In deze paragraaf leggen wij verantwoording af op de verschillende onderwerpen op het terrein van de bedrijfsvoering. Wij gaan hierbij in op het beleid en de speerpunten ten aanzien van de bedrijfsvoering per ‘PIOFACH’ onderwerp (personeel, inkoop, organisatie, financiën, automatisering, communicatie, huisvesting). Hiernaast besteden wij in deze verantwoording ook specifiek aandacht aan de onderwerpen: juridische zaken, informatiebeveiliging en procesgericht werken & lean.
Financiën
De financiële positie van de gemeente Overbetuwe is solide. Op begrotingsbasis werken we met een sluitende (meerjaren) begroting, is de reservepositie goed en is er voldoende weerstandsvermogen om de risico’s die we als gemeente lopen op te kunnen vangen. Het is belangrijk om deze begrote situatie ook in werkelijkheid te realiseren. Dat vraagt om realistische budgettering, goede begrotingsdiscipline en een scherp risicomanagement.
We stuurden hierop in 2018 aan de hand van de speerpunten “Verbeterde planning & control cyclus” en “Goed rentmeesterschap” en “Uitwerken van het risicomanagement”.
Verbetering planning & control cyclus
Dit speerpunt is in 2018 afgerond. Een aangepaste programmabegroting en een vernieuwde rapportagecyclus zijn de resultaten die we realiseerden. De auditcommissie besprak de aangepaste rapportagecyclus in november 2018 en januari 2019. Aanbeveling was om nog een jaar op deze wijze te rapporteren en eind 2019 een evaluatie te plannen.
Goed rentmeesterschap
Het speerpunt goed rentmeesterschap bleef in de nieuwe uitvoeringsagenda 2018-2022 een speerpunt. De begroting 2019-2022, die we in 2018 opstelden, voldeed aan de afgesproken normeringen over het begrotingsoverschot, de omvang van de algemene reserve en de weerstandsratio.
Mede door de opbrengsten vanuit de grondexploitaties is de omvang van de algemene reserve daadwerkelijk toegenomen. De reserve bedraagt op 31 december 2018 € 20,7 miljoen. Rekening houdend met het terugdraaien van het toegevoegde begrotingssaldo 2018 is de omvang € 19,3 miljoen. Dat is ruimschoots boven de vastgestelde ondergrens van € 10 miljoen.
Het realiseren van een structureel rekeningoverschot is lastig. In 2018 liepen de tekorten op het Sociaal Domein zowel landelijk als in Overbetuwe op. We starten een onderzoek naar het structurele effect van deze ontwikkeling op onze meerjarenbegroting. Het resultaat van dit onderzoek maken we bij in de Kadernota 2020 inzichtelijk.
Uitwerken van het risicomanagement
In 2018 is de nieuwe nota Risicomanagement vastgesteld. Hierin staan de uitgangspunten van ons risicobeleid en de wijze waarop we dit gaan uitvoeren. Een van die uitgangspunten is dat er minimaal 2 keer per jaar, bij de jaarstukken en de begroting, een integraal beeld geschetst wordt van de risico’s, de aanwezige weerstandscapaciteit en de ratio voor het weerstandsvermogen. De eerste resultaten worden zichtbaar in de begroting 2020.
Huisvesting
In de Programmabegroting 2018 was de informatie over dit onderwerp te vinden in een aparte paragraaf van de uiteenzetting van de financiële positie. In het jaar 2018 is er veel gebeurd op het gebied van ambtelijke huisvesting. Hieronder volgt een beknopte samenvatting.
De medewerkers die in het gemeentehuis van Andelst werkzaam waren, hebben 2 januari 2018 hun intrek genomen op de verbouwde eerste verdieping van het gemeentehuis in Elst. Daar werken ze sindsdien volgens een nieuw werkplekconcept, met flexplekken en verschillende activiteitenzones. De eerste verdieping beschikt nu over een sterk verbeterd binnenklimaat, voldoet weer aan de wettelijke vereisten (zoals brandveiligheid, Arbo, bouwbesluit) en is in grote mate verduurzaamd:
- LED verlichting
- Dakisolatie
- Na-isoleren gevels door middel van voorzetwanden
- Nieuwgeplaatste installatie-onderdelen zijn energiezuinig(er)
- (Bouw)materialen zijn, waar mogelijk, hergebruikt (zoals de oude plafondlatten)
Alle medewerkers van gemeente Overbetuwe hebben hiermee een werkplek in de kern Elst gekregen.
In januari 2018 vond de formele overdracht plaats van gemeentehuis Andelst aan een organisatie die daarin kamers voor zelfstandig wonende ouderen met Alzheimer gaat realiseren. De opening van ‘Residence Andelst’ vond in juni plaats.
Vervolgens moest de rest van het gemeentehuis in Elst nog aangepakt worden. Fase 2 van het project Huisvesting behelst het grondig verbouwen van de huidige begane grond (inclusief publiekshal) en het souterrain, inclusief het opknappen en verduurzamen van de bestaande gevels. Vervangende nieuwbouw wordt gerealiseerd aan de voorkant van het gemeentehuis. Daarin komt onder andere de nieuwe publiekshal op straatniveau en een multifunctionele vergaderzaal daarboven. Door deze nieuwbouw kan uiteindelijk bouwdeel ’t Fort, wat in slechte bouwkundige staat verkeert, afgestoten worden. Het bestuursgebouw valt buiten de scope van de huidige verbouwing.
In maart is een omgevingsvergunning met buitenplanse afwijking verleend voor de nieuwbouw en gevelwijziging van de bestaande bouwdelen. Vervolgens is in april, na een meervoudig onderhandse aanbesteding, een aannemer geselecteerd voor fase 2. Deze opdracht is gegund aan Kuijpers Bouw Heteren. De rest van het jaar heeft in het teken gestaan van het optimaliseren en verfijnen van de ontwerpen, samen met de aannemer, architect en installateurs, om tot een uitvoeringsgereed ontwerp te komen. Tegelijkertijd is in het gemeentehuis veel werk verzet ter voorbereiding op de verbouwing. Zoals het leegruimen van de kantoren en de commissiekamer, het verhuizen van de publieksbalies en het verhuizen van medewerkers naar andere delen van het gebouw.
Eind oktober werden de tijdelijke publieksbalies aan de achterzijde van het gemeentehuis geopend, aan ’t Fort 4. De oorspronkelijke hoofdentree aan de Dorpsstraat is vanaf die datum gesloten. De sloop van de ‘oude’ publiekshal startte daarna, alsook een deel van de kantoren en vergaderruimtes op die verdieping.
Het vergaderen op locatie door de gemeenteraad startte in oktober. De politieke avonden met raadsvergadering worden sindsdien in Het Westeraam gehouden. De andere politieke avonden worden georganiseerd in Oosterhout, Driel en Heteren.
Een bijzonder noemenswaardig initiatief in 2018 is de Spijkerbroekenactie. Met medewerking van kledinginzamelaar Curitas zijn in alle 11 kernen van Overbetuwe containers geplaatst voor het inzamelen van oude spijkerbroeken. De actie was enorm succesvol. Veel inwoners en bezoekers hebben meegedaan en spijkerbroeken ingeleverd. Aan het eind van de actie stond de teller in onze gemeente op ruim 2.200 kg. Eind 2018 werden de ingezamelde spijkerbroeken vervoerd naar de fabriek waar deze vervezeld worden tot thermisch en akoestisch isolatiemateriaal. Het isolatiemateriaal wordt in 2019 verwerkt in de nieuwe binnenwanden en gevel van het gemeentehuis.
Organisatie en Personeel
Om (blijvend) te kunnen anticiperen op ontwikkelingen in de samenleving en de rol die we daarbij hebben als overheid, werken we aan een ‘flexibele’ en ‘schaalbare’ organisatie. Bij schaalbaarheid dient u vooral te denken aan een organisatie waar de burger zich in herkent en erkent voelt (persoonlijk), maar ook groot genoeg (georganiseerd) om alle vraagstukken aan te kunnen. Hierdoor blijven we van toegevoegde waarde bij de diverse maatschappelijke opgaven die er spelen. We streven daarbij naar een efficiënte en effectieve organisatie.
Om dit te kunnen bereiken hebben we in 2018 stappen ondernomen op het gebied van organisatie-ontwikkeling:
- In het Sociaal Domein zijn in het najaar van 2018 de twee voormalige teams Werk en Inkomen en Zorg en Inkomen formeel samengevoegd en is er een sturingsmodel vastgesteld. Daarnaast is het ontwikkeltraject Overbetuwe Samen gestart waarbij de uitvoering van het sociaal beleid meer in samenhang met de ketenpartners wordt ingericht en uitgevoerd.
- Binnen de uitvoering van het fysiek-ruimtelijk domein hebben ontwikkelingen plaatsgevonden die zich richten op verdere afstemming van werkzaamheden van de teams Buitenruimte en Vastgoed en Openbare Werken ten behoeve van een betere dienstverlening en bedrijfsvoering.
- In het najaar zijn de voorbereidingen op de implementatie van de Omgevingswet voortvarend ter hand genomen.
- De pilot opgavegericht werken is in het najaar van 2018 geëvalueerd. Hieruit is naar voren gekomen dat de doelen van de pilot nog steeds onderschreven worden, maar dat er onvoldoende draagvlak bestaat voor de wijze waarop het tot nu toe was vormgegeven. Momenteel wordt gewerkt aan een plan van aanpak voor vervolg, dat rond de zomer van 2019 gereed is.
- De dienstverlenende teams zijn in 2018 aan de slag gegaan met het uitwerken en implementeren van de dienstverleningsvisie die in 2017 is vastgesteld.
- Op het gebied van bedrijfsvoering zijn er stappen gezet in de aanpassingen van de huisvesting, de optimalisering van de (digitale) informatievoorziening, ICT-samenwerking met Lingewaard, verbetering van de P&C cyclus en het optimaliseren van diverse bedrijfsvoeringsprocessen.
Naast bovenstaande ontwikkelingen willen wij u informeren over de volgende speerpunten die in 2018 hebben plaatsgevonden op het terrein van Personeel & Organisatie.
Speerpunt 43 Strategisch HR beleid
In de Uitvoeringsagenda is speerpunt 43 Strategisch HR beleid opgenomen. Op diverse wijzen wordt invulling gegeven aan dit speerpunt. Door middel van de informatiememo van april 2019 bent u geïnformeerd over de voortgang van dit speerpunt waar wij graag naar verwijzen.
In de huidige HR-visie zijn vier speerpunten opgenomen en deze zijn:
Passende formatie en bezetting, houding en gedrag, duurzame inzetbaarheid / de vitale medewerker, diversiteit van het personeelsbestand. Aan deze vier speerpunten wordt doorlopend aandacht besteed. Hierbij kan gedacht worden aan kwaliteit en kwantiteit van onze formatie en bezetting, vastgestelde kernwaarden, ontwikkelen van vitaliteitsbeleid etc. Wij verwachten dat de trajecten die wij continue doorlopen en nu specifiek bijdragen aan de speerpunten in de HR-visie en speerpunt 43 in de Uitvoeringsagenda.
Op basis van de doorontwikkeling van de organisatie die vanaf Q4 2018 intensief wordt doorlopen vindt herijking van de HR-visie plaats en actualisatie van ons HR-beleid.
Medewerkersonderzoek
In Q4 2018 zijn we gestart met de voorbereidingen van het medewerkersonderzoek. Doel van het onderzoek is de werkbeleving meten van onze medewerkers. Dit is het 3e medewerkersonderzoek dat door het externe bureau Effectory is uitgevoerd bij onze organisatie. De uitkomsten van dit onderzoek kunnen wij benutten voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie.
Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA)
Met ingang van 1 januari 2020 is de WNRA van toepassing. Kort gezegd regelt de WNRA dat ambtenaren zoveel mogelijk dezelfde rechten en plichten krijgen als werknemers in het bedrijfsleven. In de 2e helft van 2018 zijn wij gestart met de voorbereidingen van de effecten van deze Wet voor onze organisatie. De VNG heeft hierin een belangrijke faciliterende rol waar gemeenten gebruik van kunnen maken.
Personeelsbudget
In 2018 is gestart met de bestuurlijke evaluatie van de systematiek van het P-budget. De grondslag voor deze evaluatie zijn de gemaakte afspraken bij de evaluatie die in 2016 heeft plaatsgevonden. Een delegatie van de Raad en het College en daarnaast de directie zijn nauw betrokken geweest bij de evaluatie. De evaluatie wordt in 2019 afgerond en de uitkomsten worden dan gerapporteerd aan het bestuur.
De omvang van het primaire personeelsbudget 2018 bedraagt € 22,6 mlj. (afgerond). Het totale personeelsbudget 2018 bedraagt bij de jaarrekening uiteindelijk € 24,3 mlj. Het verschil is in hoofdlijn te verklaren door de volgende mutaties. In TR-1 is het signaal afgegeven dat een overschrijding van het P-budget 2018 wordt verwacht. In TR-2 is € 115.000 incidenteel gemeld voor het Individueel Keuze Budget (IKB) en € 95.000 structureel voor functiewaarderingstrajecten (Fuwa). In TR-3 is totaal € 650.000 incidenteel gemeld voor AVG, organisatieontwikkelingen (w.o. Opgave Gericht Werken en het Sociaal Domein). Het P-budget is tevens verhoogd met een loonkostenmutatie van € 460.000 (afgerond) voor loon- en premieontwikkelingen die o.a. voortvloeien vanuit cao-afspraken en wettelijke verplichtingen (bijv. de pensioenpremie).
Het verschil tussen TR-4 en de jaarrekening is € 360.000 (afgerond). Dit verschil is met name te verklaren door de hogere inhuurkosten van projectmedewerkers bij Strategie Beleid en Projecten (TPR) en organisatieontwikkelingen (w.o. bij het fysiek domein).
Arbo / verzuim
Ons verzuimpercentage van 6,7% in 2018 laat een hele lichte daling zien ten opzichte van het verzuim in 2017 (6,9%). Dit verzuim bestaat uit een groot gedeelte langdurig niet beïnvloedbaar verzuim. Daarnaast is sprake van werkgerelateerd verzuim dat gerelateerd kan worden aan bijv. het speerpunt passende formatie / - bezetting en organisatieontwikkelingen. Er worden diverse inspanningen gedaan om nog beter grip te krijgen op het ziekteverzuim zodat we in 2019 een verdere daling van het ziekte-verzuim kunnen realiseren.
Het verzuim in onze gemeente is hoger dan het landelijk gemiddelde. Dit is 5,3% bij een gemeente-klasse van 20.000 tot 50.000 inwoners en het gemiddelde verzuimpercentage voor alle gemeenten is 5,4% (bron VNG personeelsmonitor 2017). In onderstaande tabel is de ontwikkeling van het werkelijke ziekteverzuim weergegeven.
Ontwikkeling ziekteverzuim (excl. zwangerschapsverlof)
|
2012
|
2013
|
2014
|
2015
|
2016
|
2017
|
2018
|
Norm[1]
|
4%
|
4%
|
4%
|
4%
|
4%
|
4%
|
4%
|
Werkelijk
|
4,5%
|
5,7%
|
5,5%
|
5,4%
|
5,4%
|
6,9%
|
6,7%
|
Gemeenteklasse 20.000 – 50.000 inwoners
|
4,8%
|
4,8%
|
4,8%
|
4,9%
|
5,1%
|
5,3%
|
N.n.b.
|
Landelijk alle gemeenten
|
5,3%
|
5,2%
|
5,1%
|
5,3%
|
5,6%
|
5,4%
|
N.n.b.
|
Inkoop
Ook voor het jaar 2018 is de inkoopfunctie geconcentreerd op de kerntaken: ‘advisering aan de organisatie’, ‘wettelijke verplichte taken’ en de prioriteiten uit de uitvoeringsagenda. Concreet zijn in 2018 de volgende taken uitgevoerd:
- De inkoopkalender 2018 is uitgevraagd;
- Als gevolg van het in 2017/2018 aangepaste inkoopproces is meer grip gekomen op het aantal aanbestedingen en konden we daar directer op adviseren.
- Lokaal ondernemerschap is gestimuleerd, waaronder het evenement Koopt Overbetuwsche Waar, een marktdag MKB Midden Nederland, regio Arnhem en Betuwe Onderneemt Beter;
- We hebben deelgenomen aan de VNG werkgroep Model Inkoop-en AanbestedingsBeleid (MIAB) om het VNG-model voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid aan te passen op het thema van maatschappelijk verantwoord inkopen.
- Er is een (tijdelijke) contractmanager aangenomen om contractbeheer en -management op te zetten en te implementeren. Samen met twee stagiaires is een start gemaakt met het centraal verzamelen van alle overeenkomsten in onze organisatie.
- Ook is een (tijdelijke) tactische inkoper aangenomen om de organisatie te ontlasten en beter te kunnen ondersteunen bij aanbestedingen.
In het kader van de speerpunten verbetering van de informatievoorziening en de klantgerichte dienstverlening hebben we de volgende acties uitgevoerd:
- Het verbeterde en versimpelde inkoopproces, met een lagere drempel, heeft ertoe geleid dat meer voorgenomen aanbestedingen gemeld en begeleid konden worden. Als gevolg van de gewijzigde aanbestedingswetgeving in combinatie met de decentrale inrichting van inkoop is gebleken dat er een verschuiving in de focus van de inkoopadviseur nodig is: van advies over aanbestedingen naar daadwerkelijke uitvoering van die aanbestedingen. Het onderzoek naar de huidige positionering van de decentrale inkoop, afgezet tegen een centrale positionering heeft in Q1 2019 geleid tot een voorstel aan de directie om de inrichting van inkoop te wijzigen. Met de komst van de tijdelijke tactische inkoper kan, in afwachting van het directiebesluit, al wel reeds invulling aan deze behoefte van de organisatie worden gegeven.
- In overleg met gemeente Lingewaard is gekeken naar de gezamenlijke ICT-middelen die bij inkoop in gebruik zijn. Afgesproken is een aantal ICT-middelen, die niet meer voldoen aan de interne vraag, op te zeggen. De verbetering van de interne dienstverlening, waaronder de locatie van informatievoorziening, blijft een doorlopend proces, in nauw overleg met de organisatie.
- De komst van de contractmanager heeft ertoe geleid dat er ook in 2018 al meer gestuurd is op (aflopende) contractafspraken.
Juridisch
Juridische kwaliteitszorg algemeen: het juridisch jaarverslag liet zien dat de juridische kwaliteit van de organisatie goed is te noemen. Wij verwijzen naar het jaarverslag voor meer gedetailleerde informatie. Jaarlijks worden standaarddocumenten zoals basisbeschikkingen waar nodig geactualiseerd. Enkele malen per jaar wordt de training Algemene wet bestuursrecht aan nieuwe medewerkers aangeboden. Diverse malen per jaar wordt het juridisch vakoverleg georganiseerd, waarin jurisprudentie, nieuwe wetgeving of specifieke thema’s worden besproken.
Digitalisering: in 2018 zijn we steeds meer officiële bekendmakingen elektronisch gaan publiceren. Dit krijgt een vervolg in 2019, dit jaar gaat naar verwachting de Wet digitale publicatie algemene bekendmakingen en mededelingen in werking.
Aanpassing mandaatbesluit: als gevolg van de onduidelijkheid rondom het vervolg van de pilot Opgavegericht werken en wat er na de pilot structureel wijzigt in de inrichting van de organisatie is het onderzoek naar een omgekeerd en eenvoudiger mandaatbesluit afgelopen jaar aangehouden.
Privacy en gegevensbescherming: Het afgelopen jaar is benut voor verdere implementatie en ‘fine-tuning’ van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in de organisatie. De meeste werkprocessen zijn onder de loep genomen om deze AVG proof te maken. Voorts zijn de benodigde verwerkersovereenkomsten geïnventariseerd en voor zover nodig geactualiseerd. Dit is een continu proces. De privacy officer is gestart met een awarenesscampagne. Ook bieden wij een AVG basiscursus aan de medewerkers. Er wordt voor 2019 en 2020 met de CISO een awareness-programma opgesteld ten aanzien van iBewustzijn AVG en informatiebeveiliging. De uitvoering hiervan zal extern worden uitbesteed.
Procesgericht werken & Lean
Procesgericht werken & Lean is sinds 2016 de leidende aanpak bij het inrichten en beheren van onze processen om goed, snel en efficiënt producten en diensten aan externe én interne klanten te kunnen leveren. Wij hebben ons in 2018 specifiek gericht op het Sociaal Domein en het Domein Bedrijfsvoering waarbij het volgende gerealiseerd is:
- Opleveren organisatieschets Team Uitvoering Sociaal Domein (akkoord door college) met besluit tot aanstellen procescoördinatoren en procesgericht inrichten van dit team.
- Verbetert ingericht WMO proces - waarbij op het moment van oplevering het huisbezoek direct na melding ingepland wordt; dit huisbezoek twee keer zo snel plaats kan vinden en de doorlooptijd omlaag is doordat consulenten zelf beschikkingen maken i.p.v. overdragen. (Vanwege ziekte/gebrek aan capaciteit is dit geen blijvend resultaat gebleken)
- Verbetert ingericht W&I proces - waarbij gewerkt wordt met een meer integrale poort.
- Inrichting procesbeheer Bedrijfsvoering – waarbij alle bedrijfsvoering processen gedefinieerd zijn én gekoppeld aan een proceseigenaar.
- Verbetert ingericht proces Instroom - waarbij het proces nu digitaal uitgevoerd wordt, sturing van het proces belegd is door het benoemen proceseigenaar; Manager ontlast is door overhevelen taken naar medewerker PSA en de doorlooptijd is teruggebracht van tien naar vijf dagen.
Over 2018 leveren de procesverbeteringen tot nu een jaarlijkse besparing op van €279.000 wat neerkomt op 2,1 FTE
Communicatie
In 2018 hebben we verder invulling gegeven aan de communicatievisie ‘Luisteren en verbinden’. In deze communicatievisie zijn drie pijlers te onderscheiden. We benoemen hieronder per pijler kort de meest in het oog springende resultaten of een vernieuwende manier van werken.
1. Luisteren
Het dagelijks luisteren naar signalen vanuit de samenleving en deze – naast een gezamenlijke webcare met KCC – vertalen naar issues en proactieve communicatie is onderdeel van het dagelijkse werk geworden. Daarnaast begeleiden we klankbordgroepen en zijn aanwezig bij bewonersavonden om feeling te houden met wat er leeft.
Hoe betrekken we niet alleen de usual suspects bij ons beleid en projecten? Om het antwoord op deze vraag te vinden hebben we in 2018 onderzoek gedaan naar betrokkenheidsprofielen samen met de Han, HU en Citisens. Het resultaat is een overzicht van communicatiestrategieën (kanalen en tone of voice) om de verschillende ‘betrokkenheidsprofielen’ in actie te krijgen of verbonden te houden.
2. Verbinden
- Doorontwikkeling van de website van de gemeente naar een toptakenwebsite gericht op publieke dienstverlening
- Ons sociaal Intranet Nivo ondersteunt het verbinden van onze medewerkers én van stakeholders. Daarnaast ondersteunt Nivo kennisuitwisseling binnen de organisatie en ook vanuit de organisatie met stakeholders die lid zijn van bepaalde groepen op Nivo.
- Interne communicatie ondersteunt de organisatieontwikkeling en de activiteiten rondom de verbouwing / nieuwe huisvesting
- Vanuit bestuurscommunicatie leggen we continu de verbinding tussen gewenste inhoud van het bestuur en de informatiebehoefte van inwoners/ stakeholders.
3. Communicatiekracht organisatie versterken
Een beeld zegt meer dan duizend woorden: In alle communicatiemiddelen proberen we daar rekening mee te houden. Resultaten 2018:
Informatievoorziening
In 2018 waren de hoofdthema’s voor onze informatievoorziening de volgende:
De implementatie van het zaaksysteem en zaakgericht werken;
Hoewel we het zaakgericht werken niet voor de gehele organisatie hebben uitgerold, is 2018 wel een belangrijk voorbereidingsjaar geweest. In dit jaar zijn de uitgangspunten en kaders vormgegeven, zodat we voor 2019 ons volledig kunnen richten op de verdere uitrol in de organisatie. Een eerste tranche is al wel live gebracht, namelijk de Meldingen Openbare Ruimte en een aantal digitale producten die via de website kunnen worden aangevraagd.
De implementatie van de nieuwe Burgerzaken modulen;
De implementatie van de Burgerzakenmodule is in 2018 volop doorgegaan. Inmiddels zijn alle tot nu beschikbare modules binnen de iBurgerzaken Suite van PinkRoccade geïmplementeerd. Daarmee heeft PuZa nu een moderne toekomstvaste applicatie waarmee de processen optimaal ondersteund worden.
Doorontwikkeling van de website www.overbetuwe.nl voor burgers en bedrijven;
Het afgelopen jaar is een start gemaakt met het herinrichten van de website op basis van de Toptaken. Op die manier kunnen onze burgers en bedrijven de voor hen relevante onderwerpen gemakkelijker vinden. Inmiddels is men hier al behoorlijk mee gevorderd, maar dit zal nog een doorloop hebben in 2019.
De invoering van e-facturering;
e-Factureren is ingevoerd. Daarmee is Overbetuwe klaar om vanaf 17 april aanstaande te voldoen aan haar wettelijke verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Informatiebeveiliging
Op gebied van informatiebeveiliging is in 2018 is een ISMS aangeschaft waarmee beveiligingsmaatregelen worden bijgehouden, beoordeeld en bijgesteld (indien nodig). Inrichting en implementatie zal plaatsvinden in 2019. Middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) zijn er voor SUWI en DigiD verbeterpunten tot stand gekomen. Deze zijn verwerkt in verbeterplannen en zo goed mogelijk door de teams opgepakt. Er is er periodiek overleg binnen de informatiebeveiligingswerkgroep. Hiermee worden zowel generieke als domein specifieke onderwerpen aangekaart en behandeld. Ook heeft er een pilot plaatsgevonden binnen Sociaal Domein waarmee het concept beveiligd mailen is getest.
Naast deze acties in 2018 moet er in 2019 nog verdere structuur aangebracht worden in de organisatie en uitwerking van informatiebeveiliging. De CISO stelt hiervoor een gemeente breed programma op en coördineert dit geheel van beheersmaatregelen.
En daarnaast;
- Hebben wij een pilot Veilig mailen gedaan in het Sociaal Domein, met het oog op de verdere organisatiebrede uitrol. Met behulp van een tool geïntegreerd in ons mailprogramma Outlook kunnen onze medewerkers privacy- en bedrijfsgevoelige gegevens op een veilige manier versturen naar onze burgers en bedrijven.
- Hebben wij een aantal werkprocessen voor het Sociaal Domein verbeterd door berichten die vanuit het Inlichtingenbureau komen geautomatiseerd te laten verwerken.
- Hebben wij het beheer van de basisregistraties BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) en BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) op orde gebracht en met elkaar in samenhang gebracht. Op deze manier zijn de gegevens voor de gehele organisatie te gebruiken.
- Is een start gemaakt met het dichter bij elkaar brengen van de beheerders van de diverse applicaties in Overbetuwe, met als doel ze van elkaar te laten leren en zaken integraal en in de keten op te pakken.
[1]de norm is vastgesteld excl. zwangerschapsverlof