V. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingegaan op de bedrijfsvoering disciplines communicatie, informatiemanagement & informatiebeveiliging, personeel & organisatie planning & control en rechtmatigheidsverantwoording. Een goede en efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het doelmatig en effectief uitvoeren van gemeentelijke taken voor inwoners, bedrijven en instellingen en het bestuur. In deze paragraaf wordt verslag gedaan van de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering in 2025. Zo hebben we afgelopen jaar gewerkt aan het verbeteren van onze processen en hebben we een nieuw zaaksysteem ingevoerd. Ook is gewerkt aan het vernieuwen en veiliger maken van onze ICT en informatievoorziening.

In 2025 werkte de gemeente Overbetuwe verder aan dienstbare, zichtbare en benaderbare communicatie. De in 2024 vastgestelde communicatievisie is verder verankerd in de organisatie. Hierdoor is scherper neergezet wat we communiceren en hoe we dat doen. De content- en kanaalstrategie is geprofessionaliseerd, zodat we onze communicatiemiddelen gerichter en effectiever inzetten. Ook is de digitale toegankelijkheid verder verbeterd, waardoor inwoners gemeentelijke informatie makkelijker kunnen vinden en gebruiken (zie programma 6).

Communicatieadviseurs ondersteunden vakafdelingen actief bij participatietrajecten. Zij adviseerden over de participatieaanpak, betrokkenheidsprofielen en passende interactievormen. Dit droeg bij aan gerichte voorbereide participatie met inwoners. Ook binnen het programma Participatie is gewerkt aan goede interactie en participatie met inwoners (zie programma 3).

Tot slot is geïnvesteerd in de communicatieve vaardigheden van een deel van de medewerkers. Via trainingen in direct duidelijk communiceren zijn medewerkers beter toegerust om zelf helder en begrijpelijk te communiceren.

Informatiemanagement
In 2025 hebben we gewerkt aan het optimaliseren van processen en het transparanter communiceren met inwoners. Eind 2025 hebben we een nieuw zaaksysteem in gebruik genomen. Tegelijkertijd hebben we de basis voor een nieuw digitaal loket voor aanvragen en antwoorden (de Persoonlijke Internet Pagina) gelegd en processen gedigitaliseerd.

We hebben data uit verschillende informatiesystemen overgebracht naar het Datawarehouse. Daardoor konden we nieuwe dashboards met sturingsinformatie in gebruik nemen en kunnen we nu beter sturen op diverse beleidsterreinen.

We hebben het beheer van de ICT-infrastructuur ondergebracht in de ICT-samenwerking met de gemeente Lingewaard. Samen hebben we deze samenwerking geëvalueerd. De verbeterpunten uit die evaluatie verwerken we nu in het verder optimaliseren van onze werkwijzen.

We hebben geïnvesteerd in het verder op orde brengen van ons informatiebeheer. Zo kunnen we voldoen aan de eisen vanuit de Wet Open Overheid en de te verwachte aanpassingen aan de Archiefwet. Ook werken we zo aan een meer transparante overheid.

Informatieveiligheid
De Geopolitieke situatie is sterk veranderd. Hierdoor is het gesprek over en de behoefte aan digitale weerbaarheid (onder andere digitale autonomie) sterk toegenomen. Het doel daarbij is dat data van en over Nederlanders niet in handen komt van bedrijven en instellingen buiten de Europese Unie.

In VNG-verband heeft 97% van de gemeenten zich uitgesproken dat dergelijke autonomie alleen in gezamenlijkheid gerealiseerd kan worden. Deze tendens tot samenwerking wordt collectivisering genoemd. Overbetuwe heeft zich aangesloten bij deze uitspraak en volgt deze ontwikkeling nauwgezet.

In 2025 heeft Artificial Intelligence (AI) een grote vlucht genomen. Halverwege het afgelopen jaar hebben we een visie op AI vastgesteld en een beleidskader ontwikkeld. We volgen de ontwikkelingen binnen de VNG op dit thema nauwgezet en sluiten onze aanpak daarbij aan.

De inkooptrajecten t.b.v. de levering van bedrijfsauto’s, gebiedsgerichte soorten management en diverse ICT-aanbestedingen (o.a. EHRM en kassa, leerlingen volg en verhuur systeem de Helster) zijn afgerond. Bij deze aanbestedingen zijn diverse duurzaamheidsdoelstellingen (incl. SROI-verplichtingen) opgenomen. De acties uit het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkoop (MVOI) zijn opgepakt. In 2026 wordt het plan van aanpak geactualiseerd en wordt onder meer ingezet op kennisontwikkeling breed in de organisatie.

Vanwege de vertraging van het opleveren van het zaaksysteem zijn de contracten nog niet ondergebracht in het financieel systeem, omdat een koppeling hiervoor nog gerealiseerd gaat worden. Dit gaat komend jaar plaatsvinden.

In 2025 zijn voorbereidingen getroffen voor de actualisatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid door de VNG. De VNG heeft in december het model hiervoor gepubliceerd. In 2026 gebruiken we dit model om ons inkoop- en aanbestedingsbeleid te actualiseren. Hierbij wordt ook de link gelegd met MVOI. 

Organisatieontwikkeling
In 2025 is de verfijning van de hoofdstructuur van de gemeente Overbetuwe geëvalueerd. In het kader van deze evaluatie hebben van mei tot en met augustus 2025 gesprekken plaatsgevonden. Er is met name input opgehaald bij de organisatieonderdelen waar wijzigingen in de structuur hebben plaatsgevonden. Ook is gesproken met collegeleden. In de gesprekken stond centraal hoe de verfijning van de hoofdstructuur werd ervaren.

Op basis van deze evaluatie heeft het college op 16 december 2025 besloten de huidige organisatiestructuur voor een jaar voort te zetten. Voor de jaren daarna wordt in 2026 een besluit genomen. Eind 2025 is een pilot gestart voor de aansturing van het Domein Fysiek. Deze bestaat uit het opnieuw inrichten van een team Beleid en daarnaast een team Projecten. Daarnaast krijgt het team de Helster/de Wieken een eigen teammanager.

Over de tijdelijk toegevoegde functies heeft het college eind 2025 besloten in te stemmen met het voorstel van de gemeentesecretaris om het grootste deel daarvan in 2026 voort te zetten. Er zijn echter ook een aantal functies niet voortgezet.

Personeel
Preventie en Verzuim
De sturing op preventie en verzuim is aangescherpt en er heeft periodieke monitoring plaatsgevonden van het RI&E-plan. Het verzuim liet in 2025 een stijging zien ten opzichte van 2024. Een groot gedeelte van het verzuim bestaat uit langdurig verzuim en we zagen een toename van het langdurig verzuim. In 2025 is dan ook in samenwerking met de Arbodienst extra aandacht besteed aan een (groot) aantal langdurig verzuimdossiers. Deze inspanning laat inmiddels zijn effecten zien door het terugdringen van deze dossiers. In 2026 verwachten we dat dit zichtbaar is in de verzuimcijfers als de instroom van verzuim beperkt blijft. In 2025 is meer het accent gelegd op preventie. Dit wordt in 2026 voortgezet op basis van de aanbevelingen uit het jaarverslag 2025 van de Arbodienst.

Onderstaand een overzicht van de ontwikkeling van het verzuim over de periode 2022 t/m 2025.

 * Norm is aangepast o.b.v. het organisatieplan en VNG-personeelsmonitor.


Ontwikkeling Personeelsbudget (P-budget) 2022 -2025

Onderstaand overzicht geeft inzicht in de financiële ontwikkeling van het p-budget 2022 t/m 2025.

Toelichting onderbesteding P-budget
Het totale P-budget 2025 resulteert in een incidenteel voordeel van € 635.000 afgerond
(€ 35,1 aangepaste begroting en € 34,5 werkelijke uitgaven). Het P-budget is verdeeld in vier onderdelen en deze zijn Loonkostenbudget, Loongerelateerde budgetten, Niet loongerelateerde budgetten en P-gerelateerde budgetten. Het eenmalig voordeel is als volgt te verklaren.

Loonkostenbudget
Het loonkostenbudget laat een onderbesteding zien van € 204.000. Dit is met name te verklaren door de extra vrijval van de loonkosten € 155.000 van de tijdelijke formatie (10,2 fte). Hiervoor zijn twee oorzaken. Een functie van de tijdelijk toegekende formatie is niet ingevuld. Daarnaast hebben, toen duidelijk werd dat bepaalde functies niet verlengd zouden worden, een aantal medewerkers voortijdig een nieuwe baan gevonden.

Overige budgetten
De Loon-, Niet loon- en P-gerelateerde budgetten laten per saldo een eenmalig voordeel zien van € 431.000. De Niet loongerelateerde budgetten laten een nadeel zien en Loon- en P-gerelateerde een voordeel. Het voordeel is met name te verklaren door meer UWV-gelden die wij hebben ontvangen, minder uitgaven aan opleidingen en personele knelpunten.

Zowel de onderbesteding op het loonkostenbudget en overige budgetten (personele knelpunten) is te verklaren omdat er meer loonkosten doorbelast kunnen worden aan diverse budgetten zoals de toeslagenaffaire en vluchtelingenopvang. Door niet door te belasten naar deze tijdelijke budgetten zouden de aan onze gemeente toegekende middelen deels teruggestort moeten worden.
 
Inzicht WGR en Inhuurkosten
Onderstaand wordt een opgave gedaan van de (inhuur)kosten en formatie en/of budgetten in verband met de WGR. Dit naar aanleiding van de aanbeveling die is gedaan bij de evaluatie P-budget en deze luidt; geef bij de jaarrekening de werkelijke omvang aan van de:
 a. (inhuur)kosten uit projectgelden;
 b. formatie en/of budgetten die op basis van de WGR bij samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht.
 
a.    Inhuurkosten 2022 t/m 2025
De totale inhuurkosten (incl. projecten) zijn in onderstaand overzicht opgenomen. Ook in 2025 zien we een afname van de inhuurkosten ten opzichte van 2024.

De inhuurkosten 2025 laten een ruime daling zien ten opzichte van 2024. Dit is met name ter verklaren door het invullen van vacatures waarop eerder werd ingehuurd.

Jaarrekening 2025

In 2025 hebben we gewerkt op basis van het stuurmodel en het Intern Controleplan 2025. De materialiteit voor de rechtmatigheidsverklaring door het college is op 9 december 2025 door de raad vastgesteld, met een rechtmatigheidsgrens van 2% en een rapportagegrens van € 100.000. Daarnaast is op dezelfde datum het definitieve normenkader voor 2025 vastgesteld.

De planning- en controlcyclus (P&C) verliep volgens plan. De programmabegroting, bestuursrapportages en jaarrekening zijn tijdig en binnen de vastgestelde kaders opgeleverd. Dit vormde niet alleen een solide basis voor bestuurlijke besluitvorming, maar droeg ook bij aan transparante communicatie met de gemeenteraad en andere belanghebbenden. Om de voortgang en resultaten overzichtelijk te presenteren, is in de P&C-documenten gebruik gemaakt van een kleurensysteem. De organisatie, het college en de auditcommissie hebben gezamenlijk de uitgangspunten voor het gebruik van de verschillende kleuren vastgesteld, zodat interpretatie en duiding uniform zijn.

Ook in 2025 hebben we Power BI ingezet voor zowel interne als externe stuurinformatie. Het platform ondersteunt het visualiseren van data en het verkrijgen van inzicht in prestaties en trends. Doordat we in december 2025 het nieuwe zaaksysteem in gebruik genomen hebben, wordt Power BI hierop aangepast ten behoeve van de interne stuurinformatie, waarmee we onze sturingsmogelijkheden weer op orde brengen.

In deze jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording door het college over 2025 opgenomen. Eventuele onrechtmatigheden worden hierin vermeld.

Net als in voorgaande jaren is de Wet versterking decentrale rekenkamers (Wvdr) van toepassing voor de gemeente. Deze wet bevat onder andere de verplichting voor het college om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven als onderdeel van de jaarrekening.

In 2025 is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) gewijzigd en in overeenstemming gebracht met de Wet versterking decentrale rekenkamers. Als gevolg hiervan zijn de normen en bijbehorende percentages voor de beoordeling van de getrouwheid en de rechtmatigheid aangepast. Hierop heeft de raad op 9 december 2025 de geactualiseerde Financiële verordening gemeente Overbetuwe 2025 (artikel 212 Gemeentewet), controle verordening gemeente Overbetuwe 2025 (artikel 213 Gemeentewet) en controleprotocol voor de accountant en rechtmatigheidsverantwoording college Gemeente Overbetuwe 2025 e.v. vastgesteld.

Het college legt door middel van de rechtmatigheidsverklaring in deze jaarrekening verantwoording af over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. De verklaring gaat over drie onderdelen, het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik. In de verklaring worden alle fouten en onduidelijkheden tezamen boven de verantwoordingsgrens van 2% opgenomen. Aanvullend daarop wordt in deze paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven op fouten en onduidelijkheden boven de door de raad bepaalde rapportagegrens van € 100.000. De verantwoording- en rapportagegrens 2025 en het normenkader 2025 is door de raad vastgesteld op 9 december 2025. Het intern controleplan is in december 2024 opgesteld en de werkzaamheden zijn gedurende het jaar op grond van het controleplan uitgevoerd. Hieronder valt ook het opstellen van een zogenaamde spendanalyse.

We constateren in 2025 een beperkt aantal afwijkingen die per saldo binnen de verantwoordingsgrens blijven. Op basis hiervan heeft het college de (financiële) rechtmatigheidsverklaring afgegeven.

We lichten kort de afwijkingen toe. Bij het begrotingscriterium hebben we vastgesteld dat de lasten zijn overschreden met € 1,7 miljoen. Dit is te verklaring door de aanpassing van de pensioenvoorziening van APPA naar ABP. Eind 2025 is de stellige uitspraak gekomen dat de voorlopige berekening al in de jaarrekening 2025 doorgevoerd moet worden. Voor de berekening zijn we afhankelijk van derden en hebben we niet kunnen verwerken in de 2e berap.

Daarnaast hebben we voor € 0,2 miljoen aan onrechtmatigheden op het gebied van het voorwaardencriterium (drie leveranciers). Dit gaat over uitgaven die Europees aanbesteed hadden moeten worden. Het betreft met name de totaal uitgaven van contracten die opgeteld over de jaren 2022 tot en met 2025 over de aanbestedingsgrens heen gaan. Alle overschrijdingen zijn kleiner dan € 100.000. Dit betreft inhuur van machines € 54.000, inhuur van personeel € 76.000 en inhuur beveiliging € 55.000. In 2025 is de onrechtmatigheid van personeel en beveiliging opgelost. De aanbesteding van de huur van machines is onderhanden.

We hebben een aantal maatregelen die moeten bijdragen aan het voorkomen van deze onrechtmatigheden. Een maatregel is dat alle inkopen groter dan € 50.000 via het inkoopbureau gaan. Hiermee willen we aan de voorkant van het proces borgen dat we de juiste aanbestedingsprocedure volgen. Daarnaast volgen we met een spendanalyse hoe uitgaven zich in de loop van de tijd ontwikkelen bij een leverancier.

Op het gebied van Misbruik en Oneigenlijk gebruik zien we geen afwijkingen. We hebben in 2022 de Nota voorkomen misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld. We hanteren de uitgangspunten van deze Nota als leidraad voor het inbedden van dit thema in de bestaande processen. Het bestaande beleid zetten we voort en zo nodig anticiperen we op gewijzigde regelgeving.