III. Voortgang onderzoeken Rekenkamercommissie (RKC)

Onderwerp

Advies RKC

Raadsbesluit

Follow-up (maart 2020)

Rekenkamerbrief
Beleidsindicatoren

De rekenkamercommissie adviseert de gemeente Overbetuwe om na te gaan in hoeverre zij zelf verantwoordelijk is voor de aanlevering van de ontbrekende data en eventueel andere hulpbronnen, zoals bijvoorbeeld CBS, te hanteren zodat een er volledig en actueel beeld geschetst wordt in de jaarstukken.

Daarnaast adviseert de rekenkamercommissie de raad om kritischer te zijn op de volledigheid en actualiteit van de weergegeven beleidsindicatoren.

n.v.t.

In december 2020 heeft er met de raad een training beleidsindicatoren plaatsgevonden. Op 30 maart 2021 staat de 2e avond gepland hiervoor om op basis van ingestuurd huiswerk dit onderdeel af te ronden. Zodra de nieuwe concern controller er is zal daar de taak neergelegd worden om dit onderwerp in te bedden in de ambtelijke organisatie.

Rekenkamerrapport
Ruimtelijke initiatieven beoordeeld

Omgevingswet: binnen deze voorbereiding verdient het aspect ‘burgerparticipatie’ en dan met name de wijze waar-
op participatie op het voor de burger concrete niveau van ruimtelijke keuzes wordt vormgegeven en
welke (lokale) eisen daarbij gelden in het bijzonder aandacht.

Het aspect burgerparticipatie en de vormgeving ervan zijn vastgelegd in de Interactiewijzer 2020 (raadsbesluit 8 dec 2020)

Quickscans naar digitale en schriftelijke toegankelijkheid van de Wmo-pagina’s op de website en -brieven

Digitaal: gebruik van actievere schrijfstijl, ontbreken van chatfunctie, aanpassen van lettergrootte en voorleesfunctie.
Schriftelijk: verbeteren van volledigheid van informatie en de vormgeving van de brieven

12 mei 2020

Digitaal:
• gebruik van actievere schrijfstijl: is gebeurd bij het herschrijven van de teksten.
• ontbreken van chatfunctie: vooralsnog kiezen we hier niet voor omdat een chat ook bemenst moet worden.
• kunnen aanpassen van lettergrootte: is toegevoegd. Zie linkje “Tekstgrootte” midden bovenaan elke pagina.
• voorleesfunctie: nog niet beschikbaar.
Mensen met een visuele beperking maken meestal gebruik van hun eigen screenreader. Aanschaf van een voorleesfunctie zullen we nader onderzoeken.

Schriftelijk:
Verbetering van onze brieven heeft onvoldoende aandacht gehad. De komende periode zullen we hier opnieuw naar kijken en de raad informeren over de voortgang.

Rekenkamerrapport
Voorbij het opgavegericht werken

1. Laat de leerpunten uit de evaluatie opgavegericht werken nalopen en pas de organisatieaanpak daarop zo nodig aan. Dat wil zeggen: geef meer nadruk aan de gewenste cultuurverandering, heroverweeg (of balanceer) de aanpak gegeven de spanning die er bestaat tussen een organische aanpak en een aanpak die start vanuit ‘harde’ organisatieaanpassingen;
2. Stel een implementatieplan vast met haalbare, duidelijke afspraken en een tijdpad. Beleg, conform uw organisatiebesluit 2020, de uitvoering hiervan bij uw directeur ontwikkeling en de monitoring hiervan bij uw concerncontroller;
3. Stel heldere, meetbare doelen om te (kunnen) bepalen wanneer er sprake is van een behaald resultaat. De indicatoren uit het medewerkersonderzoek of gegevens over de tevredenheid onder bestuurders en inwoners kunnen hierbij zeer welkom zijn;
4. Monitor (minimaal) jaarlijks de wijze waarop medewerkers het veranderingsproces en hun werk
(-omgeving en -omstandigheden) beoordelen. Pas zo nodig de aanpak of het tempo aan;
5. Wees realistisch in uw verwachtingen. Niet alles is mogelijk, zeker niet tegelijk en op korte termijn;
6. Informeer uw gemeenteraad zoals afgesproken

8 sept 2020

1. In juli 2020 hebben wij de “Organisatievisie en koers Overbetuwe 2020” vastgesteld. Hierin beschrijven wij de missie van de organisatie en via welke 4 pijlers wij deze missie gaan bereiken, aan de hand van onze kernwaarden als moreel kompas. Daarnaast is eind 2020 de interactievisie “Gemeente Overbetuwe: Samenlevingsgericht, communicatief en betrouwbaar!” vastgesteld. Hierin staat hoe we met onze inwoners willen samenwerken, ook in lijn met de Omgevingswet die 1 januari 2022 in werking treedt. De bouwstenen voor de gewenste cultuurverandering in de organisatie waren daarmee gereed, waarbij de focus meer verlegd kan worden naar het implementeren van de ‘zachte’ kant van organisatieontwikkeling. In 2021 maken we daarmee een start door o.a. actief met de organisatie aan de slag te gaan met onze kernwaarden.
2. In 2020 is een start gemaakt met dit ‘implementatieplan’ door de contouren te schetsen voor de domein- en teamplannen. De eerste stappen naar concernkaders (voor 2021) en een Ontwikkelagenda (2021-2022) werden eind 2020 gezet en krijgen vervolg in 2021.
3. De nieuwe structuur, invulling van het management waarbij naast ervaring de leiderschapsstijl zwaar heeft meegewogen zijn onderdelen geweest waarbij we de resultaten van het medewerkersonderzoek hebben meegenomen. Bij de uitwerking van de ontwikkelagenda zal worden gekeken in hoeverre “smarte doelen” kunnen worden gekoppeld aan de diverse programma’s waardoor de effectiviteit van onze inzet zichtbaar wordt.
4. Hiervoor blijven we gebruik maken van het instrument van het medewerkerbelevingsonderzoek (MBO). Het MBO wordt nu eens in de twee á drie jaar uitgevoerd en de laatste dateert uit 2019. Een vervolg op dit onderzoek zal waarschijnlijk niet in 2021 plaatsvinden, aangezien de gevolgen van de coronapandemie de resultaten erg zouden beïnvloeden en vergelijking met voorgaande jaren lastig maakt. De coronapandemie heeft wel gezorgd voor andere manieren van contact en in gesprek blijven met elkaar over het werk en welbevinden.
5. In onze bestuurlijke reactie op het concept rekenkamerrapport (d.d. 16 juni 2020) onderschreven wij dit als een belangrijk uitgangspunt voor het vervolg. Dit heeft de lengte van de coronapandemie en de gevolgen die dit had voor organisatieontwikkeling nog duidelijker gemaakt in het restant van 2020. Daarom heeft in de tweede helft van 2020 de focus gelegen op het invullen van de laatste managementposities, waaronder die van gemeentesecretaris. Daarnaast is keuzes maken en prioriteren leidend geweest bij de vaststelling van de ontwikkelagenda 2021-2022.
6. Naar aanleiding van de evaluatie van het p-budget (2019/2020) is vanuit de raad de behoefte gebleken om naast en/of vóór de formele momenten in de P&C cyclus geïnformeerd te worden over majeure (organisatie)ontwikkelingen. De toenmalige gemeentesecretaris heeft over dit thema in oktober 2019 en augustus 2020 een presentatie gegeven. Omdat dit in een behoefte voorzag, is afgesproken dit periodiek in deze vorm te herhalen. Ook in 2021 zal de raad hierover worden geïnformeerd.

Quickscan duurzaamheid

a. Laat u als gemeenteraad conform afspraak informeren en spreek daarop (zo nodig) het college aan. Leg koppelingen tussen nieuwe initiatieven en de routekaart beter vast en geef aan hoe deze bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen;
b. Expliciteer als de raad uw behoefte aan sturingsinformatie, (her-)bevestig de (bestaande) afspraken met het college van B&W en probeer waar mogelijk deze te integreren in het P&C-proces. En zie toe op de naleving van deze afspraken;
c. Bepaal op basis van deze informatie of u op koers ligt en stel of uw doelstellingen bij of intensiveer uw
bestuurlijke inzet.

4 febr 2020

Eerder gaf het college al aan de aanbevelingen aan de raad te herkennen. Op dit moment geven wij dit een plek in actualisatie van de Routekaart Duurzaam Overbetuwe. Wij denken hiermee de raad te kunnen faciliteren in hun rol van controle en kaderstelling.

Rekenkamerrapport
Onderzoek sociale kernteams

7 jan 2020

Deze is afgehandeld middels het beleidsplan sociaal domein 2020-2025 (20bw000336)