Meer
Publicatiedatum: 08-10-2020

Inhoud

V. Bedrijfsvoering

Inhoud

Bedrijfsvoering algemeen

In deze paragraaf komen de verschillende onderwerpen op het terrein van de bedrijfsvoering aan de orde. Bij de speerpunten hebben we aangegeven wat de stand van zaken is ten aanzien van de ‘Visie op bedrijfsvoering Overbetuwe, Meer-Waarde Creëren 2018-2020’. We blikken hieronder terug op de  verschillende onderwerpen die niet gekoppeld zijn aan een speerpunt uit de Uitvoeringsagenda 2018-2022. De speerpunten staan in programma 9 “Financiën en Bedrijfsvoering.

Organisatie en personeel

Organisatie
Diverse evaluaties en onderzoeken hebben geleid tot het vaststellen van een nieuwe hoofdstructuur voor de organisatie op 15 juli 2019. De tweede helft van het jaar heeft in het teken gestaan van de inrichting van deze nieuwe hoofdstructuur die per 1 januari 2020 in werking is getreden. Zo zijn teams samengesteld, is de werving- en selectie van het management gestart en zijn regelingen en systemen aangepast. Ook op andere terreinen heeft de organisatie zich verder ontwikkeld. Het technisch ICT beheer en de servicedesk zijn bij de gemeente Lingewaard ondergebracht. We hebben gewerkt aan de voorbereidingen voor de implementatie van de Omgevingswet en het vormgeven van het bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Daarnaast is binnen het traject van Overbetuwe Samen gewerkt aan de oprichting van een coöperatie met partners uit het voorliggende veld. Vanwege ministeriële voorstellen met consequenties voor de ordening van jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering werd een pas op de plaats gemaakt met de formele constructie. Wel wordt blijvend ingezet op de transformatie van het Sociaal Domein door intensieve samenwerking met ketenpartners.


Personeel

Evaluatie
en Ontwikkeling personeelsbudget (P-budget)
In 2019 is de bestuurlijke evaluatie van de systematiek van het P-budget afgerond en gaan we aan de slag met de aanbevelingen. De financiële effecten van de evaluatie zijn vertaald in de Begroting 2020. De grondslag voor deze evaluatie zijn de afspraken bij de evaluatie die in 2016 heeft plaatsgevonden. Een delegatie van de Raad en het College en daarnaast de directie zijn nauw betrokken geweest bij de evaluatie.

De omvang van het primaire personeelsbudget 2019 bedraagt € 23,8 mlj. (afgerond) en het geactualiseerde personeelsbudget € 25,3 miljoen. Het totale personeelsbudget bedraagt bij de jaarrekening € 25,2 miljoen. Het verschil tussen de geactualiseerde personeelsbegroting en de werkelijke uitgaven (jaarrekening) laat een zeer gering verschil zien van een voordeel van € 110.000 incidenteel.

Ontwikkeling personeelsbudget 2012 - 2019

 

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018 *

2019

Totale omvang personeelsbudget obv primaire begroting in miljoen € 19,7

€ 20,2

€ 20,0

€ 18,7

€ 19,0

€ 19,6

€ 22,5**

€ 23,8

Totale omvang personeelsbudget obv aangepaste begroting (incl. mutaties)

€ 19,4

€ 19,6

€ 19,9

€ 18,7

€ 20,1

€ 22,0

€ 23,9

€ 25,3

Werkelijke uitgaven personeelsbudget

€ 18,3

€ 18,6

€ 19,2

€ 18,7

€ 19,9

€ 22,4

€ 24,3

€ 25,2

*        vanaf 2018: dit is incl. de loonkosten voor 22 fte verhoging van de formatie t.b.v. de decentralisaties Sociaal Domein;
**      Vanaf 2018: dit is inclusief € 0,41 miljoen voor de formatie van de gemeente Lingewaard in het kader van de belastingsamenwerking die door de gemeente Lingewaard één op één wordt terugbetaald.

Functiewaardering
In de begroting 2019 is aangegeven dat over de definitieve financiële effecten van de functie-waarderingstrajecten wordt gerapporteerd in de bestuursrapportages. Geconcludeerd kan worden dat het structureel gevraagde bedrag van € 125.000 volledig is benut voor o.a. ICT, facilitaire, management en uitvoerende / beleidsfuncties waaraan een hogere functionele schaal is toegekend op basis van de lokale regeling functiebeschrijving en –waardering en het functieboek.

Banenafspraak
Het structurele toegekende bedrag van € 200.000 is ingezet voor het realiseren van garantiebanen conform de wettelijke verplichting (banenafspraak). Onze organisatie heeft meer medewerkers geplaatst dan het wettelijk minimum en voldoet hiermee ruim aan het gestelde minimum. Regionaal neemt onze organisatie deel aan het project Werken zonder te beperken.

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA)
De medewerkers zijn geïnformeerd door middel van informatiebijeenkomsten over de WNRA. Nagenoeg alle medewerkers hebben een arbeidsovereenkomst ontvangen en lokale regelingen zijn technisch omgezet conform de Cao gemeenten en/of het burgerlijk wetboek, verdere afronding vindt plaats in Q1 2020. Medewerkers waarvoor dit functioneel van toepassing is hebben een opleiding gevolgd. Het formaliseren van het lokaal overleg met de bonden wordt nog verder uitgewerkt. Het vormgeven van een lokale geschillencommissie wordt waarschijnlijk door middel van regionale samenwerking gerealiseerd en begin 2020 geformaliseerd.

Arbo / verzuim
Ons verzuimpercentage van 6,6% in 2019 laat een lichte daling zien ten opzichte van 2018 (6,8%). Dit verzuim bestaat grotendeels uit langdurig niet beïnvloedbaar verzuim. Daarnaast is sprake van werk gerelateerd verzuim dat we kunnen relateren aan bijvoorbeeld het speerpunt passende formatie / - bezetting en organisatieontwikkelingen. De uitwerking van het beleidsplan duurzame inzetbaarheid, de nieuwe hoofdstructuur, de intensivering van de verzuimcontacten met onze Arbodienst zijn o.a. inspanningen om nog beter grip te krijgen op het (preventief) ziekteverzuim.

In onderstaande tabel is de ontwikkeling van het ziekteverzuim weergegeven van onze organisatie ten opzichte van de landelijke ziekteverzuimpercentages.

Ontwikkeling ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof)

 

2015

2016

2017

2018

2019

Norm Overbetuwe

4%

4%

4%

4%

4%

Werkelijk Overbetuwe

5,4%

5,4%

6,9%

6,8%

6,6%

Gemeenteklasse 20.000 – 50.000 inwoners*

4,9%

5,1%

5,3%

  5,6%.

Nnb

Landelijk alle gemeenten*

5,3%

5,6%

5,4%

5,8%.

Nnb

*Bron Personeelsmonitor 2018.

 

Inkoop

We hebben ons geconcentreerd op het adviseren van de organisatie, de wettelijk verplichte taken en de prioriteiten uit de Uitvoeringsagenda 2018-2022. Daarnaast is het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 met o.a. als thema maatschappelijk verantwoord inkopen vastgesteld en is de inrichting van contractbeheer in het zaaksysteem (digitalisering) afgerond.

Communicatie

We gaven invulling aan onze communicatievisie ‘Luisteren en verbinden' door:   

  • het uitvoeren van een onderzoek naar onze online social mediastrategie en het ontwikkelen van een nieuw contentstrategie;
  • het laten analyseren van de betrokkenheidsprofielen in onze gemeente en de gedifferentieerde aanpak in de participatie en communicatie doorvoeren in de organisatie;
  • het door ontwikkelen van de gemeentelijke toptakenwebsite en het organiseren van een nieuwe centrale websiteredactie;
  • De interne- en externe samenwerking en kennisuitwisseling ondersteunen via ons sociale intranet.

Procesgericht werken & lean

Dit jaar is ingezet op het doorvoeren van procesverbeteringen in de uitvoering van het Sociaal Domein. Daar zijn in samenwerking met het team en de medewerkers de klantprocessen Participatie en Schuldhulpverlening verbeterd (Lean) ingericht en uitgevoerd. De focus is daardoor veel nadrukkelijker komen te liggen op het begeleiden naar werk. Ook is het beheer, de sturing en de continue verbetering van de klantprocessen verder ingericht door deze te koppelen aan de coördinatoren.

Juridisch

 

Kwaliteitszorg algemeen:
Het juridisch jaarverslag liet zien dat de juridische kwaliteit van de organisatie goed is. Wij verwijzen naar het jaarverslag voor meer gedetailleerde informatie. Jaarlijks worden standaarddocumenten zoals basisbeschikkingen waar nodig geactualiseerd.

Daarnaast stonden de volgende 4 onderwerpen centraal:

  • Digitalisering van bekendmakingen. De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicatie algemene bekendmakingen en mededelingen is uitgesteld tot januari 2021.

  • Privacy en gegevensbescherming. De (Europese) Algemene verordening gegevens-bescherming is 25 mei 2018 in werking getreden. Wij voldoen als organisatie aan de wettelijke eisen rondom privacy. Geconstateerd is dat de privacy awareness bij medewerkers en leidinggevenden nog wel verbeterd moet worden. Hier is aandacht aan geschonken door middel van een bewustwordingscampagne.
  • Wet normalisering rechtspositie ambtenaren. Zie hierboven onder 'Personeel'.
  • Bezwaarschriften. De bezwaarschriftencommissie is gestart met digitaal werken. Indienen van bezwaarschriften gebeurt zo mogelijk digitaal, al blijft de mogelijkheid om dit op papier te doen. De commissieleden gaan bij voorkeur papierloos werken, ook tijdens zittingen. Partijen bij een bezwaarprocedure worden ook zoveel mogelijk digitaal benaderd voor wat betreft de uitwisseling van stukken en informatie over de procedure.
    In 2019 is begonnen met behandelen van bezwaarschriften in het zaaksysteem. Dat zal in 2020 verder ontwikkeld worden.
    Aanpassing mandaatbesluit: als gevolg van de organisatieontwikkelingen en de nieuwe hoofdstructuur is in de tweede helft van het jaar de mandaatsystematiek omgedraaid. Dit heeft geleid tot een mandaatregeling die minder onderhoudsgevoelig is en past bij de gewenste ontwikkeling naar ‘minder regels (control), meer kaders’ en de versterking van de kernwaarden ‘eigenaarschap’ en ‘zelfbewust handelen’ bij medewerkers.

 

Beleidsindicatoren bedrijfsvoering

Indicator Realisatie 2018 Begroot 2019 Realisatie 2019 Bron
Formatie: aantal Fte per 1.000 inwoners 6,93 6,78 6,73 Interne bron
Bezetting: aantal Fte per 1.000 inwoners 5,43 5,29 5,27 Interne bron
Apparaatkosten: kosten per inwoner 645,20 580,4 631,68 Interne bron
Externe inhuur: kosten inhuur externen als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen 0,24 0,19 0,22 Interne bron
Overhead: % van totale lasten 0,16 0,15 0,12 Interne bron