V. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingegaan op de bedrijfsvoering disciplines personeel & organisatie, communicatie, informatiemanagement & informatiebeveiliging, planning & control en rechtmatigheidsverantwoording. 
Een goede en efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het doelmatig en effectief uitvoeren van gemeentelijke taken voor inwoners, bedrijven en instellingen en het bestuur. In deze paragraaf wordt verslag gedaan van de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering in 2024; zo hebben we een ontwikkeling doorgezet in het genereren van stuurinformatie en hebben we stappen gezet bij het toekomstbestendig en veiliger maken van onze ICT. Daarnaast hebben we aandacht gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording die door het college van B&W wordt opgesteld bij de jaarstukken. 

In 2024 heeft de gemeente de communicatievisie geactualiseerd. De uitgangspunten zijn ‘samenlevingsgericht, communicatief en betrouwbaar’. Dit wordt bereikt door aandacht voor de processen van ‘luisteren, bespreken en vertellen’. Inwoners worden gerichter en proactiever geïnformeerd op basis van signalen uit de samenleving. De newsroom speelt hierin een centrale rol door maatschappelijke trends te duiden en communicatie daarop af te stemmen. Ook binnen het programma Participatiecultuur is gewerkt aan betere interactie en participatie met inwoners (zie programma 3). 
Daarnaast zijn de communicatiekanalen doorontwikkeld om beter aan te sluiten op de informatiebehoefte. We zetten als organisatie in op een continue dialoog: niet alleen informeren, maar ook luisteren en het gesprek aangaan.
De digitale toegankelijkheid is verder verbeterd, zodat inwoners gemeentelijke informatie makkelijker kunnen vinden en gebruiken (zie programma 6).

Informatiemanagement
In 2024 heeft de gemeente Overbetuwe verder gewerkt aan haar digitale werkomgeving. De gehele mailinfrastructuur is herzien en naar de Cloud gebracht. Hierbij zijn we wendbaarder en kunnen we voldoen aan complexere informatiebeveiligingseisen.

Met ons nieuwe financiële systeem krijgen we meer grip en kunnen we onze financiële administratie efficiënter afhandelen. We hebben ook meer dashboards ontwikkeld, zodat we beter kunnen sturen op basis van onze data.

Tot slot hebben we in 2024 grote stappen gezet om ons informatiebeheer verder op orde te brengen. Dit helpt ons om procesgericht te werken, maar bovenal om in lijn met de Wet Open Overheid transparanter te kunnen publiceren.

Informatieveiligheid
In 2024 heeft de gemeente Overbetuwe belangrijke stappen gezet in het versterken van de informatiebeveiliging. We hebben gewerkt aan het verbeteren van systemen, processen en medewerkers om te voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving en om voorbereid te zijn op de groeiende digitale dreigingen. We hebben het Informatiebeveiligingsbeleid herzien en afgestemd op de nieuwste wetgeving, zoals BIO 2.0 en NIS2. Het beleid richt zich op het vernieuwde dreigingsbeeld en zorgt ervoor dat we klaar zijn voor toekomstige risico’s.
Het principe ‘Security & Privacy by Design’ is verder geïmplementeerd, waardoor we IT-initiatieven nu altijd op beveiliging en privacy beoordelen tijdens het IT-intakeboard voordat ze worden doorgevoerd. Dit helpt ons risico’s vroegtijdig te identificeren en aan te pakken.

Het bewustmaken van medewerkers over informatiebeveiliging heeft in 2024 prioriteit gekregen. We zijn gestart met een bewustwordingsprogramma en streven ernaar dat iedereen zijn rol pakt in het beschermen van gemeentelijke informatie.

In 2024 hebben we een risicogericht Informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) geïntroduceerd, waarmee we beveiligingsrisico’s systematisch in kaart brengen en beheersen.
Met de implementatie van een Security Information and Event Management (SIEM)-oplossing en een Security Operations Center (SOC) hebben we in 2024 grote vooruitgang geboekt. Deze systemen bieden realtime inzicht in de beveiliging van onze IT-infrastructuur. In september 2024 is samen met gemeente Lingewaard gestart met een pilot, waarvan de resultaten in 2025 worden meegenomen voor de definitieve oplossing.

Tot slot hebben we een GAP-analyse uitgevoerd van BIO 2.0 en NIS2. De inzichten uit deze analyse zijn verwerkt in onze roadmap, waarmee we ons voorbereiden op toekomstige wetgeving en cyberdreigingen. Doordat de Cyberbeveiligingswet pas eind 2025 definitief wordt kan het zijn dat er nog aanvullende maatregelen nodig zijn gezien deze nu nog niet volledig in beeld zijn.

De cyberbeveiligingswet wordt ingevoerd in aansluiting op de Europese NIS2-richtlijn; De EU heeft deze richtlijn ingevoerd omdat de digitale veiligheid van onze samenleving en economie steeds vaker onder druk staat. Ook voor onze gemeente is het van belang dat we de juiste maatregelen nemen om aan deze wetgeving te voldoen en daarmee onze digitale veiligheid te waarborgen.

De inkooptrajecten t.b.v. de realisatie van MFC de Wanmolen zijn voorbereid en diverse IT applicaties aanbestedingen (o.a. zaak- en archief) zijn afgerond. Bij deze en overige inkoop uit 2024 zijn diverse duurzaamheidsdoelstellingen (incl. SROI verplichtingen) opgenomen.

De doelstellingen uit het programma duurzaamheid hebben we voor inkoop uitgewerkt in een actieplan Maatschappelijk verantwoord inkopen en opdrachtgeven.

In 2023 zijn er voorbereidingen getroffen door de VNG voor de actualisatie van het VNG model inkoop en aanbesteding beleid. In 2025 gebruiken we dit model om ons inkoop- en aanbestedingsbeleid te actualiseren. 

Organisatieontwikkeling
In 2024 hebben we verder invulling gegeven aan de organisatieontwikkeling die in 2020 in gang is gezet via de destijds vastgestelde Organisatievisie en koers Overbetuwe. Onze visie geeft aan wie we willen zijn en waar we naar toe willen groeien. We hebben aan deze organisatieontwikkeling gewerkt door sturing op houding en gedrag en door sturing op resultaten. 

In het organisatieplan staan strategische, domeinoverstijgende opgaven op het vlak van organisatieontwikkeling die extra aandacht behoeven in een jaar. In 2024 betrof het de thema’s Dienstverlening; Participatiecultuur; Binden, boeien en blijven ontwikkelen; Warme zakelijkheid. Ten aanzien van het verbeteren van onze dienstverlening is geïnvesteerd in het ontwikkelen van een dienstverlenende houding. Tevens hebben we onze managementinformatie verder ontwikkeld om beter te kunnen sturen op de resultaten en is, mede in het kader van de invoering van de WMEBV en de WOO, geïnvesteerd in het verder ontwikkelen van onze dienstverleningsprocessen en achterliggende bedrijfsvoering. De kernwaarden van onze organisatie (eigenaarschap, resultaatgericht, zelfbewust en coöperatief) zijn daarbij nog altijd leidend in ons handelen.
In het thema Binden boeien en ontwikkelen hebben we diverse activiteiten ondernomen om onze positie op de arbeidsmarkt te versterken door ons te profileren als een aantrekkelijke werkgever. Om onze medewerkers te blijven boeien, hebben we gewerkt aan rolduidelijkheid, beleid op het gebied van vitaliteit, het versterken van de samenwerking en het bevorderen van de interne mobiliteit.

Met betrekking tot het onderwerp Warme zakelijkheid zijn we meer gaan sturen op het maken en nakomen van afspraken. We hebben het lerend vermogen in de organisatie gestimuleerd door elkaar rechtstreeks aan te spreken en we hebben door middel van opleidingen en trainingen geïnvesteerd in het bestuurlijk-ambtelijk samenspel.

Tevens hebben we in 2024 verder opvolging gegeven aan de aanbevelingen uit twee uitgevoerde evaluaties in 2023. Dit betreft de evaluatie van de hoofdstructuur & verfijning, organisatievisie en koers en de evaluatie van de systematiek van het personeelsbudget. Dit heeft onder meer geleid tot een aanpassing van de organisatiestructuur en een tijdelijke investering in de formatie. 

Personeel
Verzuimontwikkeling
Het verzuim laat in 2024 een stijging zien ten opzichte van 2023 en blijft om aandacht vragen. In de programmabegroting 2025 is opgenomen welke inspanningen worden gedaan om meer grip te krijgen op het (preventief) verzuim. De adviezen die bijvoorbeeld voortvloeien uit de RI&E, Arbodienst worden hierbij meegenomen. Een groot gedeelte van het verzuim bestaat uit langdurig verzuim, waarvan een ruim aandeel niet beïnvloedbaar is. Onderstaand een overzicht van de ontwikkeling van het verzuim over de periode 2021 t/m 2024.

*Norm bijgesteld op basis van de VNG-personeelsmonitor 2023.

**Bron jaarlijkse uitgave VNG Personeelsmonitor

Kaderstellende systematiek P-budget 

In 2024 (januari) heeft de raad een besluit genomen over de Evaluatie systematiek P-budget. Aan de actiepunten op basis van het raadsbesluit is uitvoering gegeven of deze ligt in 2025 of later. Een van de besluiten is dat de nieuwe Berenschot- (7,3 fte per 1.000 inwoners) en Overbetuwerichtlijn (7,7 fte per 1.000 inwoners) is vastgesteld. Over de ontwikkeling van de richtlijn en andere besluiten wordt gerapporteerd in de P&C-cyclus. 

Ontwikkeling P-budget 2021 -2024
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de financiële ontwikkeling van het p-budget 2021 t/m 2024.

Toelichting onderbesteding P-budget
Het totale P-budget 2024 resulteert in een incidenteel voordeel van € 866.000 afgerond (€ 32,1 aangepaste begroting en € 31,2 werkelijke uitgaven). Het P-budget is verdeeld in vier onderdelen en deze zijn Loonkostenbudget, Loongerelateerde budgetten, Niet loongerelateerde budgetten en P-gerelateerde budgetten. Het eenmalig voordeel is als volgt te verklaren.

Loonkostenbudget
Het loonkostenbudget laat een ruime onderbesteding zien van € 605.000*. Het voordeel is met name te verklaren door het later invullen van vacatures, afname van inhuur die ten laste komt van het p-budget (zie ontwikkeling inhuur in onderstaande tabel) en het signaal dat is afgegeven in de 1^e berap over het eenmalig voordeel schuldhulpverlening.

Overige budgetten
De Loon-, Niet loon- en P-gerelateerde budgetten laten per saldo een eenmalig voordeel zien van  € 261.000*. De Niet loongerelateerde budgetten laten een nadeel zien en Loon- en P-gerelateerde een voordeel. Het voordeel is met name te verklaren door meer UWV-gelden (o.a. door herberekeningen) die wij hebben ontvangen, minder uitgaven aan opleidingen en personele knelpunten.

Inzicht WGR en Inhuurkosten
Onderstaand wordt een opgave gedaan van de (inhuur)kosten en formatie en/of budgetten in verband met de WGR. Dit naar aanleiding van de aanbeveling die is gedaan bij de evaluatie P-budget en deze luidt; geef bij de jaarrekening de werkelijke omvang aan van de:
a. (inhuur)kosten uit projectgelden;
b. formatie en/of budgetten die op basis van de WGR bij samenwerkingsverband zijn ondergebracht.

a.    InhuurkostenDe totale inhuurkosten (incl. projecten) zijn in onderstaand overzicht opgenomen.

*              De inhuurkosten maken deel uit van het totale grondexploitatieplan. Die kosten worden zoveel mogelijk gedekt uit grondverkopen. Jaarlijks wordt gerapporteerd over de (financiële) ontwikkeling van de grondcomplexen.

**            De inhuurkosten 2024 laten een ruime daling zien ten opzichte van 2023. Dit is met name ter verklaren door het invullen van vacatures waarop eerder werd ingehuurd..

Indicatoren

In 2024 hebben we gewerkt op basis van het stuurmodel en het Intern Controleplan 2024. De materialiteit voor de rechtmatigheidsverklaring door het college is op 12 december 2023 door de raad vastgesteld, met een rechtmatigheidsgrens van 3% en een rapportagegrens van € 100.000. Daarnaast is op dezelfde datum het normenkader voor 2024 vastgesteld, waarbij de wijzigingen in het normenkader op 3 december 2024 door de raad zijn goedgekeurd.
De planning- en controlcyclus (P&C) verliep volgens plan. De programmabegroting, bestuursrapportages en jaarrekening zijn tijdig en binnen de vastgestelde kaders opgeleverd. Dit vormde niet alleen een solide basis voor bestuurlijke besluitvorming, maar droeg ook bij aan transparante communicatie met de gemeenteraad en andere belanghebbenden. Om de voortgang en resultaten overzichtelijk te presenteren, is in de P&C-documenten gebruik gemaakt van een kleurensysteem. De organisatie, het college en de auditcommissie hebben gezamenlijk de uitgangspunten voor het gebruik van de verschillende kleuren vastgesteld, zodat interpretatie en duiding uniform zijn. 
Ook in 2024 hebben we Power BI ingezet voor zowel interne als externe stuurinformatie. Het platform ondersteunt het visualiseren van data en het verkrijgen van inzicht in prestaties en trends. We blijven werken aan het verder ontwikkelen van de interne stuurinformatie, waarmee we onze sturingsmogelijkheden verder optimaliseren.
In deze jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording door het college over 2024 opgenomen. Eventuele onrechtmatigheden worden hierin vermeld.

Net als bij de jaarrekening 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) van toepassing voor de gemeente. Hierin is onder andere de verplichting opgenomen voor het college om de rechtmatigheidsverklaring af te geven als onderdeel van de jaarrekening. Het college heeft de raad gevraagd om de Financiële verordening gemeente Overbetuwe 2024 (artikel 212 Gemeentewet), de Verordening controle financiële beheer en organisatie gemeente Overbetuwe 2023 en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Overbetuwe 2023 (artikel 213a Gemeentewet) vast te stellen. Echter het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn nog niet aangepast op grond van de Wvdr. 
 
Het college legt door middel van de rechtmatigheidsverklaring in deze jaarrekening verantwoording af over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. De verklaring gaat over drie onderdelen, het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik. In de verklaring worden alle fouten en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens van 3% opgenomen. Aanvullend daarop wordt in deze paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven op fouten en onduidelijkheden boven de door de raad bepaalde rapportagegrens van € 100.000. De verantwoording- en rapportagegrens 2024 en het normenkader 2024 is door de raad vastgesteld op 3 december 2024. Vervolgens hebben we het intern controleplan opgesteld en de werkzaamheden gedurende het jaar op grond van het controleplan uitgevoerd. Hieronder valt ook het opstellen van een zogenaamde spendanalyse.  
 
We constateren in 2024 een beperkt aantal afwijkingen die per saldo binnen de verantwoordingsgrens blijven. Op basis hiervan heeft het college de (financiële) rechtmatigheidsverklaring afgegeven.  
 
We lichten kort de afwijkingen toe. Bij het begrotingscriterium hebben we vastgesteld dat de lasten beperkt zijn overschreden. Deze zijn verklaarbaar omdat we ook aanvullende opbrengsten hebben die daar tegen over staan.  
 
Daarnaast hebben we voor € 0,5 miljoen aan onrechtmatigheden op het gebied van het voorwaardencriterium (acht leveranciers). Dit gaat over uitgaven die europees aanbesteed hadden moeten worden. Het betreft met name de totaal uitgaven van contracten die opgeteld over de jaren 2021 tot en met 2024 over de aanbestedingsgrens heen gaan. Dit betreft twee ICT-contracten met een totaalbedrag van € 0,2 miljoen uit het verleden, die meer gegroeid zijn dan toegestaan binnen de aanbestedingsregels. Het vervolg hierop is het aanbesteden van deze contracten in 2025. Daarnaast is er een onrechtmatigheid ten aanzien van de inhuur van € 0,2 miljoen. Deze onrechtmatigheid is veroorzaakt doordat snel gestart moest worden met inhuur. Begin 2025 is deze inhuur volgens de aanbestedingsregels ingevuld. 
 
We hebben een aantal maatregelen die moeten bijdragen aan het voorkomen van deze onrechtmatigheden. Een maatregel is dat alle inkopen groter dan € 10.000 via het inkoopbureau gaan. Hiermee willen we aan de voorkant van het proces borgen dat we de juiste aanbestedingsprocedure volgen. Daarnaast volgen we met een spendanalyse hoe uitgaven zich in de loop van de tijd ontwikkelen bij een leverancier. 
 
Op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik zien we geen afwijkingen. We hebben in 2022 de Nota voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld. We hanteren de uitgangspunten van deze Nota als leidraad voor het inbedden van dit thema in de bestaande processen. Het bestaande beleid zetten we voort en zo nodig anticiperen we op gewijzigde regelgeving.

Een geval van verdenking van fraude 
In 2024 is een geval van verdenking van fraude geconstateerd door de organisatie. De aanleiding betrof een openstaande leges factuur (€ 500) en het onjuist toepassen van regelgeving (toepassen termijn).  Na een aanmaning is het openstaande bedrag alsnog volledig voldaan. De betrokken medewerker is inmiddels uit dienst en er is aangifte gedaan bij de politie. Er zijn geen verdere financiële gevolgen voor de gemeente.