V. Bedrijfsvoering

In deze paragraaf komen de verschillende onderwerpen op het terrein van de bedrijfsvoering aan de orde. We schetsen welke activiteiten we dit jaar uitvoerden en blikken terug op de verschillende onderwerpen die niet gekoppeld zijn aan een speerpunt uit de Uitvoeringsagenda 2018-2022. De speerpunten staan in programma 9 'Financiën en Bedrijfsvoering'.

Visie op bedrijfsvoering Overbetuwe
Voor een optimale dienstverlening aan onze inwoners en collega’s heeft de gemeente Overbetuwe een dienstverleningsconcept en bedrijfsvoeringvisie ontwikkeld die op elkaar aansluiten en die basis vormen voor de verdere doorontwikkeling. Waar de coronacrisis in 2020 veel operationele effecten heeft gehad op onze bedrijfsvoering, hebben we ons in 2021 meer kunnen focussen op de doorontwikkeling en verdere professionalisering van de bedrijfsvoering. De komende jaren zetten we ons verder in om de bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen, waarbij we rekening houden met de toenemende risico’s op het gebied van informatiebeveiliging en de afhankelijkheid van de ICT.

Ontwikkeling agenda / kernwaarden
De richting voor de verdere professionalisering van de organisatie is neergelegd in de herijkte koers van de gemeentelijke organisatie (Organisatievisie en koers Overbetuwe 2020). Uit de koers van de organisatie volgen ontwikkelopdrachten waar de focus op ligt de komende jaren. Deze ontwikkelopdrachten hebben we begin 2021 gebundeld in de Ontwikkelagenda 2021-2022. Onze vier kernwaarden (eigenaarschap, resultaatgericht, coöperatief, zelfbewust) lopen hier als een rode draad doorheen, alsook de vier vastgestelde pijlers (basis op orde, heldere richting, minder regels en meer kader, warme zakelijkheid). Een belangrijke pijler is heldere richting voor onze medewerkers; we brengen daarom in kaart welke ontwikkeling ons personeelsbestand moet maken om onze toekomstige opgaven / dienstverlening te kunnen blijven realiseren.

Ontwikkelingen
Naast de organisatie brede ontwikkelingen, is ook gewerkt aan een aantal specifieke ontwikkelingen, zoals de interactievisie en de Omgevingswet. Deze zijn onderdeel van de Uitvoeringsagenda, waardoor ze in deze paragraaf buiten beschouwing worden gelaten.

Effecten corona
De effecten van corona (zoals o.a. de thuiswerkverplichting en weinig / geen fysieke bijeenkomsten mogelijk) hebben ervoor gezorgd dat we in 2021 minder aandacht konden besteden aan organisatieontwikkeling dan gepland. Wel stelden we richtlijnen vast voor het toekomstige hybride werken binnen de organisatie. Deze stagnatie heeft ook effecten op het benutten van het budget Organisatieontwikkeling. Voor een toelichting wordt verwezen naar onderstaand overzicht onder het kopje 'Verklaren, bestemmen en overhevelen onderbesteding P-budget'.

Arbo / verzuim
In 2021 is het verzuimpercentage 6,7% (2020: 6,7%). Vanaf de coronacrisis in maart 2020 laten het kortdurend verzuim en de meldingsfrequentie een ruime daling zien ten opzichte van 2019. De verklaring hiervoor kan zijn dat het thuiswerken hierop een positieve invloed heeft. We zien deze tendens ook kantelen naar een coronamoeheid en behoefte meer op kantoor aanwezig te zijn. Daarentegen laat het langdurend verzuim een stijging zien waarvan het merendeel niet / moeilijk beïnvloedbaar is. We hebben ingezet op verzuimreductie door een verzuimtraining voor het management, het gebruik van periodieke verzuimanalyses en de inzet van een preventieadviseur door de arbodienst.

Overzicht verzuimontwikkeling 2017 – 2021 (excl. zwangerschap).

	2017	2018	2019	2020	2021
Norm Overbetuwe	4%	4%	4%	5,4%*	5,4%*
Werkelijk Overbetuwe	6,9%	6,8%	6,7%	6,7%	6,7%
Landelijke gemeente	5,4%	5,8%	5,8%	5,5%	**
Landelijk gemeenten 20.000-50.000	5,3%	5,6%	5,4%	5,4%	**

*             De ziekteverzuimnorm is geactualiseerd op 5,4% (i.p.v. 4%). Dit percentage is realistischer o.b.v. de landelijke kengetallen die o.a. zijn opgenomen in de VNG Personeelsmonitor.

 **         Cijfers zijn nog niet beschikbaar.

Ontwikkeling Personeelsbudget

Ontwikkeling personeelsbudget 2017 - 2021

(Bedragen x € 1mln.)	2017	2018	2019	2020	2021
Totale omvang personeelsbudget o.b.v. primaire begroting in miljoen	€ 19,6	€ 22,5*	€ 23,8**	€ 26,4**	€ 26,3** / ***
Totale omvang personeelsbudget o.b.v. aangepaste begroting (incl. mutaties)	€ 22,0	€ 24,0	€ 25,3	€ 26,0	€ 26,8
Werkelijke uitgaven personeelsbudget	€ 22,4	€ 24,4	€ 25,3	€ 25,6	€ 26,1

*             Is incl. de loonkosten voor 22 fte verhoging v.d. formatie t.b.v. de decentralisatie sociaal domein en incl. € 0,41 miljoen voor de formatie van de gemeente Lingewaard i.h.k.v. de belastingsamenwerking (kosten worden volledig door gemeente Lingewaard terugbetaald).
**          Is incl. € 0,41 miljoen van de formatie van de gemeente Lingewaard.
***        De taakstelling van € 345.000 is in dit bedrag verwerkt.

Verklaren, bestemmen en overhevelen onderbesteding P-budget
Het P-budget 2021 resulteert in een onderbesteding van incidenteel € 720.000 afgerond (€ 26,8 aangepaste begroting en € 26,1 werkelijke uitgaven). De onderbesteding is onder meer te verklaren door de effecten van corona. Voor een verklaring van de onderbesteding wordt verwezen naar onderstaand overzicht. Door extra aanvragen van omgevingsvergunningen zijn er circa € 100.000 extra personeelslasten gemaakt bij team omgeving. Hier staan de extra inkomsten van de aanvragen van omgevingsvergunningen op taakveld 8.3 tegenover en dus is dit budgettair neutraal. Voor een groot gedeelte van deze onderbesteding is het voorstel conform onderstaand overzicht deze te bestemmen vanuit het saldo van de jaarrekening 2021 naar 2022.

Bedrag	Toelichting	Bestemmen voor 2022
€   70.000*	In 2021 is budget gereserveerd voor functiewaarderings-trajecten. Deze zijn in 2021 niet volledig afgerond en dit vindt in 2022 plaats. De uitkomst kan een terugwerkende kracht werking hebben.	€ 70.000 voor fuwa-trajecten met  eventuele terugwerkende kracht werking.
€ 330.000*	Dit bedrag is met name te verklaren door het niet volledig benutten van het opleidingsbudget, budget meerkeuze-menu, budget reis- en verblijfkosten, restant budget Cao salarisontwikkeling en meer inkomsten vanuit het UWV.	Voorstel € 225.000 te bestemmen voor verbetering primaire dienstverleningsprocessen.
Bedrag	Toelichting	Overhevelen
€ 318.000*	Voor organisatieontwikkeling is in de Programma-begroting 2020 een bedrag opgenomen van incidenteel € 500.000, verdeeld over de periode 2020 t/m 2022. Door de genoemde effecten van corona wordt het grootste deel van dit bedrag benut in 2022. De voorbereidingen op grote trajecten in 2022, zoals SPP, kernwaarden, MD-traject hebben wel plaatsgevonden in 2021.	€ 318.000 voor  organisatieontwikkeling.
€ 718.000*	Afgerond totaal onderbesteding P-budget 2021.

*Bedragen zijn afgerond.

 

Systematiek en evaluatie P-budget
Onderstaand wordt een opgave gedaan van de (inhuur)kosten en formatie en/of budgetten in verband met de WGR. Dit naar aanleiding van de aanbeveling die is gedaan bij evaluatie van het P-budget en deze luidt; geef bij de jaarrekening de werkelijke omvang aan van de:
a.            (inhuur)kosten uit projectgelden;
b.            formatie en/of budgetten die op basis van de WGR bij samenwerkingsverband zijn ondergebracht.

1. Inhuurkosten
   De totale inhuurkosten (incl. projecten) zijn in onderstaand overzicht opgenomen. De totale inhuurkosten 2021 laten een daling zien van 7% ten opzichte van 2020 en 28% ten opzichte van 2018.

 

Inhuur 2021	Totaal inhuur	Inhuur tlv P-budget	Inhuur tlv taakveld	Investeringen / projecten	Grexen  e.d.
Inhuur tlv P-budget	3.059.159	3.059.159
Inhuur ziekte, personele knelpunten	322.923	322.923
Inhuur tlv P-budget/ overige budgetten (budget overgeheveld naar P-budget)	149.043	149.043
Totaal inhuur tlv P-budget 2021		3.531.623
Inhuur tlv overige budgetten	2.218.060		1.167.509	603.129	447.421*
Totaal inhuur 2021	5.749.683	3.531.623	1.167.509	603.129	447.421*
Totaal inhuur 2020	6.193.197	4.802.932	465.387	548.625	376.253
Totaal inhuur 2019	6.739.200	5.103.000	1.062.000	176.200	398.000
Totaal inhuur 2018	8.065.000	7.027.000	215.000	577.000	246.000

* De kosten van inhuur maken deel uit van het totale grondexploitatieplan. Die kosten worden zoveel mogelijk gedekt uit grondverkopen. Jaarlijks wordt gerapporteerd over de (financiële)    ontwikkeling van de grondcomplexen.

b. WGR formatie en/of budgetten

De formatie en/of budgetten 2021 die op basis van de WGR bij samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht, staan in onderstaand overzicht. De formatie en/of bedragen die in het verleden in het kader van de wet zijn ondergebracht bij de ODRA en VGGM zijn niet opgenomen in onderstaand overzicht. De reden hiervoor is dat deze taken niet meer wettelijk belegd zijn bij de gemeente en we hierin als gemeente dus ook geen lokale keuze meer kunnen maken.

WGR / outsourcen 2021	Uitvoering door	Formatie (Fte)	Kosten gebaseerd op aantal fte
ICT	Gemeente Lingewaard	7,8 fte	€ 669.000*
Leerplicht	MGR	2,4 fte	€ 168.000

*Kosten hoger dan begroot i.v.m. extra personele inzet corona en ziekte.

In 2021 is het zaaksysteem voor de processen inkoop en contractenbeheer voor de organisatie ingevoerd. Door de registratie van inkopen in het zaaksysteem wordt er geregistreerd op welke wijze er bijdrage is geleverd aan de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van Duurzaamheid, Social Return en (lokaal) MKB. Momenteel zijn er 126 lopende contracten geregistreerd. Door de registratie van lopende contracten en de regelmatige gesprekken tussen teammanagers en de inkoopadviseurs wordt er meer sturing gegeven aan een inkoopkalender. Zo geven we invulling aan het principe ‘beter en efficiënt’.

We gaven invulling aan onze communicatievisie ‘Luisteren en verbinden’ onder meer door:
• Dagelijks te luisteren naar signalen vanuit de samenleving, o.a. door omgevingsanalyse en monitoring van (sociale) media. In nauwe samenwerking met inhoudelijk betrokken collega’s en KCC vertaalden we deze signalen naar proactieve communicatie en andere relevante acties.
• De organisatie te adviseren en ondersteunen bij de communicatie met inwoners, ondernemers en organisaties, onder andere bij diverse grootschalige projecten zoals spoorkruisingen, Hart van Heteren en polikliniek Rijnstate.
• Betrokkenheid bij het opzetten en invoeren van het nieuwe participatiebeleid en bij de voorbereidingen voor de Omgevingswet.
Ook in 2021 heeft er veel communicatie plaats gevonden gerelateerd aan de Corona crisis. Gedurende het hele jaar informeerden we inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties over de ontwikkelingen op landelijk als op gemeentelijk niveau, en we ondersteunden en adviseerden onze collega’s daarbij. Daarnaast hebben onze communicatieadviseurs geadviseerd en ondersteund bij diverse online participatietrajecten. Interne communicatie via het intranet was een extra belangrijke factor voor de organisatie, in een jaar waarin veel mensen vooral thuis werkten.

Algemeen
Als we het hebben over optimale informatievoorziening, dan bedoelen we vooral dat de geleverde informatievoorziening / ICT voorziening aansluit op hetgeen de organisatie nodig heeft. Dit is het afgelopen jaar opgehaald in de organisatie en vastgelegd in het vernieuwde informatiebeleid. Dit geeft ons de komende jaren richting bij het ontwerpen, inrichten en uitvoeren van projecten binnen ons informatielandschap.

Doorontwikkeling van de informatieorganisatie
Organisatie breed hebben we een start gemaakt met de verdergaande professionalisering van de rol van functioneel beheerders. In het sociaal domein is het programma ‘Informatiekundige opgaven in het sociaal domein’ goed uit de startblokken gekomen. Hierbij worden de applicaties zodanig ingericht dat ze veel beter de werkprocessen ondersteunen, dat er meer geautomatiseerd gewerkt kan worden en daarmee een efficiencyslag behaald wordt. Ook zullen de cliënten van het Sociaal Domein meer digitaal zaken kunnen doen met de gemeente middels een applicatie die het afgelopen jaar is aangeschaft. In het fysiek domein heeft uitstel van de Omgevingswet ervoor gezorgd dat we langer te maken hebben met dubbele systemen. Enerzijds zijn we bezig geweest de nieuwe applicaties die de Omgevingswet gaan ondersteunen te implementeren en de werkprocessen hierin vorm te geven. Anderzijds is er nog steeds sprake van de WABO die wordt ondersteund in de oude applicaties. Dit uitstel heeft geleid tot hogere kosten. Wel heeft het ons de gelegenheid gegeven langer te kunnen oefenen met de nieuwe werkwijzen.

Verdere invoering zaakgericht werken
Een belangrijke focus van het afgelopen jaar lag op de organisatie brede implementatie van het Zaakgericht werken. We hebben gemerkt  dat de verandering behoorlijke impact had op de gebruikers. Er heeft dan ook veel nadruk gelegen op de begeleiding van de organisatie op dat vlak, en dit blijft een aandachtspunt.

Datagedreven werken en digitale werkomgeving
2021 kende ook de eerste stappen op het vlak van datagedreven werken. In het sociaal domein wordt inmiddels al volop gestuurd middels dashboards, in de rest van de organisatie worden op basis van concrete vraagstukken dashboards gebouwd.

In 2020 zijn we gestart met de ICT samenwerking met Lingewaard, maar bleven de ICT omgevingen gescheiden. Om het beheer te vereenvoudigen en kosten en kwetsbaarheid te verminderen is vorig jaar een aanbesteding gestart om te komen tot één omgeving voor beide gemeenten. De aanbesteding is inmiddels afgerond en er is gestart met het realiseren van de omgeving.

Informatieveiligheid
Tot slot, maar zeker niet het minst belangrijk, hebben we het afgelopen jaar ook de keerzijde van digitalisering steeds prominenter zien worden. Ter verbetering van onze informatiebeveiliging is in 2021 de uitvoering van een plan van aanpak gestart. Dit traject loopt volop, maar heeft enige vertraging opgelopen doordat er operationeel ook meer sprake was van meldingen over mogelijke informatiebeveiligingslekken, die steeds weer onderzocht moesten worden en waar nodig maatregelen moesten worden genomen. Het jaar eindigde met de Log4j-kwetsbaarheid die de gemoederen danig heeft beziggehouden. Hoewel we gelukkig iedere keer op tijd waren met het nemen van maatregelen, geeft het aan dat informatieveiligheid een steeds belangrijker onderdeel vormt in het zorgen voor optimale informatievoorziening. Een van de belangrijkste acties in de aanpak in het versterken van het bewustzijn rondom informatiebeveiliging binnen de organisatie, onder meer door een verplichte e-learning. Dit onderdeel is eind 2021 gestart en loopt nog in het begin van 2022 door.

Naast de reguliere concernwerkzaamheden genoemd in de begroting hebben we ons in 2021 specifiek gericht op de volgende zaken.

Digitalisering van bekendmakingen
De Wet elektronische publicatie algemene bekendmakingen en mededelingen (WEP) is op 1 juli 2021 in werking getreden. De elektronische bekendmaking is geïmplementeerd in de werkprocessen. Voor enkele officiële publicaties is een overgangsperiode tot 1 juli 2022. De implementatie daarvan loopt door in 2022.

Privacy en gegevensbescherming
Onze gemeentelijke organisatie is zich er bewust van geworden dat er voorzichtig omgegaan moet worden met data en heeft meer controle over de te verwerken data. Er is hernieuwde aandacht voor privacybewustzijn geweest, gelet op de nieuwe organisatiestructuur en de vele nieuwe medewerkers. Dit is gebeurd via AVG cursussen en een trainingsprogramma voor managers en voor de OR. Het verwerkingsregister is verder geactualiseerd. Dit is een continu proces. Alle verwerkingen zijn thans in beeld, alsook voor welke verwerkingen een verwerkersovereenkomst nodig is en of deze aanwezig is.

Bezwaarschriften
In 2021 heeft een verdere digitalisering van het proces behandeling bezwaarschriften plaatsgevonden. Waar bezwaarschriften al vanaf eind 2019 in een nieuw zaaksysteem werden afgehandeld zijn in de loop van 2021 alle medewerkers overgegaan tot het werken met dit systeem. Dit vereenvoudigt en versnelt de procedure. Voor de inwoner wordt hierdoor tevens de communicatie met de gemeente over zijn of haar bezwaarschrift vergemakkelijkt.

Wet open overheid (Woo)
Ten behoeve van de implementatie van de  Wet Open Overheid, is een projectgroep van start gegaan. De wet treedt op 1 mei 2022 in werking. Er geldt een inspanningsverplichting voor bestuursorganen om bij de uitvoering van hun taak uit eigen beweging documenten actief openbaar te maken. Daarbij gaat het in ieder geval om informatie over het beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie. Deze informatie moet duurzaam en toegankelijk worden gearchiveerd, en gemakkelijk gevonden en geraadpleegd kunnen worden.  Om gemeenten hierbij te ondersteunen is het VNG project Digitale Archieven op orde van start gegaan. De gemeente Overbetuwe is bij het project aangesloten. Voor de implementatie is een totale overgangstermijn van 8 jaar, die uit verschillende fases bestaat. In 2021 is geïnventariseerd welke documenten wanneer actief openbaar gemaakt moeten worden.

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
Deze wet gaat naar verwachting in op 1 januari 2023. Het wetsvoorstel geeft de inwoner recht om elektronisch berichten aan een bestuursorgaan te zenden op een door het bestuursorgaan bepaalde wijze. Er komt een zorgplicht voor ondersteuning bij alle communicatie met de overheid (ook niet elektronisch). Er is een projectgroep opgestart, die de implementatie van deze wet voorbereidt.