Meer
Publicatiedatum: 01-10-2020

Inhoud

V. Bedrijfsvoering

Inhoud

Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf komen de verschillende onderwerpen op het terrein van de bedrijfsvoering aan de orde. Eerst schetsen wij aan de hand van de visie op bedrijfsvoering Overbetuwe, wat de ontwikkelingen de komende jaren zijn. Vervolgens geven wij aan de hand van de Uitvoeringsagenda 2018-2022 per onderwerp de ontwikkelingen voor 2021.

Visie op bedrijfsvoering Overbetuwe
In de afgelopen jaren zijn inspanningen verricht op het gebied van bedrijfsvoering waardoor het niveau van voorzieningen en diensten van de gemeente Overbetuwe inmiddels prima voldoet aan de huidige tijd. Hiermee is tevens de basis gelegd voor de verdere optimalisering van de bedrijfsvoering naar de verdere toekomst.

De basis voor deze inspanningen is verwoord in de ‘Visie op bedrijfsvoering Overbetuwe, Meer-Waarde Creëren 2018-2020'. Binnenkort zal er een herijking plaats vinden van deze visie. Een herijking betekent dat we de bestaande visie gaan actualiseren en bijstellen op basis van actuele ontwikkelingen en nieuwe inzichten, waarbij de Organisatievisie en Koers 2020 – 2023 leidend is. Tevens streven we hierbij naar een integratie de visie op bedrijfsvoering en dienstverlening, zowel voor onze eigen organisatie als aan onze inwoners en bedrijven. Hierbij staan de volgende thema’s centraal:
- Verbinding/aansluiting met de externe klant en de interne klant: Extern is gericht op meerwaarde creëren voor onze inwoners, bedrijven en instellingen en Intern door verdere verhoging van efficiency en kwaliteit.
- Flexibiliteit en maatwerk versus wet- en regelgeving: De maatschappij vraagt om maatwerk, om aansluiting te (blijven) vinden met onze externe klant moet de bedrijfsvoering ook flexibel kunnen bewegen, hiernaast standaardiseren we daar waar mogelijk om efficiënt te kunnen blijven werken.
- Medewerkers die het mogelijk maken: Medewerkers zijn de sleutel tot succesvolle bedrijfsvoering. Zij zijn degenen die moeten zorgen voor de verbinding met de klant, maatwerk leveren en flexibele oplossingen aandragen.

Uitvoeringsagenda 2018-2022
In de uitvoeringsagenda 2018-2022 heeft het college zijn speerpunten uit het coalitieprogramma: Overbetuwe in bloei, een dijk van een gemeente, uitgewerkt. De focus voor 2021 van de speerpunten die betrekking hebben op bedrijfsvoering is beschreven in programma 9 Financiën en Bedrijfsvoering.

Personeel en organisatie

In 2021 ligt het accent voornamelijk op het verder vormgeven van de ingezette organisatieontwikkelingen (vanaf 2019) die hun stempel drukken op de organisatie en onze medewerkers. Dit doen wij om een optimale dienstverlening aan ons bestuur, onze inwoners en ondernemers te leveren en (blijvend) te kunnen anticiperen op ontwikkelingen in de samenleving en de rol die we daarbij hebben als overheid. In dit onderdeel van de paragraaf gaan we dieper in op ontwikkelingen die (de meeste) impact hebben op het personeel (organisatieontwikkelingen en duurzame inzetbaarheid / de vitale medewerker). Vervolgens wordt ingegaan op de kaderstellende systematiek van het P-budget en de ontwikkeling van het P-budget 2015 t/m 2021.

Organisatieontwikkelingen

Ontwikkelthema’s
De richting voor de verdere professionalisering is neergelegd in de herijkte koers van de gemeentelijke organisatie (Organisatievisie en Koers 2020 – 2023). Uit de koers van de organisatie zijn ontwikkelthema’s vastgesteld. Een aantal van deze ontwikkelthema’s zijn in 2020 vastgesteld waaronder het Sturingsmodel Overbetuwe 2020 en Bestuurlijk-ambtelijk samenspel. Deze ontwikkelingen zijn belangrijke uitgangspunten voor onze organisatieontwikkeling voor de komende jaren. We zijn nu in de fase van verrichten door de visies en ontwikkelthema’s te gaan doorleven en deze te vertalen naar de effecten voor de teams en medewerkers.
Naast deze organisatiebrede ontwikkeling en ontwikkelthema’s, zijn ook een aantal specifieke ontwikkelingen binnen sectoren ingezet zoals de Participatievisie, de Omgevingswet e.d. Deze zijn elders belegd (Uitvoeringsagenda incl. de benodigde (incidentele) middelen) waardoor ze in dit onderdeel buiten beschouwing zijn gelaten.

Duurzame inzetbaarheid / de vitale medewerker
In onze organisatie is duurzame inzetbaarheid / de vitale medewerker één van de speerpunten waarop we ons focussen. De verwachting is dat medewerkers die vitaal zijn een hogere belast-baarheid hebben, het werk met plezier doen, flexibeler zijn en zich minder vaak ziek melden. Hoe vitaler onze medewerkers zijn, hoe slagvaardiger onze organisatie is. In 2021 gaan we verder vormgeven aan het vastgestelde vitaliteitsbeleid door het beleidsplan verder concreet te vertalen.
De financiële effecten van dit speerpunt worden vooralsnog bekostigd vanuit het reguliere P-budget.

Verzuim
Verzuim heeft continue aandacht binnen het management. Ook vindt hierover overleg plaats met de Arbodienst en andere partijen (bijv. IZA, UWV) die hierbij betrokken zijn. Het (preventief) verzuim heeft op dit moment extra aandacht om de volgende redenen:

• Het verzuim% en de meldingsfrequentie in onze organisatie is hoog en ligt boven het landelijk gemiddelde (zie onderstaand overzicht) en vraagt om blijvende aandacht.
• In verband met COVID-19 en de organisatieontwikkelingen. Deze ontwikkelingen doen een beroep op de verander- / veerkracht van onze medewerkers.
• In verband met het speerpunt duurzame inzetbaarheid waar (preventief) verzuim onderdeel van uitmaakt (zie bovenstaand Duurzame inzetbaarheid / de vitale medewerker).

COVID-19 laat op dit moment (tot september 2020) geen stijging van het ziekteverzuim% zien. Zowel het kort- als langdurend verzuim laat een daling zien t/m augustus 2020. Voor het kalenderjaar 2020 wordt op basis van de huidige inzichten en inspanningen een ziekteverzuim% verwacht dat lager is dan de afgelopen 3 jaar. In onderstaand overzicht is de ontwikkeling van het werkelijke ziekteverzuim% (excl. zwangerschaps- verlof) weergegeven.

 

 

2015

2016

2017

2018

2019

2020

Norm Overbetuwe

4%

4%

4%

4%

4%

5,4%*

Werkelijk Overbetuwe

5,4%

5,4%

6,9%

6,8%

6,6% 

6,5%**

Landelijke gemeente

5,3%

5,6%

5,4%

5,8%

5,8%

n.n.b.

Landelijk gemeenten 20.000-50.000

4,9%

5,1%

5,3%

5,6%

5,8%

n.n.b.

*Norm bijgesteld op basis van de VNG-personeelsmonitor 2019.
** Is ziekteverzuim % t/m augustus 2020.

Systematiek P-budget 

Formatieontwikkeling
Op basis van het coalitieprogramma, de bestuurlijke ambities, de nieuwe werkelijkheid door COVID-19 en de organisatieontwikkeling, blijft onze organisatie voor een uitdaging staan. Zowel voor de realisatie van inhoudelijke thema’s alsook voor de organisatieontwikkelingen. Bij het raadsvoorstel voor de evaluatie systematiek P-budget, de beantwoording van motie 2 die bij de behandeling van de Kadernota 2020 is ingediend en de presentaties van de gemeentesecretaris a.i. in oktober 2019 en augustus 2020 is hierop verder ingegaan. Dit heeft geleid tot  het besluit om de formatieomvang voor 2020 en 2021 vast te stellen op 7,2 fte per 1.000 inwoners (i.p.v. 6,9 fte).

Aanbevelingen / evaluatie systematiek P-budget
Er wordt verder vorm gegeven aan de aanbevelingen die zijn opgenomen in de rapportage Evaluatie systematiek P-budget 2018. Daarnaast wordt gestart met de voorbereidingen en/of uitvoering gegeven aan de evaluatie systematiek P-budget incl. lokale benchmark. Dit conform de afspraken die zijn gemaakt bij de evaluatie systematiek P-budget 2018 en tijdelijke verhoging van de lokale benchmark 2020 / 2021 (Begroting 2020). Deze evaluatie vindt plaats in samenhang met de organisatieontwikkelingen en het medewerkersonderzoek.

Ontwikkeling P-budget 2015 -2021
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de financiële ontwikkeling van het p-budget vanaf 2015 t/m 2021.

Jaar 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Totale omvang P-budget obv primaire begroting 19,0 19,6 22,5 * 23,6 ** 26,4 **/*** 26,6 **/***
Totale omvang P-budget obv aangepaste begroting 20,1 22,0 24,0 25,3 26,0 Nnb
Werkelijke uitgaven P-budget 19,9 22,4 24,3 25,3 18,8 **** Nnb


* 2018: Is incl. loonkosten voor 22 fte (± € 1,8 miljoen) verhoging formatie t.b.v. decentralisatie sociaal domein en incl. 0,41 mlj. formatie uitvoering belastingsamenwerking voor gemeente Lingewaard (kosten worden volledig door gemeente Lingewaard terugbetaald).
** 2019 t/m 2021: Is incl. 0,41 mlj. formatie uitvoering belastingsamenwerking. Zie toelichting bij bovenstaand *.
*** 2020: De stijging p-budget 2020 tov 2019 is vooral te verklaren door het CAO-akkoord 2019, de organisatie-ontwikkelingen en bestuurlijke ambities.
**** 2020: Uitgaven t/m september 2020.
***** 2021: Bedrag is incl. loonkosten-/premieontwikkeling (0,8 mlj.) en excl. budget uitvoering ICT samenwerking (0,5 mlj.) door gemeente Lingewaard.

Inkoop & contractmanagement

Voor het jaar 2021 concentreren wij ons voor wat betreft de inkoopfunctie op de kerntaken: ‘advisering aan de organisatie’, ‘wettelijke verplichte taken’ en de prioriteiten uit de uitvoeringsagenda 2018-2022.
De verdere professionalisering van de inkoopfunctie, waaronder ook contractmanagement, wordt de komende jaren doorgezet. Specifiek geven we aandacht aan hoe we met onze aanbestedingen kunnen bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van Duurzaamheid, Social Return en (lokaal) MKB.

In het kader van de leidende principes van onze bedrijfsvoering leggen we intern de focus op het 'partnership', waarbij we meer willen inzetten op de advisering 'hoe' we de behoefte van de interne klant beter kunnen inkopen. En wanneer er is ingekocht, hoe we die contracten beter kunnen managen. Daarbij houden we de wet- en regelgeving, maar uiteraard ook het algemene concernbelang in het oog.
Om meer grip te krijgen op het aantal aanbestedingen, werken we met een jaarlijkse inkoopkalender en is het werkproces zo ingericht dat budgethouders hun voorgenomen inkopen vanaf een laag bedrag al bij inkoop melden. Zo kunnen we een (meerjarige) strategische inkoopplanning maken en invulling geven aan het principe ‘beter en efficiënt’.

Communicatie

Overbetuwe wil een communicatieve, samenlevingsgerichte gemeente zijn. Dit streven sluit goed aan bij onze communicatievisie ‘Luisteren en verbinden’. In 2021 blijft deze visie daarom onze leidraad, met als drie pijlers:

Luisteren
We luisteren dagelijks naar signalen vanuit de samenleving, onder andere door omgevingsanalyse en monitoring van (sociale) media en gezamenlijke webcare met KCC. Belangrijke input komt ook uit de newsroom, waar ook collega’s van andere disciplines aansluiten. Deze signalen vertalen we naar issues en proactieve communicatie.

Verbinden
Het thema ‘verbinden’ wordt op de volgende wijze door de communicatie –experts vorm gegeven:
• Adviseren en ondersteunen van collega’s bij hun contacten met de samenleving . Vanuit bestuurscommunicatie leggen we continu de verbinding tussen gewenste inhoud van het bestuur en de informatiebehoefte van inwoners.
• Actieve betrokkenheid bij het voorbereiden en regisseren van gesprekken met inwoners of stakeholders (o.a. klankbordgroep of bewonersavond). Zo wordt letterlijk de buitenwereld met de binnenwereld verbonden en vice versa. In 2021 beheren we binnen het online team alle online kanalen, waaronder de sociale media en onze toptakenwebsite. Deze blijven we continu doorontwikkelen, zodat deze qua dienstverlening aansluiten bij de veranderende wensen en behoeften van de samenleving.
• Actieve betrokkenheid bij de implementatie van de Visie op interactie met de samenleving en bij de voorbereiding van de Omgevingswet, waarin participatie een belangrijke rol speelt.

Communicatiekracht organisatie versterken
Alle medewerkers van de gemeente Overbetuwe communiceren. De communicatiekracht van de organisatie wordt in 2021 verder versterkt door:
• (strategisch) communicatieadvies en -uitvoering bij alle speerpunten uit de uitvoeringsagenda 2018-2022 van het college en het focusplan van de directie;
• een verdere uitbreiding van Nivo (social intranet);
• advisering bij het opzetten en uitvoeren van participatietrajecten;
• effectieve werkvormen voor (online) bijeenkomsten;
• de ontwikkeling en het gebruik van social media, infographics en animaties;
• de inzet van betrokkenheidsprofielen;
• trainingen Klare Taal;
• advisering en ondersteuning van de verdere organisatieontwikkeling, waarin van alle collega’s gevraagd wordt een communicatieve, open opstelling te hebben naar de vragen en behoeftes van de samenleving

Informatievoorziening

Optimale informatievoorziening gaat altijd over de vraag naar ondersteuning die er vanuit de business is. De ontwikkelrichting daarin wordt enerzijds gedreven door interne ontwikkelingen maar anderzijds ook door landelijke of zelfs wereldwijde technologische ontwikkelingen. Dat zal terug te zien zijn in de aandachtsgebieden die we vastleggen in het nieuw op te stellen Informatiebeleidsplan. Dit plan borduurt voort op de ontwikkelrichtingen die ook dit jaar al zijn ingezet, te weten:
• Doorontwikkeling van de informatieorganisatie
• Ondersteunen van de ontwikkelingen voor de specifieke domeinen
• Verdere invoering van het Zaakgericht Werken
• Ontwikkelen van Datagedreven werken
• Informatieveiligheid
Als gevolg van de Coronacrisis heeft een aantal projecten dat vorig jaar was ingezet vertraging opgelopen. De volgende projecten hebben het komend jaar (nog steeds) onze aandacht, passend bij de hierboven geschetste aandachtsgebieden:

Doorontwikkelen van professioneel Functioneel Beheer (onderdeel van doorontwikkeling van de informatieorganisatie)
Functioneel beheerders vormen de verbinding tussen de interne organisatie en de ICT. Daar de ICT als gevolg van de samenwerking met Lingewaard wat meer op afstand is komen te staan, is deze ontwikkeling nog relevanter geworden voor Overbetuwe. In 2021 gaan we ons vooral focussen op de rol van de functioneel beheerder en het borgen van de processen die onder verantwoordelijkheid van deze rol vallen.

Grip op de informatievoorziening in het Sociaal Domein (onderdeel van ondersteunen van de ontwikkelingen voor de specifieke domeinen)
De informatievoorziening binnen het Sociaal Domein behoeft een herijking. Door de snelle invoering van de Decentralisaties in 2015, en daarop volgende aanpassingen in wetgeving in het Sociaal Domein is er veel modulair toegevoegd. Het gevolg is dat de applicaties de eindgebruiker onvoldoende ondersteunen en dat er te weinig bruikbare managementinformatie gegenereerd kan worden, wat leidt tot frustratie. Het is daarom nu tijd om de gehele keten van applicaties binnen het domein door te lichten en in te richten volgens de visie op het Sociaal Domein. Overigens heeft dit project ook een raakvlak met het Datagedreven werken en het Zaakgericht werken.

Informatievoorziening van de Omgevingswet (onderdeel van ondersteunen van de ontwikkelingen voor de specifieke domeinen)
Hoewel de implementatie van de Omgevingswet met een jaar is uitgesteld, betekent dit niet dat we op onze handen kunnen gaan zitten. De aanschaf van de applicaties die benodigd zijn voor de ondersteuning van de Omgevingswet is gedaan in 2020, maar de inrichting en implementatie zullen plaatsvinden in 2021.

Zaakgericht werken
Al in 2019 zijn we gestart met de invoering van het Zaakgericht Werken en in 2020 zijn we hiermee verder gegaan, waarbij we een nieuwe Functioneel Beheerder voor het zaaksysteem hebben aangetrokken. Ook in 2021 zullen we verder gaan met het uitrollen van het systeem, waarbij de focus niet alleen meer zal liggen op het werken in het zaaksysteem zelf, maar ook op het koppelen van diverse applicaties waarmee we de archiefwaardige opslag van documenten en een efficiëntere manier van werken kunnen borgen.

Datagedreven werken
In 2020 hebben we als organisatie de eerste stappen gezet in het datagedreven werken. Op basis van concrete vraagstukken vanuit de organisatie zijn een aantal interactieve dashboards ontwikkeld, waarmee medewerkers zelf hun informatievraag kunnen beantwoorden. Dit was feitelijk in pilot-vorm. In 2021 willen we dit verder uitbreiden en een meer duurzame en toekomstvaste configuratie implementeren die uit te breiden en aan te passen is op de wensen van de organisatie.

Informatieveiligheid
Informatieveiligheid wordt een steeds belangrijker onderdeel van onze informatievoorziening. Dit geldt zowel voor de ‘harde’ ICT, alsook voor de inrichting van applicaties, het autoriseren van medewerkers hiervoor, en voor het sturen op gedrag van de eindgebruikers. Wij zijn daarbij als gemeente gehouden aan de zgn. BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). De eisen die daarin gesteld worden, worden ieder jaar kritischer beoordeeld. Ook vinden er steeds vaker cyberaanvallen plaats op overheidsinstanties. Daarom is het belangrijk dat we tijdig de juiste maatregelen nemen. Op dit moment kunnen we die nog bekostigen uit de bestaande middelen, maar de verwachting is dat dit in de toekomst niet meer toereikend zal zijn.

Juridische zaken

Jaarlijks wordt aan de hand van kengetallen zoals aantallen en uitkomsten van bezwaren, rechtszaken en aansprakelijkstellingen onderzocht of de organisatie juridisch in control is en of de juridische kwaliteit van werkprocessen voldoende is. Indien noodzakelijk worden verbeteracties ingezet, bijvoorbeeld op het gebied van kennisontwikkeling en -uitwisseling, kwaliteit van regelgeving, bevoegdheden, te gebruiken formats en sjablonen. Daarnaast richten we ons in 2021 op de volgende onderwerpen dan wel ontwikkelingen.

Digitalisering van bekendmakingen
De Wet elektronische publicaties is aangenomen. Dit houdt de verplichting in om vanaf 1 januari 2021 officiële publicaties online bekend te maken via de website officielebekendmakingen.nl. Voor enkele officiële publicaties gaat deze verplichting in op 1 januari 2022. In 2021 doen we de voorbereiding hiervoor.

Inwerkingtreding Omgevingswet
Op 1 januari 2022 treedt de Omgevingswet in werking. Ruimtelijke regelgeving moet verwerkt worden in het Omgevingsplan. Hier is een aantal jaren de tijd voor, maar de voorbereidingen hiervoor lopen al. Juridische zaken adviseert hierover aan de projectgroep Omgevingswet.

Privacy en gegevensbescherming
Op 25 mei 2018 trad de AVG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. Onze gemeentelijke organisatie is zich er bewust van geworden dat er voorzichtig omgegaan moet worden met data en heeft meer controle over te verwerken data. Om de bewustwording op structurele wijze te borgen, houden we blijvend aandacht voor het vergroten van kennis en aandacht voor de AVG. Ook gaat de organisatie in 2021 een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen en vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen.

Bezwaarschriften
De bezwaarschriftencommissie werkt zoveel als mogelijk digitaal. Het indienen van een bezwaarschrift kan digitaal worden ingediend middels het formulier op de website van de gemeente Overbetuwe. Ook is het nog altijd mogelijk het bezwaarschrift in te dienen per post. De commissieleden werken digitaal, ook tijdens zittingen. Voor ieder bezwaarschrift wordt een digitaal dossier aangelegd in het zaaksysteem InProces. Alle correspondentie, stukken en informatie worden hier op een veilige en betrouwbare manier opgeslagen. Voor wat betreft de correspondentie en uitwisseling van dossiers en stukken naar partijen, wordt sinds begin 2020 voor zowel de zaken in Kamer I (sociaal domein) als voor zaken in kamer II (fysiek domein) zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van het beveiligde emailsysteem Zivver.

Wijzigingswet Wet open overheid (Woo)
Op 2 januari 2019 is de Woo bij de Tweede Kamer ingediend. Zodra de wet in werking treedt geldt de inspanningsverplichting voor bestuursorganen om bij de uitvoering van hun taak uit eigen beweging documenten actief openbaar te maken. Daarbij gaat het in ieder geval om informatie over het beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie. Deze informatie moet duurzaam en toegankelijk worden gearchiveerd en gemakkelijk gevonden en geraadpleegd kunnen worden. We gaan verder met inventariseren wat er nodig is voor de implementatie van deze wetgeving. Om gemeenten hierbij te ondersteunen is het VNG project Digitale Archieven op orde van start gegaan. De gemeente Overbetuwe is bij het project aangesloten.

Beleidsindicatoren bedrijfsvoering

Indicator Werkelijk 2017 Werkelijk 2018 Werkelijk 2019 Begroot 2020 Begroot 2021 Bron
Formatie: aantal Fte per 1.000 inwoners - 6,93 6,73 7,08 7,07 Interne bron
Bezetting: aantal Fte per 1.000 inwoners - 5,43 5,27 5,43 6,2 Interne bron
Apparaatkosten: kosten per inwoner - 645,2 631,68 630,48 636,19 Interne bron
Externe inhuur: kosten inhuur externen als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen - 0,24 0,22 0,19 0,17 Interne bron
Overhead: % van totale lasten - 0,16 0,12 0,15 0,14 Interne bron