|
Onderwerp |
Advies rekenkamer |
Raadsbesluit |
Follow up (maart 2025) |
|
Op 8 maart 2024 heeft de Rekenkamer een brief aangeboden aan de raad met daarin haar conclusies en aanbevelingen. Deze is niet geagendeerd voor behandeling in een raadsvergadering. |
N.v.t.
|
N.v.t. |
|
|
Onderzoek ‘Sturen op projecten’ |
Ten aanzien van het college van B&W: 1. Voltooi zo spoedig mogelijk het (nu nog concept-) handboek en laat de daarin opgenomen werkwijze en afspraken formeel bekrachtigen en voorts implementeren. 2. Aansluitend op aanbeveling 1: borg de implementatie van projectmatig werken binnen de organisatie, zowel voor fysieke als sociale projecten (mogelijk in aangepaste vorm). 3. Geen aanbeveling. 4. Stel (conform de kaders uit het concept-handboek) projectopdrachten op en laat deze formeel vaststellen. 5. Zie toe op het nakomen van afspraken met betrekking tot het administreren en documenteren van projecten, conform de kaders uit het concept-handboek. Verminder de kwetsbaarheid van de organisatie. 6. Zie aanbeveling 5. 7. Normeer het kleurgebruik in voortgangs- en projectenboeken, zie toe op een juist gebruik en voorzie deze van een toelichting. 8. Evalueer. Niet alleen het proces maar ook het doelbereik. 9. Zie toe op de naleving van afspraken ten aanzien van de bestuurlijke verantwoording. 10. Zie toe op het borgen van ervaring en ambtelijk geheugen binnen de organisatie, breng balans aan tussen vaste formatie en (de mate van) inhuur. Benut daarvoor als startpunt de leerpunten uit de in deze rekenkamerrapportage beoordeelde projecten.
Ten aanzien van de gemeenteraad: 11. Zie toe op de adequate opvolging van de aanbevelingen uit deze rapportage. Laat u periodiek informeren. |
d.d. 16 april ’24: 1. Vast te stellen het rekenkamerrapport ‘Sturen op projecten’; 2. Het college te verzoeken de volgende aanbevelingen uit te voeren: a. Voltooi zo spoedig mogelijk – maar uiterlijk december 2024 - het (nu nog concept-) handboek en laat de daarin opgenomen werkwijze en afspraken formeel door het college bekrachtigen en voorts implementeren. Informeer de raad over de bekrachtiging door het college. b. Aansluitend op aanbeveling a: borg de implementatie van projectmatig werken binnen de organisatie, zowel voor fysieke als sociale projecten (mogelijk in aangepaste vorm). c. Stel (conform de kaders uit het concept-handboek) projectopdrachten op en laat deze formeel vaststellen. d. Zie toe op het nakomen van afspraken met betrekking tot het administreren en documenteren van projecten, conform de kaders uit het concept-handboek. e. Normeer het kleurgebruik in voortgangs- en projectenboeken, zie toe op een juist gebruik en voorzie deze van een toelichting, met ingang van het projectenboek (met de stand van zaken per 1 januari 2024) - conform Stuurmodel Overbetuwe 2020 revisie 2023. f. Evalueer niet alleen het proces maar ook het doelbereik. g. Zie toe op de naleving van afspraken ten aanzien van de bestuurlijke verantwoording. h. Zie toe op het borgen van ervaring en ambtelijk geheugen binnen de organisatie, breng balans aan tussen vaste formatie en (de mate van) inhuur. Benut daarvoor als startpunt de leerpunten uit de in deze rekenkamerrapportage beoordeelde projecten. i. Informeer de raad 2x per jaar over de stand van zaken m.b.t. de hierboven genoemde aanbevelingen, zowel bij het vaststellen van het projectenboek als bij de voortgangsrapportage ruimtelijke projecten. 3. Als raad toe te zien op de adequate opvolging van de onder 2 genoemde aanbevelingen. 4. Het projectenboek (met stand van zaken per 1 januari) en de voortgangsrapportage (met de stand van zaken per 1 juli) worden ter vaststelling aan de raad voorgelegd – conform Stuurmodel Overbetuwe 2020 revisie 2023. |
M.b.t. beslispunt 2: a. Voltooi zo spoedig mogelijk – maar uiterlijk december 2024 - het (nu nog concept-) handboek en laat de daarin opgenomen werkwijze en afspraken formeel bekrachtigen en voorts implementeren. Informeer de raad over de bekrachtiging door het college. Het Handboek projectmatig werken is in de collegevergadering van 17 december 2024 vastgesteld. De raad is daarover middels een raadsinformatiememo (2024-036241) geïnformeerd.
b. Aansluitend op aanbeveling a: borg de implementatie van projectmatig werken binnen de organisatie, zowel voor fysieke als sociale projecten (mogelijk in aangepaste vorm). Om de implementatie goed te laten verlopen, is draagvlak noodzakelijk. De implementatie is gestart tijdens het opstellen van het handboek, maar nog niet afgerond. Om te komen tot een goede borging van projectmatig werken in de organisatie is tevens de “Lijst met aanbevelingen implementeren en borgen projectmatig werken” opgesteld en vastgesteld door het MT. De raad is daarover middels een raadsinformatiememo (2024-036241) geïnformeerd.
c. Stel (conform de kaders uit het concept-handboek) projectopdrachten op en laat deze formeel vaststellen. De organisatie zal deze aanbeveling verder implementeren in de werkprocessen.
d. Zie toe op het nakomen van afspraken met betrekking tot het administreren en documenteren van projecten, conform de kaders uit het concept-handboek. De organisatie zal deze aanbeveling verder implementeren in de werkprocessen.
e. Normeer het kleurgebruik in voortgangs- en projectenboeken, zie toe op een juist gebruik en voorzie deze van een toelichting met ingang van het projectenboek (met de stand van zaken per 1 januari 2024) - conform Stuurmodel Overbetuwe 2020 revisie 2023. In samenwerking met de auditcommissie hebben we gewerkt aan een eenduidige definitie voor kleuren. Niet alleen niet alleen in het projectenboek, maar in alle P&C documenten. U bent hierover op 10 december jl. geïnformeerd. Dit zal worden toegepast bij het eerstvolgende projectenboek en de eerstvolgende voortgangsrapportage.
f. Evalueer niet alleen het proces maar ook het doelbereik. De organisatie zal deze aanbeveling verder implementeren in de werkprocessen.
g. Zie toe op de naleving van afspraken ten aanzien van de bestuurlijke verantwoording. De organisatie zal deze aanbeveling verder implementeren in de werkprocessen.
h. Zie toe op het borgen van ervaring en ambtelijk geheugen binnen de organisatie, breng balans aan tussen vaste formatie en (de mate van) inhuur. Benut daarvoor als startpunt de leerpunten uit de in deze rekenkamerrapportage beoordeelde projecten. De organisatie zal deze aanbeveling verder implementeren in de werkprocessen.
i. Informeer de raad 2x per jaar over de stand van zaken m.b.t. de hierboven genoemde aanbevelingen, zowel bij het vaststellen van het projectenboek als bij de voortgangsrapportage ruimtelijke projecten. De raad krijgt twee keer per jaar inzicht in de stand van zaken van de projecten via de documenten projectenboek een verkorte voortgangsrapportage.
M.b.t. beslispunt 4: dit is opgenomen in de reguliere P&C-cyclus en wordt sinds ’24 zo uitgevoerd. |
|
Rol van de raad in tijden van crises |
Aan de gemeenteraad: a. Laat u zeker eenmaal per raadsperiode informeren over de crisisorganisatie en uw rol daarbinnen. b. Zie actief toe op een adequate behandeling van informatie en evaluaties. c. Zie toe op een adequate(re) archivering van documenten. d. Laat op basis van een goede evaluatie een draaiboek opstellen ten aanzien van de continuïteit van het bestuur en de positie van de raad tijdens (eventuele) toekomstige crises.
Aan het college van B&W: a. Heb nadrukkelijk aandacht voor de (informatie-)positie van de gemeenteraad. |
d.d. 1 oktober 2024: 1. Vast te stellen het rekenkamerrapport ‘Rol van de raad in tijden van crises’ en de volgende aanbeveling: a. Zie actief toe op een adequate behandeling van informatie en evaluaties. 2. Het college te verzoeken de volgende aanbevelingen uit te voeren: a. Informeer de gemeenteraad eenmaal per raadsperiode over de crisisorganisatie en de rol van de raad daarbinnen. b. Draag zorg voor een adequate(re) archivering van documenten. c. Stel op basis van een goede evaluatie een draaiboek op ten aanzien van de continuïteit van het bestuur en de positie van de raad tijdens (eventuele) toekomstige crises. d. Heb nadrukkelijk aandacht voor de (informatie-)positie van de gemeenteraad. |
2.
Tijdens een crises zal het college nadrukkelijk aandacht hebben voor de (informatie-) positie van de gemeenteraad. |
|
Invoering Omgevingswet Overbetuwe |
“Op basis van bovenstaande conclusies wordt aanbevolen om het implementatieplan te actualiseren en te voorzien van een duidelijke tijdsplanning (mijlpalenplanning), zodat de gemeenteraad de voortgang over meerdere jaren kan volgen.” |
d.d. 11 februari ’25:
1. Vast te stellen het rekenkamerrapport ‘Invoering Omgevingswet Overbetuwe’. 2. Het college te verzoeken de volgende aanbeveling uit te voeren: a. het implementatieplan te actualiseren en te voorzien van een duidelijke tijdsplanning (mijlpalenplanning), zodat de gemeenteraad de voortgang over meerdere jaren kan volgen. |
Het implementatieplan bestaat uit een 6-tal sporen. Bijvoorbeeld de actualisatie van de Omgevingsvisie of tijdelijke en definitieve Omgevingsplan. Diverse sporen kennen hun eigen bestuurlijke (besluitvorming)proces. De sporen die (nog) geen eigen proces kennen, lijnen we in Q1 ’25 verder uit. In april volgt dan collegebespreking. Daarna kan het geactualiseerde plan gedeeld worden met de raad. Naast het gebruikte VNG-overzicht ‘minimale acties’, zijn er meer overzichten van uit te voeren acties. Deze zullen worden doorgenomen en waar mogelijk krijgen acties een plek in het geactualiseerde implementatieplan. Houding en gedrag zit verweven in diverse sporen en vele acties. In spoor 4 komt deze echter expliciet aan de orde. Borging en reflectie zal dan ook hoofdzakelijk in dat spoor een plek krijgen. |
|
Toetsing verduurzaming gemeentelijk vastgoed (incl. DoeMee onderzoek Energiebesparingsplicht en Verduurzaming gemeentelijk vastgoed) |
Is nog niet afgerond. |
|
n.v.t. |