V. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingegaan op de bedrijfsvoering disciplines personeel & organisatie, communicatie, informatiemanagement & -veiligheid, planning & control, rechtmatigheid en inkoop en contractmanagement.

Een goede en efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het doelmatig en effectief uitvoeren van gemeentelijke taken voor inwoners, bedrijven en instellingen en het bestuur. De ontwikkelingen staan niet stil, daarom zetten we in 2025 verder in op het optimaliseren en professionaliseren van de bedrijfsprocessen. Zodat wij flexibel in kunnen spelen op veranderingen en ontwikkelingen die de komende jaren op ons afkomen.

In 2020 stelden we onze “Organisatievisie en koers Overbetuwe” en “Interactievisie” vast. Daarin staat wat voor organisatie we willen zijn en hoe we met elkaar en met de samenleving omgaan.
In 2025 geven we verder invulling aan de ingezette organisatieontwikkeling.  
Om concreter te maken hoe we dat precies willen doen, werken we met een jaarplan. Hierin staan strategische, domein overstijgende opgaven op het vlak van organisatieontwikkeling waar de organisatie de focus op legt. Om continuïteit in de aanpak te krijgen, worden de thema’s in 2025 voortgezet. 
•    Dienstverlening 
•    Participatiecultuur 
•    Boeien, binden en blijven ontwikkelen van medewerkers 
•    Warme zakelijkheid

Aan de interimmanager is in de 2e helft van 2024 uitdrukkelijk de opdracht gegeven om de sturing in het management en richting werkorganisatie te verbeteren en daarnaast de samenwerking in het bestuurlijk ambtelijk samenspel te verbeteren. In 2025 zal de nieuwe gemeentesecretaris zijn begonnen en met hem/haar wordt de koers verder uitgezet. 

Personeel

Krappe arbeidsmarkt 
De krapte op de arbeidsmarkt blijft ook voelbaar bij onze organisatie.  Diverse inspanningen op landelijk, regionaal en lokaal niveau blijven we verrichten om de effecten te minimaliseren. De risico’s die hieruit voortvloeien zijn opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen in deze begroting.  

CAO
De huidige cao heeft een looptijd tot 1 april 2025. De cao-onderhandelingen zijn inmiddels gestart. Zodra het cao-akkoord 2025 bekend is gaan we uitvoering geven aan de lokale effecten en worden de financiële effecten gerapporteerd in de bestuursrapportages. In deze begroting is rekening gehouden met structureel 5% premie- en loonontwikkeling vanaf 2025.

Regeling vervroegd uittreden (RVU) en verlofsparen      
In het cao-akkoord 2021 zijn afspraken gemaakt over Verlofsparen en in het cao-akkoord 2023 over de Regeling Vervroegd Uittreden. In 2024 hebben een aantal medewerkers gebruik gemaakt van deze regelingen. In een enkele situatie heeft het financiële effect een doorlooptijd in 2025. Daarnaast wordt verwacht dat een aantal medewerkers in 2025 gebruik gaan maken van de regelingen. Eerst wordt gekeken of we de financiële effecten kunnen opvangen binnen het p-budget 2025. Als dit niet haalbaar is wordt hierover gerapporteerd in de bestuursrapportages 2025.

Functiewaardering 
In de huidige krappe arbeidsmarkt is het van belang om aansluiting te houden bij de salaris-inpassing van functies op de arbeidsmarkt. Gezien de organisatie- en arbeidsmarktontwikkelingen is de verwachting dat wij ook in 2025 via de jaarlijkse functiewaarderingsronde een aantal functies anders gaan inpassen en de functionele schaal hoger gaan vaststellen. Voor deze ontwikkeling wordt geen bedrag begroot in verband met de financiële positie van onze gemeente. Eerst wordt gekeken of we de financiële effecten kunnen opvangen binnen het P-budget 2025. Als dit niet haalbaar is wordt hierover gerapporteerd in de bestuursrapportages 2025.

(Preventief) verzuim
In het 4e kwartaal 2024 wordt in samenwerking met de Arbodienst het verzuim geanalyseerd. Op basis van de analyse en uitkomsten van de RI&E incl. vragenlijst wordt een plan van aanpak opgesteld. Dit met als doel het beïnvloedbare verzuim te verlagen en de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers te vergroten. 
De sturing op (preventief) verzuim wordt aangescherpt en er vindt periodieke monitoring plaats van het plan van aanpak. In het 4e kwartaal 2024 wordt op basis van de cao-afspraken Vitaliteitsbeleid ontwikkeld waarin we beïnvloedbare factoren opnemen die bijdrage aan verzuimpreventie en 
-reductie. De gemeentesecretaris a.i. is opdrachtgever voor bovenstaande ontwikkelingen en nauw betrokken bij dit traject. Het management wordt door de gemeentesecretaris a.i. geïnformeerd over deze ontwikkeling, het traject en welke rol van het management wordt verwacht.  

In onderstaand overzicht is de ontwikkeling van het ziekteverzuim% (excl. zwangerschapsverlof) weergegeven.

	2020	2021	2022	2023	2024	2025
Norm Overbetuwe	5,4%	5,8%	6,5%*	6,3%*	6,3%*	6,3%*
Werkelijk Overbetuwe	6,7%	6,7%	8,4%	8,1% **	8,5%**	N.n.b.
Landelijke gemeente	5,5%	5,8%	6,7%	6,5%	N.n.b.	N.n.b.
Landelijk gemeenten 20.000 - 50.000 inwoners	5,4%	5,8%	6,5%	6,3%	N.n.b.	N.n.b.

* Norm bijgesteld op basis van de VNG-personeelsmonitor 2022 of 2023.
** Werkelijk t/m augustus 2024.

Personeelsbudget
Voortgang raadsbesluit 23 januari 2024 Evaluatie systematiek p-budget  
In 2023 heeft de afgesproken evaluatie van de systematiek p-budget plaatsgevonden. Op 23 januari 2024 heeft de raad een besluit genomen over de uitkomst van de evaluatie Systematiek 
p-budget 2023. In augustus 2024 is de Berenschot benchmark formatie en kosten afgerond. In de raadsinformatiememo d.d. 15 oktober 2024 is de raad geïnformeerd over:
•    de voortgang raadsbesluit 23 januari 2024;
•    de uitkomsten Berenschot benchmark formatie en kosten 2024;
•    het voorstel nieuwe Berenschot- en Overbetuwerichtlijn.

Naast de raadsinformatiememo wordt de raad geïnformeerd door de gemeentesecretaris a.i. tijdens de jaarlijkse informatiebijeenkomst d.d. 29 oktober 2024. De bijeenkomst vindt plaats voor de behandeling van de begroting in de raad. 

Op basis van de uitkomsten van de benchmark bestaat de behoefte aan onderstaande aanvullende capaciteit. De formatie-uitbreidingen zijn incidenteel toegevoegd aan de personeelsbegroting 2025. Vanwege de ravijnjaren worden deze formatie-uitbreidingen vanaf 2026 opnieuw beoordeeld en voorgelegd bij de Kadernota 2026. Een nadere toelichting wordt gegeven in de eerder genoemde raadsinformatiememo en informatiebijeenkomst.

Thema benchmark	Aantal fte’s	Loonkosten in €
Sport	0,6	65.000
WMO	2,0	197.000
Directie en management	1,8	249.000
HRM	1,0	94.000
Bestuurszaken en bestuursondersteuning	0,8	110.000
Beleid en uitvoering openbare orde en veiligheid	1,0	109.000
Wonen	2,0	218.000
Juridische zaken	1,0	116.000
Financiën en control - AO/IC	1,0	99.000
Totaal formatie-toevoegingen	11,2	1.257.000
Coördinator SD	-1,0	-116.000
Voordeel insourcen screeners		-133.000
Inzet ter dekking formatietoevoegingen	-1,0	249.000
Saldo formatie-uitbreidingen	10,2	1.008.000

Voorstel nieuwe Berenschotrichtlijn en Overbetuwerichtlijn 
Door middel van de raadsinformatiememo is de raad geïnformeerd over de totstandkoming van onderstaande Brenschotrichtlijn en Overbetuwerichtlijn.

Berenschotrichtlijn (B-richtlijn) vanaf 2025
Op basis van de Berenschotrapportage Evaluatie systematiek personeelsbudget 2023, de vastgestelde uitgangspunten en de uitkomsten van de benchmark is het voorstel de B-richtlijn vanaf 2025 vast te stellen op 7,1 fte per 1.000 inwoners. Deze B-richtlijn is gebaseerd op het gemiddeld aantal fte (incl. de daarbij behorende gemiddelde loonsom) van de referentiegroep waarmee de apparaatskosten van onze organisatie zijn vergeleken.

Overbetuwerichtlijn (O-richtlijn) vanaf 2025
De benchmark formatie en kosten is gebaseerd op de primaire begroting 2024. Op basis van de begroting 2024 heeft onze organisatie 7,3 fte per 1.000 inwoners en dit aantal is opgenomen in de Berenschotrapportage Uitkomsten benchmark formatie en kosten 2024. Op basis van de toelichting in de raadsinformatiememo wordt voorgesteld de O-richtlijn vanaf 2025 vast te stellen op 7,7 fte per 1.000 inwoners.  

Daarnaast wordt voorgesteld de O-richtlijn jaarlijks te actualiseren op de formatie-/loonkosten ontwikkelingen die voortvloeien uit lokale besluiten (bijv. in- / outsourcen, ambities) en landelijke ontwikkelingen (bijv. taakoverheveling). En hierover te rapporteren in de bestuursrapportages, zoals in de afgelopen jaren. 

De vaststelling van de O-richtlijn op 7,7 fte per 1.000 inwoners betekent voor de begroting 2025 een toename van het p-budget 2025 van € 1 miljoen (10,2 fte’s) incl. de overige personele kosten. Het loonkostenbudget behorend bij de O-richtlijn van 7,7 fte is € 33,2 miljoen. Voor het totale p-budget 2025 wordt verwezen naar onderstaande tabel.

Ontwikkeling P-budget 2021 -2025
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de financiële ontwikkeling van het P-budget 2021 t/m 2025. 

Jaar (x 1 miljoen)	2021	2022	2023	2024	2025
Totale omvang P-budget o.b.v. primaire begroting	26,3	26,5	26,8*	31,7*	35,6*
Totale omvang P-budget o.b.v. aangepaste begroting	26,8	26,9*	29,4*	32,2*	N.n.b.
Werkelijke uitgaven P-budget	26,0	27,1	29,4	21,2**	N.n.b.

*     2022 t/m 2025: inclusief taakstelling en premie- en salarisontwikkeling.
**   2024: uitgaven t/m 10 september 2024

De structurele stijging (€ 3,4 miljoen) van het P-budget 2025 ten opzichte van de aangepaste begroting 2024 is in hoofdlijnen als volgt te verklaren. 
# € 1,5 miljoen doorwerking cao salarisstijging 2024 (€ 0,3 miljoen) en indicatief 5% voor loon- en premieontwikkeling 2025 (€ 1,2 miljoen);
# € 1,18 miljoen formatietoename op basis van college-/raadsbesluiten: programmaplan Grondstoffenbeleidplan (1,9 fte), Waterplan (1,65 fte), Duurzaamheid / CDOKE (4,8 fte) , screeners sociaal domein (2,9 fte) en handhavingsjurist Wet goed verhuurderschap (0,4 fte);
# € 1,0 miljoen formatietoename 2025 op basis van benchmark 2024 (10,2 fte);
# - € 0,33 miljoen taakstelling  Kadernota € 302.000 max schaal en € 30.000 gratificaties.

Onderstaand de beleidsindicatoren conform het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV).

De gemeente Overbetuwe wil dienstbaar, zichtbaar en benaderbaar zijn. Dienstbaar aan de behoeften van onze inwoners en aan het algemeen belang. We luisteren in de newsroom actief naar wat er leeft en speelt. Zo zijn we steeds beter in staat aan te sluiten bij de belevingswereld en de informatiebehoefte van onze doelgroepen.

Door de gemeentelijke content- en kanaalstrategie te optimaliseren, zetten we de communicatiekanalen effectiever in. Overbetuwe wil zichtbaar en benaderbaar zijn in haar online- en offline communicatie en in het persoonlijke contact. Onze informatie moet toegankelijk en begrijpelijk zijn voor een breed publiek, zodat iedereen kan meedoen. Dit doen we onder andere door het scholen van medewerkers in het direct duidelijk communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.

In 2025 zetten we verder in op het optimaliseren van processen en het transparanter communiceren met inwoners. De ingebruikname van een nieuw zaaksysteem draagt bij aan procesgericht werken en het makkelijk communiceren met inwoners en ondernemers, via onder meer een digitaal loket waar aanvragen gevolgd kunnen worden (Persoonlijk Internet Pagina). Dit vraagt van ons als gemeente om onze processen verder te optimaliseren en digitaliseren.

De beschikbaarheid van meer data uit onze informatiesystemen helpt ons om beter te sturen op diverse beleidsterreinen, maar ook inwoners kunnen gebruikmaken van nieuwe dashboards met openbare informatie.

Sinds 2020 is het beheer van de ICT infrastructuur ondergebracht in de ICT samenwerking met de gemeente Lingewaard. In samenwerking met Lingewaard blijven we investeren in een veilige en up to date infrastructuur ten behoeve van een goede werking van onze informatiesystemen.

Tot slot investeren we in het verder op orde brengen van ons informatiebeheer. Zo kunnen we voldoen aan de eisen vanuit de Wet Open Overheid en de te verwachte aanpassingen aan de Archiefwet. Ook werken we zo aan een meer transparante overheid.

In het digitale tijdperk waarin wij leven, is informatiebeveiliging een cruciaal onderdeel van onze bedrijfsvoering. De gemeente heeft als taak om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen, niet alleen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar ook om het vertrouwen van onze inwoners en (keten)partners te behouden.

Als het gaat om onze informatieveiligheid blijven we in 2025 voldoen aan de wettelijke eisen, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de nieuwe Cyberbeveiligingswet (NIS2-richtlijn) die medio 2025 in werking treedt. Zo zorgen we ervoor dat de persoonsgegevens van onze inwoners en medewerkers adequaat beschermd worden. Door het implementeren van geavanceerde beveiligingstechnologieën en het bevorderen van een veiligheidscultuur binnen de organisatie, streven we ernaar om het aantal cyberincidenten te minimaliseren. Eén van de maatregelen is een Monitoring, Detectie & Respons-oplossing die ontworpen is om bedreigingen te detecteren, waarschuwingen te analyseren en de geavanceerde bedreigingen af te handelen.

We zorgen ervoor dat onze digitale diensten altijd beschikbaar zijn, zelfs in het geval van een cyberaanval, door middel van robuuste back-up- en herstelprocedures.

In het stuurmodel 2023 is opgenomen dat de raad twee keer per jaar een bestuursrapportage ontvangt: in mei en oktober. Bij de eerste bestuursrapportage wordt de raad ook geïnformeerd over de projecten naar de stand per 1 januari en later in het jaar over de stand per 1 juli. Daarnaast ontvangt de raad bij elke circulaire van de rijksoverheid (meestal mei, september en december) een raadsvoorstel met de gevolgen van deze circulaires voor de gemeente Overbetuwe.

Begin 2025 wordt de kadernota 2026 opgesteld, die vervolgens in juni naar de raad wordt gebracht ter vaststelling. Hierna wordt in november de programmabegroting 2026-2029 vastgesteld door de raad. In 2025 leggen we verantwoording af over de uitvoering van de begroting 2024 met de jaarverantwoording 2024, welke uiterlijk 15 juli bij de provincie wordt afgegeven.

Met deze aanpak zorgen we voor een transparant en gestructureerd proces, waarbij de raad tijdig en volledig wordt geïnformeerd over de financiële stand van zaken en vooruitzichten. 

Vooralsnog gaat het college de rechtmatigheidsverklaring afgeven over 2025. De gemeentewet is aangepast op deze werkwijze per 1-1-2023, net als onze financiële verordening. Echter de BADO (Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden) en BBV (Besluit begroting en verantwoording) zijn hier nog niet op aangepast. Dit zal waarschijnlijk in de loop van 2024 gebeuren.

Het college van Burgemeester en Wethouders geeft een verklaring af bij de financiële rechtmatigheidsverklaring die opgenomen wordt in de jaarrekening. Het doel is om met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van de raad en aan wet- en regelgeving. Dit realiseren we door te werken volgens het stuurmodel en het vaststellen van het interncontroleplan door het college. Daarnaast stelt de raad (via de auditcommissie) voor aanvang van het boekjaar de materialiteit van de rechtmatigheidsverklaring voor 2025 en het normenkader 2025 vast. Indien beleid in 2025 aangepast wordt, gaan we het normenkader 2025 met deze wijzigingen per einde boekjaar opnieuw laten vaststellen door de raad.

In 2025 gaan we verder werken aan de spendanalyse en onderzoeken om dit in bestaande programma's te integreren.

De gemeente gaat aan de slag met de acties uit het actieplan Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI). MVOI is een manier waarop de overheid kan helpen bij het bereiken van deze doelen door zorgvuldig te kiezen wat ze kopen. MVOI houdt in dat de gemeente niet alleen rekening houdt met de prijs van haar inkopen, maar ook met milieu- en sociale effecten. Deze effecten zijn ondergebracht in zes thema’s: Milieu en Biodiversiteit, Klimaat, Circulair (inclusief biobased), Ketenverantwoordelijkheid (Internationale Sociale Voorwaarden), Diversiteit & Inclusie en Social Return. Hiermee werkt de gemeente concreet toe naar realisatie van de eigen maatschappelijke ambities, naar het verkleinen van de eigen voetafdruk en het geven van het goede voorbeeld. Acties die in 2025 gepland zijn onder andere het actualiseren het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
 
In het kader van contractmanagement gaat de gemeente haar contracten onderbrengen in het financieel systeem waardoor contracten en facturen bij elkaar staan. Dit levert een bijdrage aan de spendanalyse ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole.