V. Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Inleiding
In deze paragraaf komen de verschillende onderwerpen op het terrein van de bedrijfsvoering aan de orde. Eerst schetsen wij wat de ontwikkelingen de komende jaren zijn. Vervolgens geven wij aan de hand van de Uitvoeringsagenda 2018-2022 per onderwerp de ontwikkelingen voor 2022.

Visie op bedrijfsvoering en Ontwikkelagenda
In de afgelopen jaren zijn inspanningen verricht op het gebied van bedrijfsvoering waardoor het niveau van voorzieningen en diensten van de gemeente Overbetuwe inmiddels prima voldoet aan de huidige tijd. Hiermee is tevens de basis gelegd voor de verdere optimalisering van de bedrijfsvoering naar de verdere toekomst.

De basis voor deze inspanningen is verwoord in de ‘Visie op bedrijfsvoering Overbetuwe, Meer-Waarde Creëren 2018-2020'. In aanvulling hierop is in 2021 de ontwikkelagenda voor de organisatie vastgesteld. Hierin zijn een aantal relevante doelstellingen verwoord die bijdragen aan een professionele bedrijfsvoering en optimale procesinrichting. De doelstellingen zijn ondergebracht binnen 4 actielijnen. Deze actielijnen richten zich op het (1) verankeren van de kernwaarden in de organisatie, (2) het invullen van de pijler 'Basis op orde', (3) het invullen van de pijler 'Heldere richting' en (4) het trots zijn op de organisatie te stimuleren door het delen van successen en vieren van mijlpalen. De uitwerking van deze actielijnen is beschreven in programma 9 Financiën en Bedrijfsvoering, speerpunt 45, Professionele bedrijfsvoering/optimale procesinrichting.


Uitvoeringsagenda 2018-2022
In de uitvoeringsagenda 2018-2022 heeft het college zijn speerpunten uit het coalitieprogramma: Overbetuwe in bloei, een dijk van een gemeente, uitgewerkt. De focus voor 2022 van de speerpunten die betrekking hebben op bedrijfsvoering is beschreven in programma 9 Financiën en Bedrijfsvoering.

Personeel en organisatie

In 2022 ligt het accent op het verder vormgeven van de ingezette organisatieontwikkelingen (vanaf 2019) die hun stempel drukken op de organisatie en onze medewerkers. Dit doen wij om een optimale dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en bestuur te leveren en (blijvend) te kunnen anticiperen op ontwikkelingen in de samenleving en de rol die we daarbij hebben als overheid. In dit onderdeel van de paragraaf gaan we dieper in op ontwikkelingen die (de meeste) impact hebben op het personeel. Vervolgens wordt ingegaan op de cao ontwikkelingen, duurzame inzetbaarheid / verzuim, de kaderstellende systematiek van het P-budget en de ontwikkeling van het P-budget 2017 t/m 2022.

Organisatieontwikkelingen

Ontwikkelagenda 2021-2022
In 2020 hebben we de herijkte koers van de gemeentelijke organisatie (Organisatievisie en koers Overbetuwe 2020) vastgesteld. Daarin staat wat voor organisatie we willen zijn en hoe we met elkaar en met de samenleving omgaan.

Missie: Wij zijn een betrouwbare organisatie, gericht op mens en werk, die bewust een bijdrage levert aan de Overbetuwse samenleving. Een organisatie om trots op te zijn.

Deze missie sluit aan bij de interactievisie die het college en de raad hebben vastgesteld en waarin staat op wat voor manier we willen samenwerken met onze inwoners, organisaties en ondernemers: “Gemeente Overbetuwe is een samenlevingsgerichte, communicatieve en betrouwbare gemeente”.

Onze missie geeft aan wie we willen zijn en waar we naar toe willen groeien. Om concreet te maken hoe we dat gaan doen, is de Ontwikkelagenda 2021-2022 gemaakt. Hierin worden vier actielijnen benoemd waar aan gewerkt gaat worden, inclusief het gewenste resultaat. We kiezen bewust voor periodes van twee jaar. Daarmee dwingen we onszelf keuzes te maken in wat we nu en wat we later aanpakken.

Onder het motto ‘Voortbouwen!’ wordt in 2022 gewerkt aan de vier actielijnen:
1. Kernwaarden verankeren in de organisatie.
Het gewenste resultaat is dat alle medewerkers de vier kernwaarden (eigenaarschap, resultaatgericht, zelfbewust, coöperatief) kennen, weten wat ze voor hun werk betekenen en welk gedrag erbij hoort. We ontplooien in 2022 diverse activiteiten om het gesprek over de kernwaarden te faciliteren.

2. Basis op orde.
Het gewenste resultaat is een goed draaiende organisatie, met werkende systemen en duidelijke processen. Om dat te bereiken, passen we o.a. de organisatiestructuur aan, zetten we in op robuuste en klantvriendelijke ICT en versterken we het bestuurlijk-ambtelijk samenspel.

3. Heldere richting.
De vastgestelde visies geven richting aan waar we ons naartoe willen ontwikkelen. Voor medewerkers is het belangrijk om dit toekomstbeeld te kennen en vooral om te weten; wat betekent dit voor mij? Dit gaan we ondersteunen met een strategisch personeelsplan, een strategisch opleidingsplan en een strategisch communicatieplan.

4. Trots op de organisatie.
Stimuleren door het delen van successen en vieren van mijlpalen. Het markeren van momenten en het vieren van successen is noodzakelijk om iedereen aangehaakt te houden en regelmatig even terug te grijpen op het waarom van de aanpassingen of veranderingen. Laten zien dat onze inwoners er beter van worden. En dat we een mooie organisatie zijn om voor te werken.

Eind 2022 kijken we waar we staan met de actielijnen uit de Ontwikkelagenda, waar we willen bijsturen en wat de volgende stappen zijn.

Naast deze organisatie brede ontwikkelingen, spelen ook een aantal specifieke ontwikkelingen binnen de domeinen, zoals de interactievisie en de Omgevingswet. Deze ontwikkelingen maken als speerpunt onderdeel uit van de Uitvoeringsagenda, waardoor ze in deze paragraaf buiten beschouwing worden gelaten.

Cao ontwikkelingen
De resultaten voor de per 1-1-2020 nieuw af te sluiten cao zijn op dit moment (augustus 2021) nog niet bekend.  De Cao onderhandelingsthema’s zijn loonontwikkeling, faciliteren thuiswerken (thuiswerkvergoeding, Arbo-catalogus, Hybride werken), bovenwettelijke vakantie en spaarverlof. Zodra het cao akkoord een feit is wordt hieraan lokaal invulling gegeven daar waar van toepassing. Onder voorbehoud van het Cao akkoord en in aansluiting op de Arbo wet zijn we gestart met het uitwerken van beleid voor Hybride werken en het faciliteren van thuiswerken.

Voor de dekking van de thuiswerkfaciliteiten (excl. thuiswerkvergoeding) is vanuit de onderbesteding P-budget 2020 eenmalig € 245.000 beschikbaar gesteld (jaarrekening 2020). Op basis van het toekomstig vastgesteld beleid vindt monitoring plaats. In de bestuursrapportages 2022 wordt over de ontwikkeling van dit bedrag gerapporteerd. In de Kadernota 2023 wordt de behoefte aan (structurele) financiele middelen opgenomen.

Duurzame inzetbaarheid / de vitale medewerker
In onze organisatie is duurzame inzetbaarheid één van de speerpunten waarop we ons focussen. De verwachting is dat medewerkers die vitaal zijn een hogere belastbaarheid hebben, doen het werk met plezier, zijn flexibeler en melden zich minder vaak ziek. Hoe vitaler onze medewerkers zijn, hoe slagvaardiger onze organisatie is. Ook in 2022 wordt verder vormgeven aan het vastgestelde vitaliteitsbeleid door het beleidsplan verder concreet te vertalen. De financiële effecten van dit speerpunt worden vooralsnog bekostigd vanuit het reguliere P-budget.

(Preventief) verzuim
Verzuim heeft continue aandacht binnen het management. Ook vindt Kaderoverleg plaats met de Arbodienst en andere partijen (bijv. IZA, UWV) die hierbij betrokken zijn. Het management en P&O hebben een verzuimtraining gevolgd en bij de aanbesteding voor de Arbodienst is eveneens aandacht voor (preventief) ziekteverzuim. Op basis van de inzichten van de verzuimtraining en in samenwerking met de (nieuwe) Arbodienst gaan we verder invulling geven aan (preventief) ziekteverzuim.

Verzuimontwikkeling
Het verzuim in de periode t/m augustus 2021 is bijna gelijk ten opzichte van 2020. Het kortdurend verzuim laat in deze periode een daling zien ten opzichte van 2020 en het midden / langdurend een stijging. Corona heeft een negatief effect op ons ziekteverzuim. Ook blijft de werkbelasting om aandacht vragen i.r.m. de ontwikkeling van het ziekteverzuim. In onderstaand overzicht is de ontwikkeling van het ziekteverzuim% (excl. zwangerschaps- verlof) weergegeven.

 

2017

2018

2019

2020

2021

Norm Overbetuwe

4%

4%

4%

5,4%*

5,4%*

Werkelijk Overbetuwe

6,9%

6,8%

6,6%

6,6% 

6,7%**

Landelijke gemeente

5,4%

5,8%

5,8%

5,5%

N.n.b.

Landelijk gemeenten 20.000 - 50.000 inwoners

5,3%

5,6%

5,4%

5,4%

N.n.b.

*Norm bijgesteld op basis van de VNG-personeelsmonitor 2019.
** Is ziekteverzuim % t/m augustus 2021.

Kaderstellende Systematiek P-budget 
Formatie- / loonkostenontwikkeling
In de Kadernota 2022 zijn uitgangspunten opgenomen voor de ontwikkeling P-budget 2022 en deze zijn:
1. € 250.000 structurele taakstelling (totaal € 1.000.000, periode 2022-2024) loonkostenbudget (formatie);
2. € 150.000 incidentele investering van totaal € 450.000 (€ 150.000 per jaar, periode 2022 t/m 2024) voor een investering in kwaliteit (kennis en kunde, juiste mens op de juiste plek);
3. de automatische groei van de formatie / p-budget bij groei van het aantal inwoners o.b.v. de systematiek p-budget wordt vooralsnog bevroren. Hierover worden in 2022 nieuwe afspraken gemaakt als de uitkomst  evaluatie systematiek p-budget bekend is;
4. € 514.000 structureel voor premie- en loonkostenontwikkeling.

De ontwikkeling van het P-budget 2022 is excl. de eventuele personele middelen die worden gevraagd voor de 18 maatregelen Sociaal domein (Kadernota 2022). Zie voor de toelichting Programma 6 'Wat mag het kosten?' in deze begroting.

Evaluatie systematiek P-budget
In vervolg op de Berenschot benchmark die in 2021 heeft plaatsgevonden en waarover is gerapporteerd in de Kadernota 2022 wordt verder vormgegeven aan de evaluatie van het P-budget zoals opgenomen bij bovenstaande uitgangspunten (3).

Ontwikkeling P-budget 2017 -2022
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de financiële ontwikkeling van het p-budget vanaf 2017 t/m 2022.

Jaar 2017 2018 2019 2020 2021 2022
Totale omvang P-budget obv primaire begroting 19,6 22,5* 23,6 ** 26,4 **/*** 26,3 **/*** 26,8 **/*****
Totale omvang P-budget obv aangepaste begroting 22,0 24,0 25,3 26,0 26,8*** N.n.b.
Werkelijke uitgaven P-budget 22,4 24,3 25,3 25,6 16,6 **** N.n.b.


* 2018: Is incl. loonkosten voor 22 fte (± € 1,8 miljoen) verhoging formatie t.b.v. decentralisatie sociaal domein en incl. 0,41 mlj. formatie uitvoering belastingsamenwerking voor gemeente Lingewaard (kosten worden volledig door gemeente Lingewaard terugbetaald).
** 2019 t/m 2021: Is incl. 0,41 mlj. formatie uitvoering belastingsamenwerking. Zie toelichting bij bovenstaand *. En excl. Budget uitvoering ICT samenwerking (0,6 mlj.) door gemeente Lingewaard.
*** 2020 en 2021: De stijging p-budget 2020 en 2021 is vooral te verklaren door het CAO-akkoord 2019, de organisatie-ontwikkelingen en bestuurlijke ambities.
**** 2021: Uitgaven t/m augustus 2021.
***** 2022: inclusief taakstelling, investering in kwaliteit en premie- en salarisontwikkeling 2022.

Inkoop & contractmanagement

Voor het jaar 2022 richten we ons verder voor wat betreft de inkoopfunctie op de kerntaken: ‘advisering aan de organisatie’, ‘wettelijke verplichte taken’ en de prioriteiten uit de uitvoeringsagenda 2018-2022.

De verdere professionalisering van de inkoopfunctie, waaronder ook contractmanagement, wordt de komende jaren doorgezet. Specifiek geven we aandacht aan hoe we met onze aanbestedingen kunnen bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van Duurzaamheid, Social Return en (lokaal) MKB.
In het kader van de leidende principes van onze bedrijfsvoering leggen we intern de focus op het 'partnership', waarbij we meer willen inzetten op de advisering 'hoe' we de behoefte van de interne klant beter kunnen inkopen. En wanneer er is ingekocht, hoe we die contracten beter kunnen managen. Daarbij houden we de wet- en regelgeving, maar uiteraard ook het algemene concernbelang in het oog.
Om meer grip te krijgen op het aantal aanbestedingen, werken we met een jaarlijkse inkoopkalender en is het werkproces zo ingericht dat budgethouders hun voorgenomen inkopen vanaf een laag bedrag al bij inkoop melden. Zo kunnen we een (meerjarige) strategische inkoopplanning maken en invulling geven aan het principe ‘beter en efficiënt’.

Communicatie

Overbetuwe wil een communicatieve, samenlevingsgerichte gemeente zijn. Dit streven sluit goed aan bij onze communicatievisie ‘Luisteren en verbinden’. Deze visie gaan we in 2022 actualiseren, maar de uitgangspunten blijven ook in 2022 overeind:

Luisteren
We luisteren dagelijks naar signalen vanuit de samenleving, onder andere door omgevingsanalyse en monitoring van (sociale) media en gezamenlijke webcare met KCC. Belangrijke input komt ook uit de newsroom, waar ook collega’s van andere disciplines aansluiten. Deze signalen vertalen we naar issues en proactieve communicatie.

Verbinden
Het thema ‘verbinden’ wordt op de volgende wijze door de communicatie –experts vorm gegeven:
• Adviseren en ondersteunen van collega’s bij hun contacten met de samenleving . Vanuit bestuurscommunicatie leggen we continu de verbinding tussen gewenste inhoud van het bestuur en de informatiebehoefte van inwoners.
• Actieve betrokkenheid bij het voorbereiden en regisseren van gesprekken met inwoners of stakeholders (o.a. klankbordgroep of bewonersavond). Zo wordt letterlijk de buitenwereld met de binnenwereld verbonden en vice versa. In 2022 beheren we binnen het online team alle online kanalen, waaronder de sociale media en onze toptakenwebsite. Deze blijven we continu doorontwikkelen, zodat deze qua dienstverlening aansluiten bij de veranderende wensen en behoeften van de samenleving.
• Actieve betrokkenheid bij de implementatie van de Visie op interactie met de samenleving en bij de voorbereiding van de Omgevingswet, waarin participatie een belangrijke rol speelt.

Communicatiekracht organisatie versterken
Alle medewerkers van de gemeente Overbetuwe communiceren. De communicatiekracht van de organisatie wordt in 2022 verder versterkt door:
• (strategisch) communicatieadvies en -uitvoering bij de uitvoeringsagenda van de nieuwe coalitie en de organisatieontwikkeling;
• advisering bij het opzetten en uitvoeren van participatietrajecten, aansluitend bij de Visie op interactie met de samenleving;
• effectieve werkvormen voor (online) bijeenkomsten;
• de ontwikkeling en het gebruik van social media, infographics en animaties;
• de inzet van betrokkenheidsprofielen;
• trainingen Klare Taal/Direct Duidelijk;
• voldoen aan het besluit Digitale Toegankelijkheid;
• advisering en ondersteuning van de verdere organisatieontwikkeling, waarin van alle collega’s gevraagd wordt een communicatieve, open opstelling te hebben naar de vragen en behoeftes van de samenleving

Informatievoorziening

Optimale informatievoorziening gaat altijd over de vraag naar ondersteuning die er vanuit de business is. De ontwikkelrichting daarin wordt enerzijds gedreven door interne ontwikkelingen maar anderzijds ook door landelijke of zelfs wereldwijde technologische ontwikkelingen. In 2022 concentreren we ons daarom op de volgende onderwerpen:
• Doorontwikkeling van de informatieorganisatie
• Verdere uitrol datagedreven werken
• Invoering Wet Open Overheid
• Afronding invoering Zaakgericht Werken
• Informatieveiligheid
• Domeinspeficieke ontwikkelingen in de informatievoorziening

Doorontwikkelen van de informatieorganisatie
We zetten stappen om de rol van functioneel beheerder verder te professionaliseren. We maken een plan om te zorgen dat deze rol door de gehele organisatie heen op eenduidige wijze ingevuld wordt en volgen bij de invulling van de rol de internationale standaarden daarvoor (ITIL, BiSL, ASL).

Verdere uitrol datagedreven werken
We zetten de ontwikkeling van dashboards met managementinformatie, zoals gestart in 2021, door. We stellen spelregels op voor het gebruik van data uit de diverse bronsystemen om kwaliteit van de informatie te borgen. Ontwikkeling van dashboards gebeurt op basis van de vraag vanuit de organisatie.

Invoering Wet Open Overheid
Per 1 januari wordt (de eerste fase van) de Wet Open Overheid van kracht. Deze wet verplicht ons actief informatie openbaar te maken. Hoewel de wet al grotendeels is voorbereid in 2021, zal 2022 in het teken staan van borgen dat aan de verplichtingen van de wet wordt voldaan en ons voorbereiden op de volgende fase van de wet, waarbij nog meer informatie actief openbaar gemaakt moet worden.

Afronding Zaakgericht Werken
In 2022 ronden we het project Zaakgericht Werken af, waarmee we de organisatie de stap hebben laten maken naar een zaakgerichte en daarmee procesgerichte werkwijze. Tevens hebben we dan de belangrijkste backoffice applicaties gekoppeld aan het zaaksysteem ten behoeve van een integraal klantbeeld en archiefwaardige opslag van documenten.

Informatieveiligheid
Informatieveiligheid is uiteraard een doorlopend thema. In 2021 is, naar aanleiding van de bevindingen in het Rekenkamerrapport daarover, een projectmatige aanpak opgesteld om de zaken die daarin naar voren kwamen te adresseren. Het komende jaar zal in het teken staan van het uitvoeren van deze deelprojecten, om zo de informatieveiligheid optimaal aan te sluiten bij de actuele inzichten en voorbereid te zijn op nieuwe ontwikkelingen

Domeinspecifieke ontwikkelingen in de informatievoorziening
In 2022 zal de Omgevingswet in werking treden. De voorbereidingen daarvoor op gebied van de informatievoorziening lopen al geruime tijd, en zullen in 2022 in aanloop naar de inwerkingtreding van de wet afgerond worden.
In het Sociaal Domein is in 2021 een programma gestart voor de doorontwikkeling van de informatievoorziening, zodat deze optimaal de werkprocessen ondersteunt. Dit programma loopt gedurende 2022 door.

Juridische zaken

Jaarlijks wordt aan de hand van kengetallen zoals aantallen en uitkomsten van bezwaren, rechtszaken en aansprakelijkstellingen onderzocht of de organisatie juridisch in control is en of de juridische kwaliteit van werkprocessen voldoende is. Indien noodzakelijk worden verbeteracties ingezet, bijvoorbeeld op het gebied van kennisontwikkeling en -uitwisseling, kwaliteit van regelgeving, bevoegdheden, te gebruiken formats en sjablonen. Daarnaast richten we ons in 2022 op de volgende onderwerpen dan wel ontwikkelingen.

Inwerkingtreding Omgevingswet
Op 1 juli 2022 treedt de Omgevingswet in werking. Ruimtelijke regelgeving moet verwerkt worden in het Omgevingsplan. Hier is een aantal jaren de tijd voor, maar de voorbereidingen hiervoor lopen al. Juridische zaken adviseert hierover aan de projectgroep Omgevingswet. Daarnaast moeten voor 1 juli 2022 enkele nieuwe verordeningen worden opgesteld en bestaande technisch worden aangepast.

Privacy en gegevensbescherming
Het is een continu proces om gegevensbescherming onderdeel te laten zijn van de processen en systemen van burgemeester, college van B&W en raad en daarmee aantoonbaar te voldoen aan privacywetgeving. Het vraagt om structurele borging van dit onderwerp. Waar het jaar 2021 in het teken stond van ‘lessons learned’ van het afgelopen jaren van de AVG en de verdere implementaties en verbeteringen, zal in 2022 gelet op de nieuwe organisatiestructuur opnieuw privacybewustzijn en ieders rol daarbinnen centraal staan.

Invulling van nieuwe rollen en de wederzijdse verwachtingen vergt hernieuwde aandacht voor privacy en de rollen en taken van een ieder daarin. Met name de rol van managers als procesverantwoordelijke voor informatieveiligheid en privacy met het oog op de verplichting om DPIA’s uit te voeren verdient aandacht. Om als managers de verantwoordelijkheid voor privacy en informatieveiligheid te kunnen nemen en erop te kunnen sturen wordt aanbevolen om privacy te integreren in de bedrijfsvoering en onderdeel te maken van de planning- en controlcyclus.
Bezwaarschriften Digitalisering zal in 2022 een vervolg krijgen. Met name de uitwisseling van stukken en dossiers op een efficiënte maar veilige manier zal verder worden ontwikkeld. Onderzocht wordt of de commissieleden gebruik kunnen gaan maken van het iBabs-systeem.

Wijzigingswet Wet open overheid (Woo)
De verwachting is dat deze wet niet voor 1 juli 2022 in werking treedt. De wet bevat een inspanningsverplichting voor bestuursorganen om bij de uitvoering van hun taak uit eigen beweging documenten actief openbaar te maken. De verplichtingen op grond van deze wet gaan gefaseerd in werking. Daarbij gaat het in ieder geval om informatie over het beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie. Deze informatie moet duurzaam en toegankelijk worden gearchiveerd en gemakkelijk gevonden en geraadpleegd kunnen worden. We gaan verder met inventariseren wat er nodig is voor de implementatie van deze wetgeving. Om gemeenten hierbij te ondersteunen is het VNG project Digitale Archieven op orde van start gegaan. De gemeente Overbetuwe is bij het project aangesloten.

Beleidsindicatoren bedrijfsvoering

Indicator Werkelijk 2018 Werkelijk 2019 Werkelijk 2020 Begroot 2021 Begroot 2022 Bron
Formatie: aantal Fte per 1.000 inwoners 6,9 7,1 7,1 7,1 6,7 Interne bron
Bezetting: aantal Fte per 1.000 inwoners 5,4 6,2 6,2 6,2 6,3 Interne bron
Apparaatkosten: kosten per inwoner 645,2 631,7 634,0 636,2 649,5 Interne bron
Externe inhuur tlv P-budget 30% 21% 19% 14% 13% Interne bron
Externe inhuur tlv P-budget incl overige budgetten 33% 26% 23% 18% 17% Interne bron
Overhead: % van totale lasten 16% 12% 12% 14% 14% Interne bron