V. Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingegaan op de bedrijfsvoering disciplines personeel & organisatie, communicatie, informatiemanagement & informatiebeveiliging en planning & control. 

Een goede en efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij het doelmatig en effectief uitvoeren van gemeentelijke taken voor inwoners, bedrijven en instellingen en het bestuur. Het is een voorwaarde voor een goede dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en instellingen. Daarom werken we aan een moderne, duurzame en toekomstbestendige bedrijfsvoering, passend bij de veranderende samenleving en de behoeften van onze inwoners en gemeenschappen.

In 2023 zijn er belangrijke ontwikkelingen die invloed hebben op alle bedrijfsvoering disciplines, zoals de Omgevingswet, energietransitie, informatieveiligheid en de ingang van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Belangrijk beleidsdoel in de programmabegroting is het investeren in participatiecultuur. Dat vraagt van ons ook dat we aandacht geven aan de manier van werken met de raad, onze inwoners en ambtelijke organisatie. 

Organisatieontwikkeling
In 2023 geven we verder invulling aan de reeds in gang gezette organisatieontwikkeling. We hebben als organisatie een missie:

Gemeente Overbetuwe is een samenlevingsgerichte, communicatieve en betrouwbare gemeente. Ons streven is dan ook om een betrouwbare organisatie te zijn, gericht op mens en werk, die bewust een bijdrage levert aan de Overbetuwse samenleving. Een organisatie om trots op te zijn. 

Onze missie geeft aan wie we willen zijn en waar we naar toe willen groeien. We werken naar deze missie toe door sturing op houding en gedrag en door sturing op resultaten. 

Voor de sturing op houding en gedrag is participatiecultuur het uitgangspunt. We willen als gemeente inwoners beter betrekken, om aan te sluiten op de behoeften en ervaringen die er in onze samenleving zijn en zo een groter draagvlak voor beleid en besluiten creëren. Dit betekent iets voor gewenste vaardigheden, houding en gedrag van onze medewerkers. De kernwaarden van onze organisatie, eigenaarschap, resultaatgericht, zelfbewust en coöperatief, zijn daarbij leidend in ons handelen. Het jaar 2023 staat in het teken om onze medewerkers nog beter te faciliteren bij deze gewenste ontwikkeling. Hier werken we een integraal plan van aanpak voor uit. 

Verder evalueren we begin 2023 de hoofdstructuur van de organisatie, waar we sinds 2020 mee werken, om te bezien of we de destijds beoogde doelen bereikt hebben.

Personeel
Strategische Personeels Planning (SPP)
De uitkomsten van het ingezette SPP-traject gaan we meenemen in het bovengenoemde integrale plan van aanpak. In 2023 ligt het accent op uitvoering geven aan de vastgestelde actiepunten. Dit met als doel onze medewerkers te faciliteren bij de gewenste ontwikkeling en onze formatie te optimaliseren zodat we onze maatschappelijke opgaven kunnen blijven realiseren.

Krappe arbeidsmarkt
De krapte op de arbeidsmarkt is ook voelbaar bij onze organisatie.

Diverse inspanningen (bijv. SPP-traject, optimalisatie arbeidsmarktcommunicatie, regionale samenwerking) blijven we verrichten om de effecten te minimaliseren. In het SPP-traject krijgt de krappe arbeidsmarkt specifiek aandacht. Ook is het een onderwerp in de concept VNG Arbeidsvoorwaardennota 2023. Bij de beantwoording van de motie Krapte op de arbeidsmarkt en vitale functies (aangenomen raadsvergadering 5 juli 2022) wordt de raad nader geïnformeerd over de inspanningen en risico’s. 

Functiewaardering
In de huidige krappe arbeidsmarkt is het van groot belang om aansluiting te houden bij de salarisinpassing van functies op de arbeidsmarkt. Gezien de organisatie- en arbeidsmarkt-ontwikkelingen is de verwachting dat wij voor een aantal functies de functionele schaal hoger gaan waarderen/vaststellen. Voor deze ontwikkeling wordt vooralsnog een beroep gedaan op structureel € 250.000. Over de definitieve financiële effecten van dit functiewaarderingstraject rapporteren wij in de reguliere bestuursrapportages.

Thuiswerkvergoeding en -faciliteiten
In het CAO-akkoord 2022 en in onze organisatie zijn afspraken gemaakt over thuiswerken en de facilitering daarvan. In de CAO en concept VNG Arbeidsvoorwaardennota 2023 zijn afspraken gemaakt over de thuiswerkvergoeding en in onze organisatie over thuiswerkfaciliteiten. De financiële effecten zijn opgenomen in de Kadernota 2023 en deze zijn voor de thuiswerkvergoeding indicatief € 84.600 structureel en voor thuiswerkfaciliteiten € 18.200 structureel.

Verlofharmonisatie en verlofsparen
In het CAO-akkoord zijn afspraken gemaakt over verlofharmonisatie en verlofsparen. In het najaar krijgen we inzicht in de eventuele (financiële) effecten die de verlofharmonisatie heeft voor de productieve uren vanaf 2023. 

In de Wet en het CAO-akkoord zijn de afspraken over verlofsparen verruimd. In de toekomst kan dit een (langdurige) capaciteitsafname betekenen en tijdelijke vervanging van personeel. Het voorstel is de ontwikkeling van verlofsparen in 2022 tot 2025 te volgen. En eventuele niet te dekken extra personeelskosten te rapporteren in de bestuursrapportages. 

(Preventief) verzuim
Verzuim heeft continue aandacht binnen het management. We willen nog meer inzetten op preventief verzuim en duurzame inzetbaarheid. In samenwerking met de nieuwe arbodienst, andere externe partijen, het management en P&O gaan we hieraan verder vormgeven.

In onderstaand overzicht is de ontwikkeling van het ziekteverzuim% (excl. zwangerschapsverlof) weergegeven.

	2017	2018	2019	2020	2021	2022
Norm Overbetuwe	4,0%	4,0%	4,0%	5,4%*	5,4%*	5,4%*
Werkelijk Overbetuwe	6,9%	6,8%	6,6%	6,6%	6,6%	8,9%**
Landelijke gemeente	5,4%	5,8%	5,8%	5,5%	5,8%	N.n.b.
Landelijk gemeenten 20.000 - 50.000 inwoners	5,3%	5,6%	5,4%	5,4%	5,8%	N.n.b.

* Norm bijgesteld op basis van de VNG-personeelsmonitor 2019
** Werkelijk t/m augustus 2022; het toegenomen verzuim bij onze organisatie sluit aan op de landelijke ontwikkelingen. Dit lijkt met name samen te hangen met verzuim als gevolg van Covid én een toenemende werkdruk in verband met extra werkzaamheden en openstaande vacatures.

Kaderstelling systematiek Personeelsbudget (P-budget)
De verwachting is dat we in de Kadernota of Begroting 2024 een terugkoppeling kunnen geven over de evaluatie van de systematiek van het P-budget. In verband met ontwikkelingen (w.o. Covid) is de evaluatie nog niet gerealiseerd. Over deze evaluatie is eerder gecommuniceerd in de Kadernota en Begroting 2022. 

Ontwikkeling P-budget 2019 -2023
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de financiële ontwikkeling van het P-budget vanaf 2019 t/m 2023. De ontwikkeling is excl. de personele middelen die voortvloeien uit het Uitvoeringsprogramma 18 maatregelen Sociaal Domein (Kadernota en Begroting 2022). 

Jaar	2019	2020	2021	2022	2023
Totale omvang P-budget o.b.v. primaire begroting	23,6 *	26,4 */**	26,3 */**	26,8 */**/***	27,0*/**/***
Totale omvang P-budget o.b.v. aangepaste begroting	25,3	26,0	26,8**	27,1	N.n.b.
Werkelijke uitgaven P-budget	25,3	25,6	26,0	17,6****	N.n.b.

*    2019 t/m 2023: Is incl. 0,41 mlj. formatie uitvoering belastingsamenwerking Lingewaard (deze wordt volledig terugbetaald door Lingewaard. En excl. budget uitvoering ICT samenwerking  (0,6 mlj.) door gemeente Lingewaard.
**    2020 t/m 2023: De stijging P-budget is vooral te verklaren door salaris- en premieontwikkeling die voortvloeien uit CAO-akkoorden en landelijke vastgestelde premieontwikkeling (bijv. pensioenpremie), de organisatieontwikkelingen en bestuurlijke ambities.       
***    2022 en 2023: inclusief taakstelling, investering in kwaliteit en premie- en salarisontwikkeling.  
****    2022: Uitgaven t/m augustus 2022.

Participatiecultuur is een belangrijk thema in het coalitieprogramma 2023-2026. Door de inzet van de participatie- en communicatieadviseurs zal de organisatie hierbij worden ondersteund (zie programma 7).

In 2023 werken we daarnaast aan het verder verbeteren van (de toegang tot) diensten en producten voor inwoners en ondernemers. Zo vernieuwen we de website van gemeente Overbetuwe. We monitoren het gebruik ervan om op basis daarvan continu aanpassingen door te voeren.  Daarbij spelen de digitale toegankelijkheidseisen voor overheden een belangrijke rol: deze zorgen ervoor dat onze website voor alle doelgroepen beter te gebruiken is. 

Er komt ook een nieuwe site voor het Sociaal Team Overbetuwe. Deze site draagt eraan bij dat inwoners met al hun ondersteuningsvragen op één integraal toegangsportaal van het Sociaal Team Overbetuwe terecht kunnen. De informatie die zij zoeken, moet op de site snel en eenvoudig te vinden zijn.

Ook verbeteren we verder de (online) dienstverleningskanalen, door te analyseren hoe we nu de online toegang tot producten en diensten is geregeld en waar deze verbetering behoeven. Dit sluit onder meer aan op de (komst van) de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en de Europese Single Digital Gateway. 

Tot slot gaan we aan de slag met het verbeteren van het proces van het afhandelen van informatie-aanvragen, meldingen en klachten, zoals WOO-verzoeken en Meldingen Openbare Ruimte. 

Werken met gegevens en procesmatig werken
Op het gebied van werken met beschikbare gegevens bouwen we verder op de in de afgelopen jaren reeds ingeslagen weg. We introduceren de rol van dataspecialist om onze data beter te kunnen beheren en de kwaliteit te borgen. Dit, in combinatie met een herinrichting van het databeheersysteem, zorgt voor een stevig fundament waarmee we toekomstbestendig zijn. Naast dit stukje techniek, is het ook van belang dat we afspraken maken over de architectuur van ons informatielandschap en het eigenaarschap over de data. Ook dit pakken we in 2023 op, samen met de aanbesteding van onze gegevensmakelaar. Tot slot starten we in 2023 met de gefaseerde invoer van een digitaal platform waarmee we op een veilige en archiefwaardige manier kunnen samenwerken met inwoners, ondernemers en andere externe partijen.

Optimale bedrijfsvoering door middel van ICT
De nieuwe ICT-infrastructuur die eind 2022 opgeleverd wordt, levert ons meer stabiliteit, continuïteit, informatieveiligheid en efficiency op. In 2023 zullen we dit verder uitrollen en optimaliseren en daarnaast verdergaand gebruik maken van Office365 zoals OneDrive. In 2023 vindt de implementatie van het nieuwe financieel systeem plaats, inclusief een herinrichting van de processen, waarna dit in 2024 in gebruik kan worden genomen. Dit zorgt voor meer grip op en efficiency van onze financiële processen. Tot slot starten we met het organisatiebreed mogelijk maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening voor medewerkers en op den duur ook voor inwoners en ondernemers.

Informatieveiligheid
Informatieveiligheid staat bij ons hoog in het vaandel. Onze bedrijfsvoering is voor een belangrijk deel afhankelijk van de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van informatie en vanwege de vertrouwelijkheid van data is goede gegevensbescherming nodig om de privacy te waarborgen. Naast de bestaande kaders van het Informatiebeveiligingsbeleid en de verdere opvolging van de bevindingen uit het Auditrapport van de Rekenkamercommissie, zullen ook nieuwe ontwikkelingen aandacht krijgen. Deze zullen zich voornamelijk richten op het inzichtelijk maken en regelmatig testen van het niveau van beveiliging, het efficiënt beheersen van gebruikers en hun autorisaties in onze systemen, en het bevorderen van een informatieveilige cultuur bij alle medewerkers.

Overige ontwikkelingen
Een belangrijke autonome ontwikkeling die we hier nog willen benoemen is de invoering van de Wet Open Overheid. De wet bevat een inspanningsverplichting voor bestuursorganen om bij de uitvoering van hun taak uit eigen beweging documenten actief openbaar te maken. De verplichtingen op grond van deze wet gaan gefaseerd in werking. Daarbij gaat het in ieder geval om informatie over het beleid, inclusief de voorbereiding, uitvoering, naleving, handhaving en evaluatie. Deze informatie moet duurzaam en toegankelijk worden gearchiveerd en gemakkelijk gevonden en geraadpleegd kunnen worden. Een multi-disciplinaire projectgroep begeleidt de invoering van de WOO in onze organisatie. 

De organisatie gaat vanaf 2023 haar planning en control versterken door het verder ontwikkelen van stuurinformatie en het rapporteren van bijzonderheden. Bij het opstellen van de managementrapportages gaan we steeds meer gebruik maken van data. In het eerste kwartaal 2023 staat de evaluatie van het stuurmodel gepland met de auditcommissie.
Voor het verslagjaar 2023 is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording van het college gepland. Dit houdt in dat het college van Burgemeester en Wethouders verantwoordelijk is voor rechtmatigheid binnen de organisatie, waar in het verleden de accountant hierover een oordeel over vormde en een verslag over uitbracht. In 2023 bereidt de gemeente deze verantwoording voor door een goede organisatie van interne controle. Doel is met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. 

Inkoop en contractmanagement 
We richten ons op de wettelijke verplichte taken, advisering aan de organisatie. Zoals o.a. de inkooptrajecten t.b.v. de realisatie van het Multifunctioneel sportcentrum Elst en diverse IT applicaties.

De professionalisering van de inkoopfunctie, waaronder contractmanagement wordt doorgezet. Specifiek geven we aandacht voor de vastlegging van aanbestedingen en bijbehorende contracten om een bijdrage te leveren aan de rechtsmatigheidsverantwoording op het gebied van aanbestedingen.

Aanvullend adviseren wij hoe we met onze aanbestedingen een bijdrage leveren aan de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid, Social Return en lokaal ondernemerschap.