V. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingegaan op de bedrijfsvoering disciplines personeel & organisatie, communicatie, informatiemanagement & informatiebeveiliging en planning & control.

Een goede en efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het doelmatig en effectief uitvoeren van gemeentelijke taken voor inwoners, bedrijven en instellingen en het bestuur. Het is een voorwaarde voor een goede dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en instellingen. Daarom werken we aan een moderne, duurzame en toekomstbestendige bedrijfsvoering, passend bij de veranderende samenleving en de behoeften van onze inwoners en gemeenschappen.

Hieronder wordt per discipline beschreven wat we hebben gedaan en gerealiseerd op het gebied van onze bedrijfsvoering. Voor wat betreft de ontwikkelingen aangaande de Wet Open Overheid is, conform de voorschriften van de BBV, vanaf dit jaar een aparte paragraaf opgesteld.

In 2023 is de uitrol van het beleid aangaande participatiecultuur gestart en concreet handen en voeten gegeven; we verwijzen hiervoor naar programma 3, paragraaf 3.1. Daarnaast zijn een aantal resultaten bereikt ten aanzien van de verbetering van de websites, digitale toegankelijkheid en digitale dienstverlening, we verwijzen hiervoor naar programma 6, doelstelling 6.1, Toegang tot diensten, producten en informatie. 

Tevens hebben we de newsroom, als kloppend hart van de communicatie, verder ontwikkeld om het mediabeeld en relevante ontwikkelingen in en voor de samenleving met elkaar te delen en te duiden. Vanuit deze duiding worden passende communicatieacties ondernomen zoals aanvullende informatie op onze (vernieuwde) website(s), campagnes op social media en gerichte bijeenkomsten voor specifieke doelgroepen. 

Op het gebied van werken met beschikbare gegevens hebben we in 2023 voortgebouwd op de daarvoor ingeslagen weg. We hebben een dataspecialist benoemd ten behoeve van de optimalisatie van de inrichting van het datawarehouse; dit om onze data beter te kunnen beheren en de kwaliteit te borgen. Daarnaast zijn de voorbereidingen getroffen voor het kunnen inrichten van het nieuwe datawarehouse om verantwoord werken met gegevens verder te kunnen optimaliseren. Tevens zijn voorbereidingen gestart voor het inrichten van dashboards waarop inwoners openbare bronnen kunnen inzien.

We zijn in 2023 ook gestart met het implementeren van een systeem om veilig digitaal en binnen het kader van betreffende wet- en regelgeving op een veilige en archiefwaardige manier te kunnen samenwerken met inwoners, ondernemers en andere partijen. Tot slot is er in 2023 uitvoering gegeven aan de implementatie van het nieuw financieel systeem. Datum van livegang was in de 3^de week van 2024.

De start van de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem is in 2023 opgestart. De voorbereidingen om het zaak- en procesgericht werken onder de aandacht te brengen en te versterken bij alle medewerkers is tevens opgestart waarvan de implementatie in 2024 zal volgen.

Informatiebeveiliging
In algemene zin kan worden gesteld dat gemeente Overbetuwe qua informatiebeveiliging het afgelopen jaar de nodige, geplande en ongeplande, stappen heeft moeten zetten om de digitale weerbaarheid van onze gemeente op het gewenste beveiligingsniveau te houden. Zo heeft er opvolging plaatsgevonden op alle bevindingen die voortkwamen uit het Rekenkameronderzoek uit 2021.

In 2023 heeft er een marktverkenning plaatsgevonden naar securitymonitoringssystemen. Dit heeft nog niet geleid naar een definitieve keuze van een bepaald systeem. In 2024 wordt een keuze gemaakt wie ons gaat ondersteunen in de dienstverlening op het gebied van een securitymonitoringssysteem.

Om voldoende grip te houden op de in de BIO en AVG vereiste maatregelen is het van belang om deze onderdelen goed in kaart te brengen, overzicht te houden en verantwoording te geven over de voortgang. De selectie en implementatie van een systeem hiervoor (Information Security Management System (ISMS)) stond op de roadmap van 2023. Gezien de omvang van dit traject en de samenwerking die we hierin willen doen met Lingewaard, wordt de selectie en implementatie van dit systeem opgepakt in 2024.

Technologische ontwikkelingen en frequenter gebruik van Artificial Intelligence (AI) binnen software hebben een steeds grotere impact. In 2023 heeft gemeente Overbetuwe een verkenning gedaan rondom AI. Dit zal in 2024 verder gedetailleerd worden dan wel opvolging krijgen. Technologische vernieuwingen (en daarmee ook gewijzigde/nieuwe inzichten) zullen immers blijvend zijn.

De inkooptrajecten t.b.v. de realisatie van het Multifunctioneel sportcentrum Elst en diverse IT applicaties (financieel pakket) zijn afgerond. Bij deze en overige inkoop uit 2023 zijn diverse duurzaamheidsdoelstellingen en SROI verplichtingen opgenomen. In verband met capaciteitstekort als gevolg van een moeilijk in te vullen vacature, hebben we in 2023 minder aandacht kunnen geven aan de doorontwikkeling van de inkoopfunctie en is dit een aandachtspunt voor 2024.

Organisatieontwikkeling
Op basis van onze organisatievisie uit 2020 heeft het MT het Organisatieplan 2023 opgesteld. Hieronder geven we de belangrijkste behaalde resultaten van het Organisatieplan 2023 weer.

Om de sturing op een aantal primaire dienstverleningsprocessen te verbeteren, is een dashboard voor het management ontwikkeld. Om de meldingen Openbare Ruimte beter en sneller af te handelen, is de Fixi app geïntroduceerd. Verder hebben we in 2023 het klachtenproces strakker ingericht en een extern onderzoek uit laten voeren naar de telefonische dienstverlening en e-mailafhandeling door de organisatie.

Het binden, boeien en blijven ontwikkelen van medewerkers blijft van belang zodat ze vitaal, veilig en met plezier hun werk kunnen uitvoeren. In 2023 hebben we in dit kader het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers vernieuwd, de online opleidingstool Overbetuwe Academie geïmplementeerd en een nieuwe arbeidsmarktbenadering uitgewerkt.

Om de gewenste participatiecultuur te bereiken, is er in 2023 gewerkt aan het samenstellen van een ‘gereedschapskist’ voor medewerkers om participatie in de juiste vorm en inhoud toe te passen. Daarnaast hebben we het werken met procesagenda’s geïmplementeerd en inzichtelijk gemaakt welke kennis, vaardigheden, houding en gedrag benodigd is om de gewenste ontwikkeling te bereiken.

Evaluatie organisatiestructuur en koers
Volgens afspraak hebben we in 2023 de organisatiestructuur en koers laten evalueren, waar we sinds 2020 mee werken, om te bezien of we de destijds beoogde doelen bereikt hebben.

De hoofdconclusies uit de evaluatie zijn dat de hoofdstructuur en organisatievisie robuust zijn, verfijning van de hoofdstructuur nodig is op een aantal punten en er meer nodig is dan structuur om de beoogde doelen te behalen. De aanbevelingen nemen we allemaal over. Een aantal aanbevelingen was eenvoudig uit te voeren en dat is ook afgerond. De uitwerking van een aantal andere aanbevelingen vergt formele besluitvorming en de afstemming hierover heeft de rest van 2023 in beslag genomen. Dit krijgt in 2024 een vervolg.

Strategische Personeels Planning (SPP)
Aan een aantal actiepunten die voortvloeien uit het SPP-traject is uitwerking gegeven. Een aantal actiepunten zijn expliciet opgenomen in het Organisatieplan 2023 en hieraan is ook uitvoering gegeven. Uitwerking is gegeven aan onder andere het optimaliseren van de formatie (zie programma-begroting 2024), uitvoeren van functiewaarderingstrajecten, herijken arbeidsmarktbenadering, optimaliseren van het leermanagementsysteem (Overbetuwe Academie) en personeelsontwikkeling. 

(Preventief) verzuim
Verzuimontwikkeling
Het verzuim laat in 2023 een lichte daling zien ten opzichte van 2022 maar blijft om aandacht vragen. Een groot gedeelte van het verzuim bestaat uit langdurig verzuim, waarvan een ruim aandeel niet beïnvloedbaar is. In 2023 is de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. De uit de RI&E  voortvloeiende actiepunten zijn opgenomen in een Plan van aanpak (PvA). In samenwerking met de Arbodienst geven we uitvoering aan het PvA en de verzuimanalyse.  

	2020	2021	2022	2023
Norm Overbetuwe	5,4%	5,4%	5,4%	6,5%*
Werkelijk Overbetuwe	6,6%	6,7%	8,4%	8,1%
Landelijk gemeenten	5,5%	5,8%	6,7%	**
Landelijk gemeenten 20.000 - 50.000 inwoners	5,4%	5,8%	6,5%	**

*Norm bijgesteld op basis van de VNG-Personeelsmonitor 2022.
 **Verzuimcijfers zijn nog niet bekend.

Kaderstellende Systematiek P-budget
In 2023 is de evaluatie van de systematiek P-budget uitgevoerd door het externe bureau Berenschot. In vervolg hierop is een raadsvoorstel Evaluatie systematiek P-budget voorgelegd aan de raad en wordt uitvoering gegeven aan het raadsbesluit. 

Ontwikkeling P-budget 2020 -2023
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de financiële ontwikkeling van het p-budget 2019 t/m 2023. 

(Bedragen x € 1mln.)	2020	2021	2022	2023
Totale omvang personeelsbudget o.b.v. primaire begroting in miljoen	26,4 */**	26,3 */**	26,5 */***	26,8 */***
Totale omvang personeelsbudget o.b.v. aangepaste begroting (incl. mutaties)	26,0	26,8 **	26,9 ***	29,4 ** / *** / ****
Werkelijke uitgaven personeelsbudget	25,6	26,1	27,1	29,4

*       2020 t/m 2023: Incl. budget uitvoering belastingsamenwerking en excl. budget uitvoering ICT-samenwerking

         door gemeente Lingewaard.
**      2020 t/m 2023: Stijging is m.n. te verklaren door Cao-akkoorden, organisatieontwikkelingen en bestuurlijke ambities.
***     2022 en 2023: Incl. taakstelling en excl. tijdelijk toegekende budgetten Organisatieontwikkeling.        

****    2023: Incl. loonkosten voortvloeiend uit het Uitvoeringsprogramma 2022-2026 en 19 maatregelenpakket.

Verklaren, bestemmen en overhevelen onderbesteding overige P&O-gerelateerde budgetten
Het P-budget 2023 resulteert in een incidenteel nadeel van € 15.000 afgerond (€ 29,7* aangepaste begroting en € 29,7* werkelijke uitgaven). Voor een verklaring van de onderbesteding van het P-budget en verantwoording van het incidentele voordeel op de overige P&O-gerelateerde budgetten wordt verwezen naar onderstaand overzicht. Voor de onderbesteding van de P&O-gerelateerde budgetten Organisatieontwikkeling en Investeren in Kennis en kunde wordt voorgesteld deze over te hevelen naar 2024.

Bedrag	Toelichting	Overhevelen / vrijval
	Personeelsbudget (P-budget) 2023
€  15.000* Eenmalig nadeel	Het totale P-budget 2023 laat een incidenteel nadeel zien van € 15.000 afgerond. Het P-budget is verdeeld in vier onderdelen en deze zijn 1. Loonkostenbudget, 2. Loongerelateerde budgetten, 3. Niet loongerelateerde budgetten en 4. P-gerelateerde budgetten. Het loonkostenbudget, niet loongerelateerde budgetten en P-gerelateerde budgetten laten een incidenteel nadeel zien en deze worden gecompenseerd door het voordeel op de loongerelateerde budgetten.	Nadeel
	Overige incidentele P&O-gerelateerde budgetten 2023
€ 191.400* Eenmalig voordeel	Voor organisatieontwikkeling is incidenteel € 500.000 (Programmabegroting 2020) begroot,  verdeeld over de periode 2020 t/m 2022. In 2022 is een bedrag overgeheveld naar 2023. De gemaakte kosten in 2023 konden opgevangen worden door reguliere budgetten. Het voorstel is om het incidentele bedrag van € 191.400 te laten vrijvallen. Als voor de vervolgstappen extra budget wenselijk is wordt dit t.z.t. gerapporteerd in de bestuursrapportages.	Vrijval
€ 150.000 Eenmalig voordeel	In 2023 is het incidentele budget voor investeren in kennis en kunde, juiste mens op juiste plek niet benut. Dekking van de gemaakte kosten kon plaatsvinden uit reguliere budgetten en het incidentele budget organisatieontwikkeling.	Vrijval
€   43.200* Eenmalig voordeel	In het kader van hybride werken is de lokale regeling Hybride werken en thuiswerkfaciliteiten  vastgesteld. Voor het aanschaffen van thuiswerkfaciliteiten is een incidenteel budget beschikbaar vanaf 2022 en vanaf 2023 een structureel budget. Op deze regeling is een geringer beroep gedaan dan eerder is ingeschat. Dit resulteert in een incidenteel voordeel van € 43.200.	Vrijval
- €     15.000*	Eenmalig nadeel structureel P-budget
€   384.600*	Eenmalig voordeel incidentele Overige P&O-gerelateerde budgetten

*Bedragen zijn afgerond.

 

Afspraken systematiek en evaluatie P-budget
Onderstaand wordt een opgave gedaan van de (inhuur)kosten en formatie en/of budgetten in verband met de WGR. Dit naar aanleiding van de aanbeveling die is gedaan bij de evaluatie P-budget en deze luidt; geef bij de jaarrekening de werkelijke omvang aan van de:
a. (inhuur)kosten uit projectgelden;
b. formatie en/of budgetten die op basis van de WGR bij samenwerkingsverband zijn ondergebracht.

1. Inhuurkosten
   De totale inhuurkosten (incl. projecten) zijn in onderstaand overzicht opgenomen.
   
   
   

Inhuur 2023	Totaal inhuur	Inhuur tlv P-budget	Inhuur tlv taakveld	Investeringen / projecten	Grexen  e.d.
Inhuur tlv P-budget	2.858.025	2.858.025
Inhuur ziekte, personele knelpunten	1.114.805	1.114.805
Inhuur tlv P-budget/ overige budgetten (budget overgeheveld naar P-budget)	769.619	769.619
Totaal inhuur tlv P-budget 2023		4.742.449
Inhuur tlv overige budgetten			2.592.200	733.562	332.077*
Totaal inhuur 2023**	8.400.288	4.742.449	2.592.200	733.562	332.077*
Totaal inhuur 2022	7.459.061	3.844.416	2.463.781	724.728	426.136*
Totaal inhuur 2021	5.749.683	3.531.623	1.167.509	603.129	447.421*
Totaal inhuur 2020	6.193.197	4.802.932	465.387	548.625	376.253*

*   De inhuurkosten maken deel uit van het totale grondexploitatieplan. Die kosten worden zoveel mogelijk gedekt uit grondverkopen. Jaarlijks wordt gerapporteerd over de (financiële) ontwikkeling van de grondcomplexen.

** De inhuurkosten 2023 laten een stijging zien ten opzichte van 2022. Dit is met name te verklaren door inhuurkosten voor investeringen Sociaal Domein waarvan in 2024 structureel budget is toegevoegd aan het P-budget 2024, effecten krappe arbeidsmarkt, vervanging ziekte.

b. WGR formatie en/of budgetten
De formatie en/of budgetten 2023 die op basis van de WGR bij samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht, staan in onderstaand overzicht. De formatie en/of bedragen die in het verleden in het kader van de wet zijn ondergebracht bij de ODRA en VGGM zijn niet opgenomen in onderstaand overzicht. De reden hiervoor is dat deze taken niet meer wettelijk belegd zijn bij de gemeente en we hierin als gemeente dus ook geen lokale keuze meer kunnen maken.

 

WGR / outsourcen 2023	Uitvoering door	Formatie (Fte)	Kosten gebaseerd op aantal fte
ICT	Gemeente Lingewaard	7,5 fte	€ 799.000
Leerplicht	MGR	2,4 fte	€ 181.000

Indicator	Realisatie 2021	Begroot 2022	Realisatie 2022	Begroot 2023**	Realisatie 2023
Formatie: aantal Fte per 1.000 inwoners	7,1	6,7*	6,8*	6,7*	6,9**
Bezetting: aantal Fte per 1.000 inwoners	6,4	6,3	6,4	6,3	6,6**
Apparaatkosten: kosten per inwoner	641,5	649,5	654,6	655,7	732,4
Externe inhuur tlv P-budget	16%	13%	17%	15%	19%
Externe inhuur tlv P-budget incl overige budgetten	21%	17%	25%	19%	25%
Overhead: % van totale lasten	13%	14%	13%	15%	12%
*Excl. Formatie Uitvoeringsprogramma en diverse genomen raadsbesluiten. ** Incl. Formatie Uitvoeringsprogramma en diverse genomen raadsbesluiten.

We hebben in  2023 de planning en control versterkt door het verder ontwikkelen van stuurinformatie en het rapporteren over afwijkingen. Bij het opstellen van de managementrapportages maken we steeds meer gebruik maken van data. Het investeren in het gebruik en toepassing van gerichte dashboards, draagt bij aan het sturen op alle gewenste niveaus in de organisatie. 

In 2023 hebben we het stuurmodel met de auditcommissie geëvalueerd. Het belangrijkste aandachtspunt voor wat betreft de sturing van de raad, is de integratie van onderliggende rapportages, zoals de monitor sociaal domein. 

Over 2023 voeren we de rechtmatigheidsverantwoording van het college in. Dit betekent dat het college, voorafgaand aan de accountantscontrole, een verklaring afgeeft over de rechtmatigheid van alle inkomsten en uitgaven in 2023. 

Over 2023 heeft het college een verklaring inzake de rechtmatigheidsverantwoording gegeven. Deze verklaring maakt onderdeel uit van de jaarrekening en is daarin opgenomen. De verklaring gaat over drie onderdelen, het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik.

We hebben voorafgaand aan het verslagjaar, met de Raad afspraken gemaakt over de werkwijze, de toleranties en het normenkader. Vervolgens hebben we een interne controleplan opgesteld en uitgevoerd. Nieuw is dat we ook zelf een zogenaamde spendanalyse hebben opgesteld.

We constateren een beperkt aantal afwijkingen die per saldo binnen de tolerantiegrenzen blijven. Op basis hiervan heeft het college de verklaring afgegeven.

We lichten kort de afwijkingen toe. Bij het begrotingscriterium hebben we vastgesteld dat de lasten beperkt zijn overschreden. Deze zijn verklaarbaar omdat we ook aanvullende opbrengsten hebben die daar tegen over staan. 

Daarnaast hebben we voor € 0,6 miljoen aan onrechtmatigheden op het gebied van het voorwaardencriterium. Dit gaat over uitgaven die europees aanbesteed hadden moeten worden. Het betreft met name de totaal uitgaven van contracten die opgeteld over een aantal jaren over de aanbestedingsgrens heen gaan. Dit betreft twee ICT-contracten met een totaalbedrag van €0,3 miljoen uit het verleden, die meer gegroeid zijn dan toegestaan binnen de aanbestedingsregels. Het vervolg hierop is het aanbesteden van deze contracten. We kunnen echter niet alle ICT-applicaties tegelijkertijd vernieuwen, aangezien dat risico’s met betrekking tot de continuïteit zou kunnen veroorzaken. Daarnaast is er een onrechtmatigheid ten aanzien van de inhuur van € 0,1 miljoen. Deze onrechtmatigheid is veroorzaakt doordat het benoemen van een vaste dienstbetrekking voor de betreffende functie langer heeft geduurd dan vooraf was ingeschat.

We hebben een aantal maatregelen genomen die moeten bijdragen aan het voorkomen van deze onrechtmatigheden. Een maatregel is dat alle inkopen groter dan € 10.000 via het inkoopbureau gaan. Hiermee willen we aan de voorkant van het proces borgen dat we de juiste aanbestedingsprocedure volgen. Daarnaast volgen we met een spendanalyse hoe uitgaven zich in de loop van de tijd ontwikkelen bij een leverancier .

Op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik zien we geen afwijkingen. We hebben in 2022 de Nota voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik  opgesteld. We hanteren de uitgangspunten van deze Nota  als leidraad voor het inbedden van dit thema in de bestaande processen. Het bestaande beleid zetten we voort en zo nodig anticiperen we op gewijzigde regelgeving.