algemeen

In deze paragraaf komen de verschillende onderwerpen op het terrein van de bedrijfsvoering aan de orde. Eerst schetsen wij welke activiteiten we dit jaar uitvoerden. Daarna blikken we terug op de verschillende onderwerpen die niet gekoppeld zijn aan een speerpunt uit de Uitvoeringsagenda 2018-2022. De speerpunten staan in programma 9 “Financiën en Bedrijfsvoering.

Visie op bedrijfsvoering Overbetuwe, Meer-Waarde Creëren 2018-2020
Voor een optimale dienstverlening aan onze inwoners en collega’s heeft de gemeente Overbetuwe een dienstverleningsconcept en bedrijfsvoeringvisie ontwikkeld die op elkaar aansluiten. De implementatie van de visie is als gevolg van de organisatieontwikkelingen en de gevolgen van corona met enige vertraging ter hand genomen. De coronacrisis heeft veel operationele effecten gehad op onze bedrijfsvoering. Met name op het gebied van ICT hebben we snel maatregelen moeten nemen om de dienstverlening en processen van onze organisatie zo goed mogelijk door te kunnen laten lopen. De komende jaren zetten we ons verder in om de bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen.

Personeel en organisatie

Organisatie

Hoofdstructuur
Per 1 januari 2020 is een nieuwe hoofdstructuur voor de organisatie in werking getreden. Door middel van deze structuur, met een indeling in domeinen, zijn vakinhoudelijke processen meer bij elkaar gebracht en is de sturing in de organisatie verbeterd. Hiermee is een basis gelegd voor de verdere professionalisering van de organisatie op zowel de hardere (processen, procedures, middelen) als zachtere aspecten (cultuur, houding en gedrag). Ten aanzien van deze nieuwe structuur, stond 2020 in het teken van het invullen van functies en het uitwerken en implementeren van de nieuwe governancestructuur. Om de hoofdstructuur te realiseren en het management kwantitatief en kwalitatief te versterken, is in de Programmabegroting 2020 een bedrag opgenomen van € 250.000 structureel. Dit bedrag is volledig benut hiervoor.

Organisatievisie en koers
De richting voor de verdere professionalisering is neergelegd in de “Organisatievisie en koers Overbetuwe 2020” die in juli 2020 vastgesteld is door het college. Deze visie is een belangrijke leidraad voor onze organisatieontwikkeling voor de komende jaren. Onze 4 kernwaarden (eigenaarschap, resultaatgericht, coöperatief, zelfbewust) lopen hier als een rode draad doorheen, alsook de 4 vastgestelde pijlers (basis op orde, heldere richting, minder regels en meer kader, warme zakelijkheid).
De effecten van corona en de wisselingen op diverse managementposities hebben ervoor gezorgd dat we in 2020 minder aandacht konden besteden aan het implementeren van deze organisatievisie dan gepland. Voor het doorontwikkelen van de organisatie is in de Programmabegroting 2020 een bedrag opgenomen van € 500.000 incidenteel, verdeeld over de periode 2020 t/m 2022. In verband met de effecten van corona wordt dit bedrag benut in 2021 en 2022.

Naast deze Organisatievisie, stelden we tevens een Interactievisie (“Gemeente Overbetuwe: samenlevingsgericht, communicatief en betrouwbaar!”) vast in september 2020. Daarnaast vonden er diverse activiteiten (zoals trainingen en pilots) plaats in het kader van de Omgevingswet waarvan de ingangsdatum met 1 jaar is uitgesteld (naar 1 januari 2022). Deze ontwikkelingen zijn als separate speerpunten in de Uitvoeringsagenda 2018-2022 opgenomen, waardoor we ze in dit onderdeel verder buiten beschouwing laten. Belangrijk om te vermelden is dat we voor het succesvol implementeren van de Omgevingswet, de Interactievisie en de Organisatievisie aandacht besteden aan een omslag in cultuur en de daarbij behorende houding en gedrag. Vanuit deze ontwikkeltrajecten zijn we in 2020 gestart om dit in samenhang op te pakken. In 2021 krijgt dit verder vorm.


Personeel

Functiewaardering
Een aantal functies (bijv. Documenten Informatie Voorziening (DIV), management, functioneel beheer) zijn voorgelegd voor waardering en toetsing. Dit heeft geleid tot inpassing in een andere HR-21 functie en een hogere functionele schaal. Een aantal functies wordt nog voorgelegd voor functiewaardering in 2021. Het bedrag van € 275.000 structureel is deels benut in 2020. Voor het overige deel vindt besteding in 2021 plaats.

Duurzame inzetbaarheid / de vitale medewerker
In 2020 is in verband met corona enigszins vertraagd invulling gegeven aan het vitaliteitsbeleid. Een werkgroep waarin medewerkers, de ondernemingsraad en het management zijn vertegenwoordigd, is
voortvarend aan de slag gegaan met dit beleid. De thema’s (bewegen, lekker in je vel, zingeving, mentale gezondheid, dagelijks functioneren en samen sterk) binnen dit beleid krijgen aandacht in de
organisatie. Facilitering van onze medewerkers vindt plaats door middel van bijvoorbeeld het geven van vitaliteitstips, het organiseren van trainingen en het aanbieden van een meerkeuzemenu met activiteiten op het gebied van vitaliteit. Hierbij is een belangrijk uitgangspunt dat vitaliteit een verantwoordelijkheid is van de werkgever én medewerker.

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA)
De doorontwikkeling van deze wet is in 2020 gerealiseerd en afgerond. Alle medewerkers hebben een arbeidsovereenkomst ontvangen, lokale regelingen zijn aangepast, trainingen hebben plaatsgevonden en er is invulling gegeven aan artikel 11.5 Geschilbeslechting door aansluiting bij de regionale geschillencommissie.

Arbo / verzuim
In 2020 is het verzuimpercentage 6,63% (2019: 6,65%). In 2020 is het verzuim periodiek gemonitord en daar waar mogelijk op de effecten van corona. Geconcludeerd kan worden dat de coronaeffecten op het verzuim geringer zijn dan we hadden verwacht. In het 4e kwartaal 2020 zien we wel een toename van het coronagerelateerde verzuim. Vanaf de coronacrisis in maart 2020 laat het kortdurend verzuim een zeer ruime daling zien van circa 40% ten opzichte van 2019.

Over heel 2020 is dit circa 20% ten opzichte van 2019. De verklaring hiervoor kan zijn dat het thuiswerken hierop een positieve invloed heeft. De afname van het aantal ziekmeldingen heeft ook zijn effect op de meldingsfrequentie. Deze laat een daling zien in 2020 naar 1,0 (2019: 1,5). Het langdurend verzuim laat een stijging zien in 2020: 5,11% (2019: 4,95%) en blijft om aandacht vragen.

Uitgangspunt blijft dat verzuim continue aandacht heeft binnen het management. Daarnaast blijven we inzetten op verzuimreductie door bijvoorbeeld de inzet van de Arbodienst en IZA bedrijfszorgpakket, het vitaliteits-beleid, een verzuimtraining voor de managers en aandacht voor verzuimreductie bij de aanbesteding Arbodienst. De aangepaste werkwijze van de Arbodienst door het inzetten van een preventiemedewerker kan ook een bijdrage leveren aan de verzuimreductie.

Ontwikkeling ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof)

 

2016

2017

2018

2019

2020

Norm Overbetuwe

4%

4%

4%

4%

5%*

Werkelijk Overbetuwe

5,4%

6,9%

6,9%

6,7%

6,6%

Gemeenteklasse 20.000 – 50.000 inwoners*

5,6%

5,4%

5,8%

  5,8%

N.n.b.

Landelijk alle gemeenten*

5,1%

5,3%

5,6%

5,4%

N.n.b.

*De ziekteverzuimnorm is geactualiseerd op 5% (i.p.v. 4%).
Dit percentage is realistischer o.b.v. de landelijke kengetallen die o.a. zijn opgenomen in de VNG Personeelsmonitor.

Systematiek P-budget
Evaluatie P-budget
In 2019 heeft de Raad ingestemd met de evaluatie van het P-budget. In 2020 is gestart met de
uitwerking van de aanbevelingen. Onderstaand wordt een opgave gedaan van de (inhuur)kosten en formatie en/of budgetten in verband met de WGR. Dit naar aanleiding van de aanbeveling die is gedaan bij evaluatie van het P-budget en deze luidt:
Geef bij de jaarrekening de werkelijke omvang aan van de:
a. (inhuur)kosten uit projectgelden;
b. formatie en/of budgetten die op basis van de WGR bij samenwerkingsverband zijn ondergebracht.

a. Inhuurkosten
De totale inhuurkosten (incl. projecten) zijn in onderstaand overzicht opgenomen. De totale inhuurkosten laten een daling zien in 2020 van 23% t.o.v. 2018 en 8% t.o.v. van 2019.

Inhuur 2020

Totaal inhuur

Inhuur tlv P-budget Inhuur tlv taakveld Investeringen / projecten Grexen e.d.
Inhuur tlv P-budget 3.845.771 3.845.771      
Inhuur ziekte, personele knelpunten 461.893 461.893      
Inhuur tlv P-budget/overige budgetten (budget overgeheveld naar P-budget) 495.268 495.268      
Totaal inhuur tlv P-budget 2020   4.802.932      
Inhuur tlv overige budgetten 1.390.265   465.387 548.625 376.253*
Totaal inhuur 2020 6.193.197 4.802.932 465.387 548.625 376.253*
           
Totaal inhuur 2019 6.739.200 5.103.000 1.062.000 176.200 398.000
Totaal inhuur 2018 8.065.000 7.027.000 215.000 577.000 246.000

* De kosten van inhuur maken deel uit van het totale grondexploitatieplan. Die kosten worden zoveel mogelijk gedekt uit grondverkopen. Jaarlijks wordt gerapporteerd over de (financiële) ontwikkeling van de grondcomplexen.

b. WGR formatie en/of budgetten
De formatie en/of budgetten 2020 die op basis van de WGR bij samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht staan in onderstaand overzicht. De formatie en/of bedragen die in het verleden in het kader van de wet zijn ondergebracht bij de ODRA en VGGM zijn niet opgenomen in onderstaand overzicht. De reden hiervoor is dat deze taken niet meer wettelijk belegd zijn bij de gemeente en we hierin als gemeente dus ook geen lokale keuze meer kunnen maken.

WGR / outsourcen 2020 Uitvoering door Formatie (FTE) Kosten gebaseerd op aantal FTE
ICT Gemeente Lingewaard 7,8 fte € 568.000
Leerplicht MGR 2,4 fte € 146.000

Ontwikkeling P-budget 2015-2020
Het P-budget 2020 resulteert in een onderbesteding van incidenteel € 375.000 afgerond. De onder-besteding is vooral te verklaren door de effecten van corona op de organisatieontwikkeling (zie ook bij organisatieontwikkeling en functiewaardering). Voornamelijk de uitgaven voor opleidingen, toelagen en personele knelpunten laten een onderbesteding zien. Daarnaast ontvingen we meer UWV-uitkeringen (bijv. voor zwangerschap, ziekte) dan begroot.

Ontwikkeling personeelsbudget 2015 - 2020

 (bedragen x € 1mln.)

2015

2016

2017

2018

2019

2020

Totale omvang personeelsbudget o.b.v. primaire begroting in miljoen € 18,7

€ 19,0

€ 19,6

€ 22,5*

€ 23,8**

€ 26,4**

Totale omvang personeelsbudget o.b.v. aangepaste begroting (incl. mutaties)

€ 18,7

€ 20,1

€ 22,0

€ 24,0

€ 25,3

€ 26,0

Werkelijke uitgaven personeelsbudget

€ 18,7

€ 19,9

€ 22,4

€ 24,4

€ 25,3

€ 25,6

* Is incl. de loonkosten voor 22 fte verhoging v.d. formatie t.b.v. de decentralisatie sociaal domein en incl. € 0,41 miljoen voor de formatie van de gemeente Lingewaard i.h.k.v. de belastingsamenwerking (kosten worden volledig door gemeente Lingewaard terugbetaald).
** Is incl. € 0,41 miljoen van de formatie van de gemeente Lingewaard.

Bestemmen onderbesteding P-budget
Hiervoor is aangegeven dat er in 2020 sprake is van een eenmalige onderbesteding van € 375.000 het personeelsbudget. Voorgesteld wordt om € 245.000 hiervan via de bestemming van het saldo van deze jaarrekening aan te wenden in 2021. Door de coronacrisis en op basis van een dringend advies van de Rijksoverheid geldt voor veel van onze medewerkers dat ze de werkzaamheden grotendeels vanuit huis verrichten. Vanuit goed werkgeverschap, de aandacht voor thuiswerken bij de cao onderhandelingen en de verplichtingen die voortvloeien vanuit de Arbowet heeft de werkgever een zorgplicht voor het faciliteren van een gezonde en veilige werkplek. Dit geldt ook voor de thuiswerkplek. Het thuiswerken heeft ook nieuwe inzichten gegeven. De verwachting is onder andere dat ook na de coronacrisis het (deels) thuiswerken onderdeel wordt van de nieuwe werkelijkheid.

De facilitering van de thuiswerkplek is in 2020 zo goed mogelijk georganiseerd door het in bruikleen geven van thuiswerkmaterialen (bv. een bureaustoel, beeldscherm). Op dat moment konden we niet
voorzien dat de coronacrisis zo’n lange periode zou aanhouden. In 2021 willen wij de facilitering voor de thuiswerkplek verder optimaliseren. Dit met als doel zo optimaal mogelijk te voldoen aan onze zorgplicht en te anticiperen op de nieuwe werkelijkheid (meer thuiswerken na de coronacrisis). De verwachting is dat op in de loop van 2021 ook het cao akkoord bereikt zal worden, waar thuiswerkbeleid en een thuiswerkvergoeding waarschijnlijk onderdeel van uitmaken.

Beleidsindicatoren bedrijfsvoering

Indicator Realisatie 2018 Begroot 2019 Realisatie 2019 Begroot 2020 Realisatie 2020
Formatie: aantal Fte per 1.000 inwoners 6,96 7,06 7,09 7,15 7,11
Bezetting: aantal Fte per 1.000 inwoners 5,43 5,29 6,2 6,16 6,24
Apparaatskosten: kosten per inwoner 645,2 580,4 631,68 630,48 633,97
Externe inhuur tlv P-budget 30% 19% 21% 19% 19%
Externe inhuur tlv P-budget en overige budgetten 33% 26% 23%
Overhead: % van totale lasten 16% 15% 12% 15% 12%

Inkoop

Vanuit het team inkoopadviseurs is de focus gelegd op het op het adviseren van de organisatie, de wettelijk verplichte taken en de prioriteiten uit de Uitvoeringsagenda 2018-2022. Daarnaast is de inrichting van inkoop en contractenbeheer in het zaaksysteem (digitalisering) afgerond.

Er is een inkoop-dashboard gemaakt wat het mogelijk maakt te monitoren op inkoopthema’s zoals rechtmatigheid en maatschappelijk verantwoord inkopen. Met deze digitale optimalisatie kunnen we beter sturen op een strategisch inkoop en contractmanagement en hebben we invulling gegeven aan het principe ‘beter en efficiënt’.
In 2021 gaan we invulling geven aan de verbetering op de inkoop- en contractmanagement processen.


Communicatie

We gaven invulling aan onze communicatievisie ‘Luisteren en verbinden’ onder meer door:
• dagelijks te luisteren naar signalen vanuit de samenleving o.a. door omgevingsanalyse en monitoring van (sociale) media en deze, naast een gezamenlijke webcare met KCC, vertalen naar issues en proactieve communicatie.
• de organisatie te adviseren en ondersteunen bij de communicatie met inwoners, aangepast aan de beperkingen van de corona-maatregelen.
• betrokkenheid bij het speerpunt en de beleidsontwikkelingen rondom inwonersparticipatie.
• onderzoek te doen naar effectieve communicatie op social media. De resultaten gaven ons inzicht in de effecten van verschillende soorten teksten. Dit passen we toe bij de dagelijkse productie van social media-berichten. Veel van de werkzaamheden van Communicatie waren in 2020 gerelateerd aan de Covid-19 crisis. Vanaf half februari adviseerden, verzorgden en ondersteunden we de interne en externe communicatie hierover. Onderwerpen waren onder meer de landelijke corona-maatregelen en ondersteuning, de aanvullende ondersteuning van Overbetuwe zelf, en de gevolgen van de crisis voor onze dienstverlening.

Informatievoorziening

Als gevolg van de Covid-19 crisis heeft onze gehele organisatie ineens de omslag moeten maken naar vrijwel volledig digitaal (thuis)werken. We hebben ons intensief ingespannen om dit goed te ondersteunen zie ook Speerpunt 46. Voor 2020 stonden 7 ontwikkelrichtingen op de rol waarvan het volgende is gerealiseerd:

1. Inregelen van de ICT processen binnen de ICT samenwerking met Lingewaard
Zie Speerpunt 46 voor wat hiervan gerealiseerd is.
2. Inrichten en doorontwikkelen van professioneel Functioneel Beheer
Samen met de Functioneel Beheerders is een visie voor functioneel beheer opgesteld. Kennisuitwisseling en samenwerking zijn daarvan een belangrijk onderdeel. Regie op de verdere professionalisering van de beheerders ligt bij de Informatiemanager.
3. Grip op de gegevens in het Sociaal Domein
Al langere tijd is er behoefte aan een informatievoorziening in het Sociaal Domein die beter de werkprocessen ondersteunt. In 2020 hebben daartoe onderzoeken plaatsgevonden. Deze hebben geleid tot een roadmap voor 2021 om een aantal informatieprojecten uit te voeren, waarmee efficiency kan worden bereikt en digitalisering van de werkprocessen kan worden vormgegeven. Tot slot is een dashboard gerealiseerd ten behoeve van bestuur en management voor een betere grip op de financiën en de effectiviteit van beleid.
4. Informatievoorziening bij Ruimtelijke projecten
Als gevolg van een wens vanuit het Fysiek Domein is er gezorgd voor ondersteunende informatievoorziening bij hun projecten. Dit is technisch gezien geheel afgerond, echter door gebrek aan capaciteit in de business is deze voorziening nog niet in gebruik genomen.
5. De nieuwe werkplek
Zie speerpunt 46 voor wat hiervan gerealiseerd is.
6. Zaakgericht werken
Het afgelopen jaar is een aantal processen vrijgegeven voor gebruik aan delen van de organisatie. Daarnaast is met het management vastgesteld welke uitgangspunten we hanteren bij de grootschalige uitrol van het zaakgericht werken. Na wat vertraging aan het begin van 2020 als gevolg van de uitbraak van corona én het vertrek van een van de functioneel beheerders van het zaaksysteem, heeft het project in de tweede helft van het jaar met de komst van een nieuwe functioneel beheerder een nieuwe impuls gekregen. In die maanden is het systeem technisch gereed gemaakt om te kunnen koppelen met een aantal externe applicaties. Deze koppelingen zullen in de eerste helft van 2021 worden vrijgegeven voor gebruik in de organisatie.
7. Datagedreven werken
Vanuit de organisatie is het afgelopen jaar steeds meer vraag ontstaan naar dashboards om beter grip te krijgen op waar we staan. Deze zijn door de informatieanalist op basis van de individuele vragen opgepakt. Zo is er een Inkoopdashboard ontwikkeld, en een dashboard voor de Meldingen Openbare Ruimte. 2020 was het jaar van ervaring opdoen met dashboards, de sturing van het datagedreven werken vormgeven en een beeld te verwerven van wat er verder nodig is aan software en rollen om datagedreven werken te verankeren in de organisatie.


Juridisch

Naast de reguliere concernwerkzaamheden genoemd in de begroting hebben we ons in 2020 specifiek gericht op:

Digitalisering van bekendmakingen
De Wet elektronische publicatie algemene bekendmakingen en mededelingen (WEP) treedt op 1 juli 2021 in werking. Dit houdt de verplichting in tot digitale bekendmaking van besluiten en kennisgevingen in het elektronisch gemeenteblad. Dit geldt ook voor terinzagelegging van stukken als onderdeel van een kennisgeving, bijvoorbeeld in een openbare voorbereidingsprocedure. De elektronische bekendmaking wordt geïmplementeerd in de werkprocessen. Hier is in 2020 een begin mee gemaakt. Aanpassing van de werkprocessen word afgerond voor 1 juli 2021.

Privacy en gegevensbescherming
In 2020 is de kennis en aandacht voor de AVG vergroot door AVG bijeenkomsten te organiseren.
In 2020 is ook het verwerkingsregister nader geconcretiseerd en geactualiseerd. Daarnaast is beveiligd mailen via Zivver breed in de organisatie uitgerold. Er heeft in 2020 nog geen Data Protection Impact Assessment plaatsgevonden om vooraf privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen en risicobeperkende maatregelen te nemen. Dit komt deels door de lockdown ten gevolge van corona en deels door verminderde personele capaciteit. Dit wordt in 2021 opgepakt.

Bezwaarschriften
De bezwaarschriftencommissie werkt zoveel mogelijk digitaal. Bezwaarschriften kunnen digitaal worden ingediend middels een formulier op de website van de gemeente Overbetuwe. Wat betreft de correspondentie en uitwisseling van dossiers en stukken naar partijen wordt sinds begin 2020 zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van het beveiligde emailsysteem Zivver.

Wet open overheid (WOO)
Zodra de wet inwerking treedt geldt de inspanningsverplichting voor bestuursorganen om bij de uitvoering van hun taak uit eigen beweging meer categorieën documenten actief openbaar te maken. Deze informatie moet duurzaam en toegankelijk worden gearchiveerd om gemakkelijk gevonden en geraadpleegd te worden. Om gemeenten hierbij te ondersteunen is het VNG project Digitale Archieven op Orde van start gegaan. Gemeente Overbetuwe is bij het project aangesloten.
In 2020 hebben we geïnventariseerd wat er nodig is voor de implementatie van deze wetgeving. Omdat de implementatie van de WOO veel vraagt ten aanzien van het inrichten van werkprocessen en aanpassing van de gehele informatiehuishouding van de gemeente is inmiddels een projectopdracht geschreven en een projectleider aangevraagd.