V. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingegaan op de bedrijfsvoering disciplines personeel & organisatie, communicatie, informatiemanagement & informatiebeveiliging en planning & control.   

Een goede en efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het doelmatig en effectief uitvoeren van gemeentelijke taken voor inwoners, bedrijven en instellingen en het bestuur.  De ontwikkelingen staan niet stil, daarom zetten we in 2024 verder in op het optimaliseren en professionaliseren van de bedrijfsprocessen. Zodat wij flexibel in kunnen spelen op veranderingen en ontwikkelingen die de komende jaren op ons afkomen. 

Organisatieontwikkeling
In 2024 geven we verder vorm aan de organisatieontwikkeling die in 2020 in gang is gezet via de destijds vastgestelde Organisatievisie en koers Overbetuwe. Onze visie geeft aan wie we willen zijn en waar we naar toe willen groeien. We werken aan deze organisatieontwikkeling door sturing op houding en gedrag en door sturing op resultaten. 
 
Deze sturing vindt plaats op diverse niveaus en hiervoor worden het organisatieplan, de domein-plannen, teamplannen en individuele werk- en ontwikkelplannen ingezet. 
In het organisatieplan staan strategische, domeinoverstijgende opgaven op het vlak van organisatieontwikkeling die extra aandacht behoeven in een jaar. De inhoud hiervan wordt in Q4 2023 bepaald voor het kalenderjaar erop. In datzelfde kwartaal worden domein- en teamplannen opgesteld, met daarin de specifieke ontwikkelpunten voor de domeinen en teams. In deze plannen staat zo specifiek mogelijk welk resultaat beoogd wordt, door wie en met welk tijdspad. Waar mogelijk, verbinden we indicatoren met een norm aan deze beoogde resultaten. 
 
Een reeds ingezette ontwikkeling die in 2024 wederom aandacht verdiend is ‘participatie'. We willen als gemeente inwoners beter betrekken, om aan te sluiten op de behoeften en ervaringen die er in onze samenleving zijn en zo een groter draagvlak voor beleid en besluiten creëren. Dat beleid bij voorkeur samen mét inwoners wordt gemaakt, waarbij altijd het algemeen belang voor ogen wordt gehouden. Dit betekent iets voor de gewenste vaardigheden, houding en gedrag van onze medewerkers. De kernwaarden van onze organisatie (eigenaarschap, resultaatgericht, zelfbewust en coöperatief) zijn daarbij leidend in ons handelen. 
 
Tevens geven we in 2024 opvolging aan (een deel van) de aanbevelingen uit twee uitgevoerde evaluaties in 2023. Dit betreft de evaluatie van de hoofdstructuur & verfijning, organisatievisie en koers en de evaluatie van de systematiek van het personeelsbudget. Eventuele financiële effecten van de opvolging van deze aanbevelingen worden op een later moment gerapporteerd. 

Personeel
Strategische Personeels Planning (SPP) 
In 2024 ligt het accent op het verder uitvoering geven aan de vaststelde actiepunten en het structureel borgen van SPP in onze P&C-cyclus. Zoals eerder aangegeven dit met als doel onze medewerkers te faciliteren bij de gewenste ontwikkeling en onze formatie te optimaliseren zodat we onze maatschappelijke opgaven kunnen blijven realiseren. 
 
Krappe arbeidsmarkt 
De krapte op de arbeidsmarkt blijft ook voelbaar bij onze organisatie.  Diverse inspanningen op landelijk, regionaal en lokaal niveau (bijv. SPP-traject, optimalisatie arbeidsmarktcommunicatie) blijven we verrichten om de effecten te minimaliseren. De risico’s die hieruit voortvloeien zijn opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen in deze begroting.  

CAO
De huidige CAO heeft een looptijd tot 1 januari 2024. De Cao onderhandelingen zijn inmiddels gestart. Zodra het CAO akkoord 2024 bekend is gaan we uitvoering geven aan de lokale effecten en worden de financiële effecten gerapporteerd in de bestuursrapportages.  In deze begroting is al rekening gehouden met structureel 3% premie- en loonontwikkeling vanaf 2024. 

Functiewaardering 
Zoals eerder gerapporteerd is het in de huidige krappe arbeidsmarkt van groot belang om aansluiting te houden bij de salarisinpassing van functies op de arbeidsmarkt. Gezien de organisatie- en arbeidsmarkt-ontwikkelingen is de verwachting dat wij ook in 2024 via de jaarlijkse functie-waarderingsronde een aantal functies anders gaan inpassen en de functionele schaal hoger gaan vaststellen. Voor deze ontwikkeling wordt vooralsnog een beroep gedaan op structureel € 100.000. Over de definitieve financiële effecten van dit functiewaarderingstraject rapporteren wij in de reguliere bestuursrapportages. 
  
Verlofharmonisatie en verlofsparen 
Effecten Verlofharmonisatie                  
In het cao-akkoord 2021 en 2023 zijn afspraken gemaakt over verlofharmonisatie en verloftoename. Dit betekent minimaal 3,5 fte afname (2023 1,75 fte en 2024 1,75 fte) van de productieve uren terwijl het werkvolume ongewijzigd blijft. In de Kadernota 2022 is hierover een signaal afgegeven en in de Bestuursrapportage 2023 is gerapporteerd over de effecten voor 2023. Vanaf 2024 is het extra structurele nadeel € 140.000. 

Regeling vervroegd uittreden (RVU) en verlofsparen      
In het cao-akkoord 2021 zijn afspraken gemaakt over Verlofsparen en in het cao-akkoord 2023 over een Regeling Vervroegd Uittreden. Op basis van de huidige inzichten is de verwachting dat een aantal medewerkers hiervan gebruik gaat maken. Over de financiële effecten wordt in de bestuursrapportages 2024 gerapporteerd.

(Preventief) verzuim 
Verzuim heeft continue aandacht binnen het management. De ingezette koers (nauwe samenwerking tussen management, P&O en Arbodienst), de uitkomsten van de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en nieuwe inzichten (o.a. uit evaluaties) zijn ingrediënten die we gaan benutten om nog meer grip te krijgen op (preventief) verzuim. 

In onderstaand overzicht is de ontwikkeling van het ziekteverzuim% (excl. zwangerschapsverlof) weergegeven.

	2020	2021	2022	2023	2024
Norm Overbetuwe	5,4%	5,8%	6,5%*	6,5%*	6,5%*
Werkelijk Overbetuwe	6,7%	6,7%	8,4%	7,6% **	N.n.b.
Landelijke gemeente	5,5%	5,8%	6,7%	N.n.b.	N.n.b.
Landelijk gemeenten 20.000 - 50.000 inwoners	5,4%	5,8%	6,5%	N.n.b.	N.n.b.

* Norm bijgesteld op basis van de VNG-personeelsmonitor 2022
** Werkelijk t/m augustus 2023.

Uitkomsten Evaluatie systematiek P-budget (P-budget) 
In april 2023 is uw Raad geïnformeerd over de aanvang van de evaluatie systematiek personeels-budget (P-budget). In mei t/m september 2023 is door het externe bureau Berenschot de evaluatie systematiek P-budget uitgevoerd. Over de uitkomst van deze evaluatie wordt / is uw Raad geïnformeerd tijdens de informatiebijeenkomst Organisatieontwikkelingen d.d. 26 september 2023. 
Door middel van een Raadsbesluit wordt de uitkomst van de evaluatie aan uw Raad voorgelegd. Zoals aangegeven in de Kadernota 2024 zijn in deze begroting de uitgangspunten toegepast zoals opgenomen in de Kadernota 2022. Dit in afwachting van de evaluatie en uw besluit hierover. 

Ontwikkeling P-budget 2020 -2024
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de financiële ontwikkeling van het P-budget vanaf 2020 t/m 2024. 

Jaar	2020	2021	2022	2023	2024
Totale omvang P-budget o.b.v. primaire begroting	26,4 */**	26,3 */**	26,5 */**/***	26,8*/**/***	31,4*/**/***
Totale omvang P-budget o.b.v. aangepaste begroting	26,0	26,8 **	26,9 **	29,8 **	N.n.b.
Werkelijke uitgaven P-budget	25,6	26,0	27,1	19,6****	N.n.b.

*    2020 t/m 2024: Is incl. 0,48 mlj. formatie uitvoering belastingsamenwerking Lingewaard (deze wordt volledig terugbetaald door Lingewaard). En excl. budget uitvoering
    ICT samenwerking  (0,7 mlj.) door gemeente Lingewaard.
**    2020 t/m 2024: De stijging P-budget is vooral te verklaren door salaris- en premieontwikkeling die voortvloeien uit CAO-akkoorden en landelijke vastgestelde
        premieontwikkeling (bijv. pensioenpremie) en bestuurlijke ambities (bijvoorbeeld Uitvoeringsprogramma 2022-2026 en diverse genomen raadsbesluiten).       
***    2022 t/m 2024: inclusief taakstelling en premie- en salarisontwikkeling.  
****    2023: Uitgaven t/m 20 september 2023.

De stijging (4,6 mlj.) van het P-budget 2024 t.o.v. 2023 is in hoofdlijnen als volgt te verklaren. 
- 2,5 mlj. waarvan 1,5 mlj. financiële effecten die voortvloeien uit het Cao akkoord 2023 en 1 mlj. (indicatief 3%) voor loon- en premieontwikkeling 2024
   incl. functiewaardering (0,1 mlj.).  
- 0,9 mlj. * voor uitvoeren taken die voortvloeien uit het Uitvoeringsprogramma 2022-2026. 
- 1,1 mlj. * voor extra taken die voortvloeien uit landelijke of lokale afspraken (bijv. Beleidsplan schuldhulpverlening, Uitvoeringsakkoord verhoogde asielinstroom,
   18 maatregelenpakket (gedeeltelijk).
- 0,9 mlj. voor formatie Sociaal Domein omdat een aantal functies de afgelopen jaren incidenteel gefinancierd. De taken die bij deze functies horen zijn van structurele
   aard en zijn daarom nu opgenomen binnen de structurele personeelsformatie (P-budget). 
- minus 0,4 mlj. herschikking P-budget ten behoeve van bovenstaande formatie  Sociaal Domein. De overige 0,5 milj. wordt door aanpassing van overige budgetten buiten 
  het P-budget gedekt.
- minus 0,4 mlj. taakstelling 2024 conform afspraak in de Kadernota 2022. 
*De beschikbare structurele uitvoeringsbudgetten voor deze taken worden overgeheveld naar het P-budget 2024 ten behoeve van formatie.

In 2023 heeft een analyse plaatsgevonden met betrekking tot de verdere professionalisering van communicatie. In 2024 gaan we proactief communiceren naar aanleiding van signalen uit de samenleving en worden alle medewerkers in de organisatie getraind om begrijpelijke taal te gebruiken in communicatie-uitingen.  Daarnaast levert het cluster communicatie een bijdrage aan het programma ‘Anders werken met de Samenleving’, waarbij de ontwikkelde methoden en werkwijzen worden ingezet bij interactie met onze inwoners.  

In 2024 zetten we verder in op het optimaliseren van processen, het fundament om inwonergericht en transparant te kunnen werken. Daarnaast blijven we doorbouwen aan het andere fundament van onze bedrijfsvoering, het realiseren van een robuuste digitale werkomgeving. Dit is nodig om verdere digitalisering van onze werkprocessen te faciliteren en te blijven voldoen aan de steeds complexere informatiebeveiligingseisen. De ingebruikname van een nieuw financieel systeem in 2024 draagt bij aan het verkrijgen van meer grip en minder administratieve lasten in onze financiële processen. De beschikbaarheid van meer data uit onze informatiesystemen helpt ons ook om beter te sturen, onder andere in de Planning&Control cyclus en op diverse beleidsterreinen. Tot slot investeren we in het verder op orde brengen van ons informatiebeheer, om zo te kunnen voldoen aan de eisen vanuit de Wet  Open Overheid en de binnenkort te moderniseren Archiefwet, maar ook de interne wens tot een meer transparante overheid. 

Het onderwerp informatieveiligheid heeft steeds meer raakvlakken met de in- en externe activiteiten van de gemeente. De continuïteit van de dienstverlening, de privacy van inwoners, en de veiligheid van infrastructuur zijn belangrijke aandachtspunten. Om incidenten te voorkomen is een actieve aanpak nodig voor bescherming van de ICT-systemen en het bewust maken en houden van alle betrokkenen. De verwevenheid van ICT Infrastructuur en applicaties met de te leveren diensten zal daarom ook in de begroting een groeiend aandeel geven aan kosten voor ICT en daaraan gekoppeld ICT-beveiliging. Specifieke onderwerpen die in 2024 aandacht zullen krijgen zijn de inrichting van een managementsysteem voor informatieveiligheid om antwoord te geven op de groeiende audit-druk, doorgaande aandacht voor een (informatie)veilige werkcultuur in de organisatie, en het leren omgaan met ontwrichtende incidenten. 

2024 is het tweede jaar dat het college van Burgemeester en Wethouders de financiële rechtmatigheidsverklaring gaat afgeven bij de jaarrekening. Het doel is om met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van de raad en aan wet- en regelgeving.  
Dit realiseren we door te werken volgens het stuurmodel en het vaststellen van het interncontroleplan door het college. Daarnaast stelt de raad (via de auditcommissie) voor aanvang van het boekjaar de materialiteit van de rechtmatigheidsverklaring voor 2024 en het normenkader 2024 vast. Indien beleid in 2024 aangepast wordt, gaan we het normenkader 2024 met deze wijzigingen per einde boekjaar opnieuw laten vaststellen door de raad. 
In 2024 blijven we Power BI inzetten als ons centrale stuurinformatiesysteem en wordt de data steeds meer vanuit de bron gebruikt. Dit geeft als voordeel dat bij wisseling van leverancier de stuurinformatie intact blijft, omdat de koppeling vanuit het datawarehouse gemaakt wordt met de nieuwe leverancier. 

De inkoopfunctie wordt verder doorontwikkeld zodat het beter aansluit bij het ambitieniveau van de gemeente. De gemeente wil met haar inkoop een betere bijdrage leveren aan de gemeentelijke doelstellingen. De resultaten uit de evaluatie van de huidige inkoopfunctie worden verwerkt in een nieuw op te stellen inkoopbeleid. Aanvullend is er een aantal grote inkooptrajecten gepland zoals de realisatie van MFC de Wanmolen en de vervanging van een aantal ICT applicaties zoals onder andere het zaak- en archiefsysteem.